Archivos Administrativos e Intermedios/Grupo 03: Foro y Monografía de la Unidad III

FORO Nº 3 (Unidad III.- Gestión de Archivos)

FRANCESCHI, JEAN PIERRE

Sistemas de Gestión de Archivos

Un sistema de gestión de archivos es aquel sistema software que provee servicios
a los usuarios y aplicaciones en el uso de archivos. El único camino que tiene
el usuario o la aplicación tiene para acceder a los archivos es a través de un
sistema de gestión de archivos. Esto revela para el usuario o programador la
necesidad de desarrollar software de propósito especial para cada aplicación y
provee al sistema un medio de controlar su ventaja más importante.
Estos son los objetivos de un sistema de gestión de archivos:

1. Cumplir con las necesidades de gestión de datos y con los requisitos del
usuario, que incluye el almacenamiento de, datos y la capacidad de ejecutar las
operaciones en la lista precedente.

2. Garantizar, en la medida de lo posible, que el dato en el archivo es válido.

3. Optimizar el rendimiento, ambos desde el punto de vista del sistema en
términos de productividad global, y como punto de vista del usuario en tiempos
de respuesta.

4. Para proveer soporte de E/S para una variedad de tipos de dispositivos de
almacenamiento.

5. Para minimizar o eliminar la posibilidad de pérdida o destrucción de datos.

6. Para proveer un conjunto estándar de rutinas de E/S.

7. Para proveer soporte de E/S para múltiples usuarios, en caso de sistemas
multiusuario.

Estos son las funciones de un sistema de gestión de archivos:

Los usuarios y las aplicaciones interactúan con el sistema de archivos mediante
comandos para crear y borrar archivos y realizar operaciones sobre los archivos.
Antes de ejecutar alguna operación, los archivos del sistema deben identificar y
localizar el archivo seleccionado. Esto requiere el uso de alguna clase de
directorio que es reservado para describir la localización de todos los
archivos, más sus atributos. Además, la mayoría de los sistemas compartidos
aplican algún control de acceso a los usuarios: solamente los usuarios
autorizados están permitidos para acceder a archivos particulares en
determinados lugares. Las operaciones básicas que el usuario o el programa pueden
ejecutar sobre un archivo se pueden realizar a nivel de registro.

Grupo Nº 3

Nuestro compañero se refirió a archivos informáticos, ahora bien, para que no quede sin concretar este punto expondremos a continuación a que se refiere el término Sistema de Gestión de Archivos en la rama de la archivología, el cual según Antonia Heredia Herrera en su trabajo Archivística general es “un conjunto de actividades articuladas a través de una red de centros y de servicios técnicos, para estructurar la recogida, transferencia, depósito, organización, descripción y servicio de los documentos”.

En cuanto a los niveles de archivo según Murillo Vásquez, Manuel son:

El Archivo de Gestión: es comúnmente conocido como el "archivo de oficina" y está bajo la responsabilidad y manejo directo de cada dependencia o unidad administrativa de una institución. Este archivo está formado por la documentación producida recientemente, es decir, la que se está aún tramitando, así como también la de uso frecuente dentro de cada dependencia. Tiene plena vigencia jurídica y administrativa.

El Archivo Central: también es denominado "archivo administrativo" y es el que está conformado por la documentación proveniente de las transferencias recibidas de las distintas oficinas de la institución.

El Archivo Periférico: se constituye opcionalmente como producto de la
complejidad de funciones, nivel de especialización y ubicación física de las unidades orgánicas de una institución que así lo requiera.

FREIRE, JONATHAN

Ley Orgánica de Procesamiento Administrativos Gaceta Oficial: 2.818

Título II: De la Actividad Administrativa

Capítulo I: Disposiciones Generales

Art. 32: Los documentos y expedientes administrativos deberán ser uniformes de
modo que cada serie o tipo de ellos obedezca a iguales características. El
administrado podrá adjuntar, en todo caso, al expediente, los escritos que
estime necesarios para la aclaración del asunto. La administración racionalizara
sus sistemas y métodos de trabajo y vigilara su cumplimiento. A tales fines,
adoptará las medidas y procedimientos más idóneos.

Reflexión: El administrador de los documentos y expedientes a su cargo deberá
velar por las mejoras en cuanto a métodos que permitan ajustar todos a un mismo
orden permitiendo introducir la información necesaria para complementarlo.

Capítulo IV: De la Recepción de Documentos

Art. 44.: En los Ministerios, organismos y demás dependencias públicas se
llevará un registro de presentación de documentos en el cual se dejará
constancia de todos los escritos, peticiones y recursos que se presenten por los
administrados, así como de las comunicaciones que puedan dirigir otras
autoridades. La organización y funcionamiento del registro se establecerán en el
Reglamento de esta Ley.

Reflexión: Todo ente público debe manejar un registro de la documentación que en
ella reside, ingresa o egresa.

Art. 45: Los funcionarios del registro que reciban la documentación advertirán
a los interesados de las omisiones y de las irregularidades que observen, pero
sin que puedan negarse a recibirla.

Reflexión: Se alertara de cualquier irregularidad observada pero sin negarse a
recibir la documentación.

Art 46: Se dará recibo de todo documento presentado y de sus anexos, con
indicación del número de registro que corresponda, lugar, fecha y hora de
presentación. Podrá servir de recibo la copia mecanografiada o fotostática del
documento que se presente, una vez diligenciada y numerada por los funcionarios
del registro.

Reflexión: Se deberá otorgar algún documento que respalde ambas partes al
momento de la obtención de la información, para su préstamo y devolución.

FLORES, JUAN CARLOS

Proyecto Nacional Simón Bolívar en su Primer Plan Socialista (PPSN)

Para este Gobierno, su principal objetivo se refiere a la promoción de un
proceso de transformación de toda la sociedad, el cual se caracteriza
primordialmente por la expansión de su capacidad y acceso a sistemas de calidad
y de cambios en la estructura de clases y grupos en la organización social,
además de las transformaciones culturales y de valores, por lo que el Proyecto
Nacional Simón Bolívar, está orientado a transformar las instituciones y hacer
efectiva la democracia participativa y protagónica de toda la ciudadanía, este
Proyecto se desarrollara en una primera etapa hasta el año 2.013, tratándose así
del primer Plan Socialista propuesto por el Estado. Las directrices del
proyecto, están basadas en siete puntos, que están dirigidos desde una propuesta
para transformar la Nación y volcarla dentro de una nueva ética basada en los
principios del socialismo y la doctrina bolivariana, tomando en cuenta
primordialmente la organización social y la participación del colectivo, para
lograr el "Modelo Productivo Socialista".

1.- Nueva ética socialista: Propone la fusión de valores y principios de la corriente humanista del socialismo y el pensamiento de Simón Bolívar:

2.- La suprema felicidad social: A través de la estructura social incluyente con un nuevo modelo social productivo endógeno para vivir en iguales condiciones como decía el Libertador Simón Bolívar "La Suprema Felicidad Social"

3.- Democracia protagónica revolucionaria: Se refiere a la consolidación de la sociedad en fuerzas colectivas reforzando en ellos la independencia, la libertad y el poder del individuo.

4.- Modelo productivo socialista: En esta parte se busca lograr trabajo con significado, eliminaron de la estructura jerárquica, por lo que busca la satisfacción de las necesidades
humanas y la reproducción del capital, lo que significa eliminar las líneas de mando, satisfacer las necesidades humanas y la producción se enfoque a la reproducción del capital.

5.- Nueva geopolítica nacional: Modifica la estructura socio territorial de Venezuela se busca la articulación del modelo productivo entre un sistema de ciudades interconectadas y un ambiente sustentable

6.- Venezuela potencia energética mundial: Se combina el uso energético para una integración regional y mundial EL PETROLEO será clave en la captación de recursos del exterior y las inversiones productivas internas satisfaciendo necesidades de energía propias y consolidación del nuevo modelo productivo socialista

7.- Nueva geopolítica internacional: Creación de un mundo multipolar búsqueda de la justicia social la solidaridad garantías de paz a través del dialogo fraterno entre los pueblos Respeto de las libertades de pensamiento eliminando la hegemonía, lo que se traduce poder dominador de un estado o de una clase social sobre otra.

Fuente consultada:

http://www.gobiernoenlinea.ve/noticias-view/shareFile/PPSN.pdf

FRONTADO, DIEGO

Sistema Nacional de Archivo

Su visión es ser un sistema integrado que permita interactuar y compartir
conocimientos y recursos, así como facilitar la integración de los archivos del
Poder Público Nacional con las comunidades, para así fortalecer la participación
social y proveer el acceso a las fuentes primarias.

Tiene como objetivo general la creación de la red de Archivos que conformarán el
Sistema Nacional de Archivos. Esta red se compone del Archivo General de la
Nación, el cual constituye el núcleo del Sistema de Archivo, y de los Archivos
Administrativos, Generales e Históricos de los Poderes Públicos Nacionales, de
los Concejos Comunales y Archivos Privados.

Sus objetivos específicos son: Establecer las políticas, normas y lineamientos
en cuanto a organización, conservación, valoración, desincorporación y
transferencias de documentos oficiales, además de garantizar a todos los
ciudadanos y ciudadanas el libre acceso a todas las fuentes de información en el
ámbito archivístico; Analizar, diseñar y documentar las políticas, normas y
procedimientos a través de instrumentos que regirán los procesos archivísticos,
los cuales serán dictados por el órgano de la Oficina Nacional del Archivo
General de la Nación, mediante providencias administrativas o en su defecto a
través de resoluciones emitidas por el Ministerio del Poder Popular para la
Cultura; Diseñar programas de formación, de manera que los archivos se
constituyan en un ente de comunicación entre ellos y la comunidad a la cual
sirven, para así considerar que las decisiones de las comunidades organizadas en
materia de evaluación, adquisición y difusión de la documentación partan del
conocimiento de sus intereses y necesidades; Implantar el plan piloto del
Sistema Nacional de Archivo, en los archivos de la Administración Pública
(Ministerios y Consejos Comunales) y desarrollar programas para la ejecución
masiva una vez culminada la prueba piloto y Garantizar la protección,
preservación, conservación y restauración de la memoria histórica documental de
la Nación.

Algunas de las funciones del Sistema Nacional de Archivo son:

• Estudiar, analizar, diagnosticar y evaluar las condiciones en las que operan
los archivos de la Administración Pública Nacional, a través de instrumentos de
recolección de datos e informes institucionales de conformidad con los
principios del ciclo vital de los documentos.

• Diseñar políticas, lineamientos y normas en el área de conservación,
preservación, restauración y resguardo de los fondos documentales.

• Asesorar a las Instituciones Públicas y Privadas en materia archivística,
previa solicitud escrita, telefónica o a través de la página web.

El Archivo General de la Nación Francisco de Miranda es una institución adscrita
al Ministerio del Poder Popular para la Cultura desde el 20 de Mayo de 2007,
fecha cuando se realizó la transferencia desde el hoy Ministerio del Poder
Popular para las Relaciones Interiores y Justicia. Sus competencias, tal y como
aparecen reflejadas en nuestra Constitución Nacional, la Ley Orgánica de la
Administración Pública y la Ley de Archivos Nacionales, son las siguientes:
Custodia, conservación y divulgación del patrimonio documental; Centro de
Investigaciones y de Formación y Ente rector del Sistema Nacional de Archivos.
Su fondo documental está conformado por más de 158.000 tomos y legajos de
documentos, distribuidos en unos 7 kilómetros lineales.

Fuente consultada:

www.agn.gob.ve/ [Consultado el 07/04/2011. 03:27. pm.]

GAMEZ, MARIA CAROLINA

Gestión de Archivos y sus Objetivos:

Al buscar el significado de la palabra gestión, conocemos que, es aquel, que
implica al conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto o
concretar un proyecto. Un sistema de gestión de archivos se puede decir que es
la creación de un Software que proporcione a los usuarios servicios para: el
uso, acceso y control de accesos, tanto de archivos como a directorios.

Entre los objetivos para un sistema de gestión de archivo se encuentran:

· Cumplir con las necesidades de gestión de archivo y con los requerimientos del usuario.

· Garantizar que los datos de los archivos sean validos.

· Optimizar el rendimiento

· Ofrecer soporte de E/S (entrada y salida)

· Minimizar o eliminar la pérdida o destrucción de datos.

Fuente Consultada:

http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/SistemasOperativos/MonogSO/GESTAR\
02.htm

GARCÍA YEFERSON

Plan nacional de desarrollo archivístico

• Asesorar a la Dirección General, en la formulación. Orientación, coordinación,
control y evaluación de la política nacional de archivos, así como de sus planes
y programas acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos,
sociales, culturales, científicos y tecnológicos del los archivos del país.

• Analizar, diseñar e implementar, de común acuerdo con la División de Programas
Especiales las implicaciones metodológicas y técnicas que se requieran para
lograr los objetivos establecidos en la Ley en lo que tiene que ver con la
planeación y coordinación de la función archivística en toda la nación.

• Elaborar y someter a la consideración del Director General planes y programas
de acción para la modernización del trabajo archivístico en general y la gestión
de la entidad en particular.

• Presentar a la Dirección General programas y proyectos para la automatización
de los procedimientos técnicos, administrativos y financieros de la entidad.

• Preparar los anteproyectos de presupuesto de la entidad.

• Presentar a la Dirección General informes periódicos acerca del desarrollo de
sus funciones.

• Las demás que le sean asignadas y que correspondan a su naturaleza.
Resulta necesario que el Archivo General de la Nación, consolide urgentemente el
Sistema Nacional de Archivos, con el fin de dictar con prontitud una política
pública especializada en el área archivológica, fundamentada en estudios
investigativos enfocados en materias específicas relacionadas con las tareas y
funciones archivísticas y con lo estipulado en el marco jurídico nacional.

La consolidación de este sistema, debe activar la actualización y adecuación de
la Ley de Archivos Nacionales y la Ley Orgánica de la Administración Pública,
legislaciones que deberían contemplar, entre otras, las reflexiones y
recomendaciones señaladas en esta investigación, siendo las más fundamentales
las referidas al adecuado uso de la terminología archivística y a la consulta
que amerita realizarse a los gremios, así como al sector profesional y
académico, con el fin de lograr resultados consensuados que estén a la altura de
los cambios que se deben alcanzar para solventar la problemática archivística
venezolana. Una moderna legislación archivística para Venezuela ha de
convertirse en la punta de la lanza para salvaguardar el patrimonio histórico y
documental de todos los venezolanos.

GARCÍA, JOHANNA

Plan Operativo Anual (POA)

Una vez vista esta definición se puede hablar de un derivado de la planificación
estratégica, que además, trabaja a unísono con esta, el cual, es el Plan
Operativo Anual (POA), este es un plan de acción de corto plazo (generalmente su
duración es de un año, de allí deriva su nombre), que contiene elementos como:
objetivo, estrategia, meta y acción, que facilitan la asignación de recursos
humanos y materiales, necesarios para llevar a cabo las acciones que harán
posible el cumplimiento de los objetivos de un programa específico ⁽³⁾, se
encarga también, de priorizar las iniciativas más relevantes, las cuales han de
ser seguidas por el recurso humano del cual dispone la organización ⁽¹⁾.
Este plan aplicado a los archivos es de gran utilidad, pues permite el
seguimiento de las acciones llevadas a cabo para alcanzar la eficiencia y
eficacia. El POA presenta por detalles como se irá consiguiendo lo planeado, por
ejemplo: si en un archivo se planea digitalizar la información contentiva de sus
20.000 expedientes en un estimado de tres años, el POA permitirá establecer la
cantidad aproximada de unidades documentales compuestas que cumplirán con este
proceso durante los meses del primer año, y así sucesivamente, además, a medida
que va avanzando el año es posible fijar el valor real que se ha alcanzado y,
por tanto, hallar posibles errores o desviaciones en el plan, lo que alertará
al archivólogo a tomar las medidas que considere convenientes para encausar el
rumbo hacia el cumplimiento de las metas fijadas.
Cuando el POA es seguido de forma correcta, es posible hallar no sólo las
alteraciones en el plan, sino, el origen de estas. Para ello se emplea el Cuadro
de Mando Integral o Balanced Scorecard ⁽⁴⁾, volviendo al ejemplo anterior, este cuadro sería una herramienta que permitirá al archivólogo diseñar el Mapa Estratégico ⁽²⁾ del archivo y crear los indicadores claves de desempeño (Key Performance Indicators o KPI), los cuales ayudaran a cuantificar los objetivos y reflejaran el rendimiento de la institución ⁽⁵⁾. Estos instrumentos garantizaran a la organización la eficaz ejecución de sus estrategias.

Fuentes Consultadas:

1) Definición de plan operativo (En Línea) Disponible en:
http://definicion.de/plan-operativo/ (Consultado el: 06/04/201)
2) El cuadro de mando integral o Balanced Scorecard (En línea) Disponible en:
http://www.cuadrodemando.info/?_kk=%2Bcuadro%20de%20%2Bmando%20%2Bintegral&_kt=8\
b5ee6e8-3dc2-4bc9-ab70-987b7c151a5b&gclid=CIqvqabJiqgCFUpN4AodClklCg
(Consultado: 05/04/2011)
3) Plan Estratégico (En Línea) Disponible en:
http://www2.uacj.mx/transparencia/Plan/documentos/9_III_Documentos_Programaci%C3\
%B3n/1_Que_es_el_POA.pdf (Consultado: 05/04/2011)
4) Plan operativo anual (POA) (En Línea) Disponible en:
http://www.sinnexus.com/business_intelligence/plan_operativo_anual.aspx
(Consultado: 05/04/2011)
5) KPI (En línea) Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/KPI (Consultado:
05/04/2011)

GORRÍN, IMARÚ

Gestión y organización de los archivos en Venezuela. Compilación de leyes, reglamentos, códigos, decretos, normas y resoluciones que tienen inherencia en los Archivos, expedientes y documentos.

En nuestro país existen varios reglamentos establecidos que se unen a lo que
son los Archivos y todo lo referente a ellos. Primeramente tenemos el Archivo de
gestión que Dentro del ciclo vital de los documentos, es el Archivo de la
oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización
y consulta administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la normativa
vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar
documentos que superen los cinco años de antigüedad.

Archivo de Gestión contemplado en el Marco Legal Venezolano

En el Reglamento Orgánico de los Archivos del Ministerio de la Secretaria de la
Presidencia, publicado en Gaceta Oficial Nº 5.301 Extraordinario de fecha
29/01/1999. En sus artículos 2, 3 y 6, establece la figura de los Archivos de
Gestión, presentada a continuación:

• Artículo Nº 2. A los efectos de este Reglamento se hacen las siguientes
definiciones: Archivo Histórico, Archivo Central, Archivo de Gestión,
Documentos, Eliminación de documentos, Fondos documentales, Inventario, Junta
Evaluadora de Documentos, Lista de remisión de documentos, Organización,
Principio de procedencia, Registro, Registro, Registro de entrada, Registro de
salida, Sección, Serie, Signatura topográfica, Sistema de Archivo del Ministerio
de la Secretaria de la Presidencia, Tabla de retención de documentos, Tipología
documental, Tradición documental, Transferencia de documentos, Valor primario,
Valor secundario.

• Artículo Nº 3. El Sistema de Archivos del Ministerio de la Secretaria de la
Presidencia comprende la unión de los Archivos de Gestión, el Archivo Central y
el Archivo Histórico, los cuales funcionarán de manera descentralizada.

• Artículo Nº 6. Los documentos que se encuentran en los Archivos de Gestión, el
Archivo Central y el Archivo Histórico pertenecen a la Nación. Por lo tanto, es
obligación de los funcionarios responsables de dichos archivos, cumplir y hacer
cumplir las normas que se establezcan para su trato y manejo, así como recibir y
entregar los documentos que en ellos se encuentran debidamente inventariados".

Según el artículo Nº6, se hace referencia al derecho de permitir el acceso a los
documentos y expedientes de los Archivos, sin embargo el derecho al acceso a los
documentos en nuestro país lo consagra la carta magna, la Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela, publicado en la Gaceta Oficial
Extraordinaria N° 5.453 de fecha 24/03/2.000, en los Artículos 28 y 143. Se
establece que…..; Toda persona tiene el derecho de acceder a la
información y a los datos que sobre sí misma o sobre sus bienes consten en
registros oficiales o privados…… podrá acceder a documentos de cualquier
naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para
comunidades o grupos de personas" Artículo 28.
Así como también establece en su Artículo 143; Los ciudadanos y ciudadanas
tienen derecho a ser informados e informadas oportuna y verazmente por la
Administración Pública,……. Asimismo, tienen acceso a los archivos y registros
administrativo.
Y por último, el en Derecho de acceso Artículo 158. Toda persona tiene el
derecho de acceder a los archivos y registros administrativos, cualquiera que
sea la forma de expresión o el tipo de soporte material en que figuren, salvo
las excepciones establecidas en la Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela y en la ley que regule la materia de clasificación de documentos de
contenido confidencial o secreto.

En el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración
Pública, publicado en la Gaceta Oficial Nº 5.890 Extraordinaria 31/07/2.008.

Entre otras de las leyes inherentes para la correcta gestión de los Archivos es
el Decreto de Ley contra la Corrupción, título I, disposiciones generales
Artículo Nº1: " La presente ley tiene por objeto el establecimiento de normas
que rijan la conducta que deben asumir las personas sujetas a la misma, a los
fines de salvaguardar el patrimonio público, garantizar el manejo adecuado y
transparente de los recursos públicos, con fundamento en los principios de
honestidad, transparencia, participación, eficiencia, eficacia, legalidad,
rendición de cuentas y responsabilidad consagrados en la Constitución
Bolivariana de Venezuela…" en dicho artículo se debe SALVAGURDAR y GARANTIZAR el
manejo ADECUADO de los Recursos públicos entendiéndose como éstos en nuestro
oficio de Archivólogos a todas nuestras funciones y actividades que debemos
realizar. Igualmente en el Articulo Nº 77 del mismo Decreto de Ley Contra de la
Corrupción se hace referencia al caso especifico de obstrucción al acceso de la
información y el manejo adecuado de ella, dicho Artículo nº77: "El funcionario
público o particular que expida una certificación falsa, destinada a dar fe ante
la autoridad o ente particulares de documentos, actas constancias antigüedad u
otras credenciales, que puedan ser utilizadas para justificar decisiones que
causen daño, será penado con prisión..". También lo explica el Articulo Nº 78:
"Cualquiera que ilegalmente ocultare, inutilizare, alterare, retuviere o
destruyera, total o parcialmente, un libro o cualquier otro tipo de documento
que curse ante cualquier órgano o ente público, será penado con prisión..."

En el ejercicio de los Archivos muchas veces las gestiones no se hacen de la
forma correcta o surgen ciertos problemas para el cometido de algunos de ellos,
sea cual sea el caso la Ley sobre la Simplificación de Trámites Administrativos
que según su Artículo Nº 8 establece que los organismos de deben realizar planes
para la simplificación de los trámites administrativos, y que dichos planes se
realizaran con base a los siguientes principios:

1. "La presunción de buena fe del ciudadano".

2. "La simplicidad, transparencia, celeridad y eficacia de la actividad de la
Administración Pública".

3. "la actividad de la Administración pública al servicio de los
ciudadanos..."

Fuentes Consultadas:

Carta Magna, Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicado en
la Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5.453 de fecha 24/03/2.000

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública,
publicado en la Gaceta Oficial Nº 5.890 Extraordinaria 31/07/2.008.

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley sobre la Simplificación de Trámites
Administrativos, publicado en la Gaceta Oficial Extraordinaria Nº5.393 de fecha
22/10/1.999

Reglamento Orgánico de los Archivos del Ministerio de la Secretaria de la
Presidencia, publicado en Gaceta Oficial Nº 5.301 Extraordinario de fecha
29/01/1999.

GUEDEZ, ADRIANA

La planificación estratégica en los archivos. Definición de Planificación estratégica.

La planificación estratégica aplicada a los archivos es de suma importancia y
esencial, ya que de alguna manera nos asegura una buena administración de
mediano a largo plazo, es decir, es la creación inteligente de estrategias
basadas en un estudio y análisis previo de la institución, en nuestro caso seria
los archivos de cualquier entidad pública o privada. La planificación es la
orientación de la institución, donde se identifica los objetivos (metas) y las
acciones que se debe tomar para cumplir o alcanzar los objetivos propuestos;
ella sentara las bases para consolidar la unidad archivística, los cuales
mejoraran la calidad y eficiencia, eficazmente en la recuperación y agilización
de documentos.

La Planeación estratégica es una herramienta que permite a las organizaciones
prepararse para enfrentar las situaciones que se presentan en el futuro,
ayudando con ello a orientar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño,
por lo cual es necesario conocer y aplicar los elementos que intervienen en el
proceso de planeación.

Fuente Consultada:

http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/gestion-y-organizacion-de-arch\
ivos.html

HERNÁNDEZ, DIANELA

Gestión de archivos: Los archivos son el elemento central de la mayoría de las aplicaciones Tienen vida fuera de cualquier aplicación concreta El SO tiene que dar un soporte básico para la gestión de archivos

Objetivo Específico:

Mejor aprovechamiento de la información contenida en los documentos.

Realizar una Gestión adecuada de los documentos.

Aplicar los procesos archivísticos normados por el Sistema Nacional de Archivos.

Contribuir a facilitar el trabajo de los funcionarios y usuarios de este Sistema.

Objetivo general

Proporcionar al usuario o a la aplicación acceso transparente archivos

El programador no necesita:

Desarrollar Sw de gestión de archivos

Conocer los detalles del Hw o de la Organización lógica empleada por el sistema

Independencia del dispositivo

Objetivos particulares

Cumplir con las necesidades de gestión de datos y con los requerimientos del usuario (Ej. tamaño de los ficheros, permisos, etc...)

Garantizar que datos de archivos sean válidos

Optimizar rendimiento (tiempo de acceso a ficheros, número de ficheros, etcâ€¦)

Visión del usuario

Nombres de archivo

Estructura de archivos

Tipos de archivos

Acceso a archivos

Atributos de archivo.

HERNÁNDEZ, TIBISAY

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración de la
Administración Pública N° 6.217(Gaceta Oficial N°5890 Extraordinario de fecha 31
de Julio de 2008) Art. 147-149

Artículo 147. El Archivo General de la Nación es el órgano de la Administración
Pública Nacional Responsable de la creación y orientación y coordinación del
sistema nacional de Archivos y tendrá bajo su responsabilidad velar por la
homogeneización y normalización de los procesos de archivos, promover el
desarrollo de los centros de información, la salvaguarda del patrimonio
documental y la supervisión de la gestión archivística en todo el territorio
nacional.

Las competencias del Archivo General de la Nación tal como aparecen reflejadas
en la constitución son los siguientes:

· Custodia, conservación y divulgación del patrimonio cultural

· Centro Investigación y de formación

· Ente rector del sistema Nacional de Archivos

La labor del Archivo General de la Nación constituye un acto de reafirmación de
nuestra soberanía nacional ante el mundo, pues es un derecho fundamental de
todos los venezolanos y venezolanas preservar su memoria histórica y cultural
mediante el resguardo de su patrimonio documental.

Artículo 148. Integran el sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la
Nación y los órganos y entes del Estado.

Los órganos o entes integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con
sus funciones, llevará a cabo los procesos de planeación, programación y
desarrollo de acciones de asistencia técnica, ejecución, control y seguimiento,
correspondiéndole al Archivo General de la Nación coordina la elaboración y
Ejecución del Plan Nacional de Desarrollo Archivístico.

Articulo 149. El Plan Nacional de Desarrollo Archivístico se incorpora a los
planes de la Nación y se podrán elaborar con la participación y cooperación de
las Universidades con carreras en el campo de la archivología con el advenimiento de las tecnologías modernas de control y recuperación de la
información, la visión del archivo como institución de guarda de documentos fue
sustituida por la que lo sitúa como gestor del sistema de información, integrado
a otros sistemas, con el objetivo más ambicioso de garantizar el acceso del
usuario a las informaciones necesarias. Es Importante intervenir desde el mismo
instante de la creación de los documentos y de la mayor conciencia profesional,
para mejor organización, preservación y pleno acceso a los documentos de valor
permanente ya bajo la tutela de instituciones públicas y privadas del país, y es
preciso quemar etapas, actuando junto a la administración pública y
universidades en el sentido de implementar programas de gestión de los archivos
corrientes, adecuándose, inclusive, al tratamiento y la gestión de los
documentos electrónicos, orientando, según sea necesario, el uso de la más
adecuada tecnología de la información alcanzando nuevo rol para obtener mayor
reconocimiento profesional.

Fuentes Consultadas:

www.scielo.org.ve/scielo.php?pid=S1690...sci... consultada el 08-04-2011 11:47 am

archivologo.blogcindario.com/.../00937-ley-organica-de-la-administracion-publica.html el 08-04-2011 11:47 am

http://www.asambleanacional.gov.ve/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid\
=341&limit=5&limitstart=1020&order=hits&dir=ASC&Itemid=185&lang=es consultada el
08-04-2011 11:47 am

HERNÁNDEZ, YAMILET

Decreto con Fuerza de la Ley Orgánica de Planificación (Gaceta Oficial N° 5.554 Extraordinario de fecha 13 de noviembre de 2001)

TITULO I

DISPOSICIONES FUNDAMENTALES

Objeto y Finalidad

Artículo 1°. El presente Decreto Ley tiene por objeto establecer las bases y lineamientos para la construcción, la viabilidad, el perfeccionamiento y la organización de la planificación en los diferentes niveles territoriales de gobierno, así como el fortalecimiento de los mecanismos de consulta y participación democrática en la misma.

Definición

Artículo 2°. Se entiende por planificación, la tecnología permanente, ininterrumpida y reiterada del Estado y la sociedad, destinada a lograr su cambio estructural de conformidad con la Constitución de la República

Ámbito de Aplicación

Artículo 3°. Las disposiciones del presente Decreto Ley son aplicables a los órganos y entes de la Administración Pública, así como a las empresas, fundaciones, asociaciones y sociedades civiles del Estado.

Artículo 4°. Se entiende por construcción, la definición en un plan de una o varias imágenes objetivos, partiendo de determinadas condiciones iniciales y estableciendo las trayectorias que conduzcan de las condiciones iniciales a la imagen objetivo.

Capítulo II

La Viabilidad

Tipos de Viabilidad

Artículo 8°. Para lograr la imagen objetivo, los planes deben ser socio–político, económico–financiero y técnicamente viables.

Ministerio de Planificación y Desarrollo

Artículo 18. Es de la competencia del Ministerio de Planificación y Desarrollo:

1. Regular, formular y hacer seguimiento de las políticas de planificación.

2. Formular las estrategias de desarrollo económico y social de la Nación y preparar las proyecciones y alternativas.

3. Elaborar, coordinar y hacer seguimiento del Plan Nacional de Desarrollo, del Plan Operativo Anual Nacional, del Plan de Inversiones Públicas, del Plan Nacional de Desarrollo Institucional y del Plan Nacional de Desarrollo Regional.

4. Proponer los lineamientos de la planificación del Estado y de la planificación física y espacial en escala nacional.

5. Coordinar, orientar, capacitar, compatibilizar, evaluar, hacer seguimiento y controlar los diversos planes sectoriales, estadales y municipales, así como las actividades de desarrollo regional.

6. Las demás que le atribuya la ley.

Fuente Consultada:

www.vitalis.net

INDRIAGO, SOLIMAR

Subsistema de Gestión de Información documental

Contar con un buen sistema de administración de documentos que permita
almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de
cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y
un activo organizacional.

Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Si
utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan
a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en
la organización o fuera de ésta.

Sistemas de información documental son un tipo de sistemas de información con
unas características particulares, entre las que destacan las funciones de
representación y de comparación.

Se caracteriza por:

· Acepta como entrada documentos cognitivos y necesidades de información.

· Genera personas informadas como salida.

· Su proceso de transformación se identifica con un subsistema de recuperación de
información capaz de representar documentos y necesidades de información,
comparar ambos y generar, como resultado, documentos probabilísticamente
relevantes, de tal manera que su consulta permita la satisfacción de las
necesidades de información expresada por los usuarios del sistema.

El sistema de información documental es un sistema especializado en la
explotación de información cognitiva y cuyo propósito es facilitar a los
usuarios el acceso al conocimiento.

Los sistemas de información documental, que como consideración final, podemos
definir con carácter general, como un conjunto de personas, máquinas y
procedimientos que transforman una información de entrada (input) en una
información de salida (output) preparada para que un determinado usuario obtenga
una nueva información y tome una eficaz decisión.

Por tanto las políticas de información y documentación se basan en el estudio
de las decisiones políticas en nuestro campo del saber, de sus motivaciones y de
sus consecuencias, analizan las medidas políticas desplegadas por los poderes
públicos en sus diferentes niveles –internacional, nacional, autonómico y local-
en materia de documentación tanto para el buen funcionamiento de la propia
Administración como en beneficio directo de la sociedad española siempre en
cumplimiento de las necesidades informativas del ciudadano. Con ello satisfacen
un derecho constitucional del ciudadano y permiten la conformación de unidades,
redes y sistemas de información y documentación.

Análisis técnico:

Durante esta fase se debe hacer una revisión tecnológica, en la que intervendría
el departamento de Tecnologías de la información con los siguientes objetivos:

· Análisis de las tecnologías disponibles.

· Integración con los sistemas de información ya existentes.

· Asegurar la protección de las inversiones realizadas.

· Selección del soporte tecnológico.

· Definición inicial de bases de datos de conocimiento.

Fuentes Consultadas:

CRUZ M, José Ramón. Manual de Archivística. 1a. ed. Madrid: 1994. 408 p.
ISBN: 84-86168-94-5

NUÑEZ F, Eduardo. Organización y gestión de archivos. 1a. ed. España.
1999. 655 p. ISBN: 84-95178-37-0

LAFE, NORBERTO

Organización de archivos

Para la organización de un archivo, es necesario unificar criterios referentes
a la clasificación, ordenación, instalación y conservación de los documentos, en
donde se deben conocer y desarrollar con eficacia y rigor las funciones de un
archivo o de un sistema de archivos en sus diferentes estadios: archivos de
oficina, centrales e históricos.

Para que se pueda hablar de archivo, los documentos han de estar organizados y
su información recuperable para su uso, para esto se debe organizar y poner en
puesta el servicio de la documentación administrativa, durante su periodo de
utilidad para la gestión administrativa. Así como asegurar la transferencia
periódica al archivo central y luego al histórico, aplicando por supuesto los principios y técnicas de valoración y selección correspondientes. Luego, es fundamental clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de acuerdo a los principios de la archivología; describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información,
mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por la nuevas tecnologías, para después instalar adecuadamente los documentos en los locales con el equipamiento que garantice su conservación integra en el tiempo que sea necesario.

Para esto, se deben asegurar las funciones que puede desarrollar el archivo y
deben quedar firmemente establecidas y garantizadas mediante reglamentos y leyes
establecidas.

En los aspectos que deben determinar y regular los compromisos de gestión, se
deben por lo menos determinar los objetivos, metas y resultados, con sus
respectivos indicadores de desempeño, que se prevé alcanzar durante la vigencia
del compromiso de gestión, con los plazos estimados para el logro de los
objetivos, metas y las respectivas condiciones organizacionales.
La gestión como una disciplina de administrar y organizar recursos necesita de
de un personal eficiente, capacitado y adiestrado en las tareas que se realizan.
Recordemos que el objetivo esencial de los órganos de archivo del Estado es el
de conservar y disponer de la documentación de manera organizada, útil,
confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado en
servicio de las personas y como fuente de historia.

Igualmente, la ejecución de la gestión de la función pública corresponderá a las
oficinas de recursos humanos de cada órgano o ente de la Administración Pública,
las cuales harán cumplir las directrices, normas y decisiones del órgano de
dirección y de los órganos de gestión correspondientes.

En la búsqueda de la satisfacción de las necesidades y expectativas de la
organización es de suma importancia:

1. Estructurar la organización: responde al organigrama de los sistemas de la
empresa donde se jerarquizan los niveles directivos y de gestión. En ocasiones
este organigrama de sistemas no corresponde al organigrama tradicional de una
empresa.

2. Estructura de responsabilidades: implica a personas y departamentos. La forma
más sencilla de explicitar las responsabilidades en calidad, es mediante un
cuadro de doble entrada, donde mediante un eje se sitúan los diferentes
departamentos y en el otro, las diversas funciones de la calidad.

3. Procedimientos: responden al plan permanente de pautas detalladas para
controlar las acciones de la organización.

4. Procesos: responden a la sucesión completa de operaciones dirigidos a la
consecución de un objetivo específico.

5. Recursos: no solamente económicos, sino humanos, técnicos y de otro tipo,
deben estar definidos de forma estable y circunstancial.

Fuentes consultadas:

• Arévalo Jordán Víctor Hugo (1998). Diccionario de términos archivísticos.
Buenos Aires: Ediciones del Sur.

• Cruz Mundet, José Ramón (2001). Manual de archivística. Madrid: Fundación
Germán Pérez Ruiperez.

Monografía de la Unidad III.- Gestión de Archivos

Universidad Central Venezuela
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Archivos Administrativos e Intermedios
Profesora: Isneida Riverol

Unidad III

Gestión de Archivos

Integrantes – Grupo N° 3:

Flores, Juan Carlos.

Freire, Jonathan

Frontado, Diego

Gámez, María Carolina

García, Yeferson M.

Garcia, Johanna

Gorrin, Imaru A.

Guedez, Adriana

Hernández, Tibisay

Hernández, Yamilet.

Lafe B., Norberto A.

Tabla de Contenido

Introducción

Gestión de Archivos

1.- Definición de Gestión de Archivos y sus Objetivos

2.- Organización de Archivos

3.- Gestión y organización de los Archivos en Venezuela. Compilación de leyes, reglamentos, códigos, decretos, normas y resoluciones que tienen inherencia en los Archivos, expedientes y documentos

4.- La Planificación Estratégica en los Archivos

5.- Definición de Planificación Estratégica

6.- Plan Operativo Anual

7.- Proyecto Nacional Simón Bolívar en su primer plan socialista (PPSN)

8.- Decreto con Fuerza de la Ley Orgánica de Planificación (Gaceta Oficial Nº 5.554 de fecha 13 de Noviembre de 2001)

9.- Decreto con Rango, valor y fuerza de Ley Orgánica de la Administración Publica Nº 6.217(Gaceta Oficial Nº 5.890 Extraordinario de fecha 31 de Julio de 2008) Art. 147-149

10.- Líneas del Plan Estratégico 2007-2013 del Ministerio del Poder Popular para la Cultura

11.- Plan Nacional de Desarrollo Archivístico (PNDA)

12.- Sistema Nacional de Archivos

Conclusión

Fuentes consultadas

Introducción

Los constantes cambios y la evolución nos han llevado a que cada día investiguemos más, actualizando los procesos y procedimientos que llevamos a cabo para realizar cualquier labor o tarea, lo que nos permite contar con un método eficaz y eficiente. En lo que se refiere al área de Archivo, se producen constantes cambios, que van de la mano con la globalización y nos sirven de base para la integración, unificación, resguardo de los documentos y en la recuperación de la información de una forma precisa y oportuna, lo que se traduce en beneficios para la organización y para cualquier usuario que requiera la búsqueda de formación.

En este contexto, analizaremos lo concerniente a la gestión de los archivos, de su organización, objetivos, la normativa bajo la cual se rigen, utilizando el marco legal, decretos, normas, como se debe llevar a cabo la planificación estratégica de un archivo, los proyectos propuestos por el Gobierno Nacional, los planes de desarrollo en el área archivística, y en si las políticas esgrimidas por el Ejecutivo Nacional que nos permiten el desarrollo de la nación apoyándonos en la gestión archivística.

Todo ello, con la finalidad de proporcionar a los usuarios, aplicaciones de servicios para el uso, acceso y control de accesos, a los archivos de una forma segura y rápida, para así identificar y localizar un archivo, analizaremos la forma de controlar el acceso a los mismos y como un archivo de gestión e intermedio permiten llevar a cabo los objetivos y metas apoyado en la gestión de un archivo.

Asimismo, analizaremos que según el tipo de archivo con el cual se va a trabajar debemos elaborar el Plan Operativo Anual (POA), analizando a la vez los gastos para el ejercicio fiscal venidero y se analizaran las leyes que se deben tomar en cuenta en los Archivos como una unidad administrativa dentro de la organización.

Gestión de Archivos

1.- Definición de Gestión de Archivos y sus Objetivos

Al buscar el significado de la palabra gestión, conocemos que, es aquel que implica al conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto. Un sistema de gestión de archivos se puede decir que es la creación de un Software que proporcione a los usuarios servicios para: el uso, acceso y control de accesos, tanto de archivos como a directorios.

Entre los objetivos para un sistema de gestión de archivo se encuentran:

- Cumplir con las necesidades de gestión de archivo y con los requerimientos del usuario.

- Garantizar que los datos de los archivos sean validos.

- Optimizar el rendimiento

- Ofrecer soporte de E/S (entrada y salida)

- Minimizar o eliminar la pérdida o destrucción de datos.

2.- Organización de archivos

Para la organización de un archivo, es necesario unificar criterios referentes a la clasificación, ordenación, instalación y conservación de los documentos, en donde se deben conocer y desarrollar con eficacia y rigor las funciones de un archivo o de un sistema de archivos en sus diferentes estadios: archivos de oficina, centrales e históricos.

Así como asegurar la transferencia periódica al archivo central y luego al histórico, aplicando por supuesto los principios y técnicas de valoración y selección correspondientes. Luego, es fundamental clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de acuerdo a los principios de la archivología; describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por la nuevas tecnologías, para después instalar adecuadamente los documentos en los locales con el equipamiento que garantice su conservación integra en el tiempo que sea necesario.

Para esto, se deben asegurar las funciones que puede desarrollar el archivo y deben quedar firmemente establecidas y garantizadas mediante reglamentos y leyes establecidas.

En los aspectos que deben determinar y regular los compromisos de gestión, se deben por lo menos determinar los objetivos, metas y resultados, con sus respectivos indicadores de desempeño, que se prevé alcanzar durante la vigencia del compromiso de gestión, con los plazos estimados para el logro de los objetivos, metas y las respectivas condiciones organizacionales.

La gestión como una disciplina de administrar y organizar recursos necesita de de un personal eficiente, capacitado y adiestrado en las tareas que se realizan.

Recordemos que el objetivo esencial de los órganos de archivo del Estado es el de conservar y disponer de la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado en servicio de las personas y como fuente de historia.

Igualmente, la ejecución de la gestión de la función pública corresponderá a las oficinas de recursos humanos de cada órgano o ente de la Administración Pública, las cuales harán cumplir las directrices, normas y decisiones del órgano de dirección y de los órganos de gestión correspondientes.

En la búsqueda de la satisfacción de las necesidades y expectativas de la organización es de suma importancia:

Estructurar la organización: responde al organigrama de los sistemas de la empresa donde se jerarquizan los niveles directivos y de gestión. En ocasiones este organigrama de sistemas no corresponde al organigrama tradicional de una empresa.
Estructura de responsabilidades: implica a personas y departamentos. La forma más sencilla de explicitar las responsabilidades en calidad, es mediante un cuadro de doble entrada, donde mediante un eje se sitúan los diferentes departamentos y en el otro, las diversas funciones de la calidad.
Procedimientos: responden al plan permanente de pautas detalladas para controlar las acciones de la organización.
Procesos: responden a la sucesión completa de operaciones dirigidos a la consecución de un objetivo específico.
Recursos: no solamente económicos, sino humanos, técnicos y de otro tipo, deben estar definidos de forma estable y circunstancial.

3.- Gestión y organización de los archivos en Venezuela. Compilación de leyes, reglamentos, códigos, decretos, normas y resoluciones que tienen inherencia en los Archivos, expedientes y documentos

En nuestro país existen varios reglamentos establecidos que se unen a lo que
son los Archivos y todo lo referente a ellos. Primeramente tenemos el Archivo de gestión que Dentro del ciclo vital de los documentos, es el Archivo de la
oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas.

En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad. Archivo de Gestión contemplado en el Marco Legal Venezolano en el Reglamento Orgánico de los Archivos del Ministerio de la Secretaria de la
Presidencia, publicado en Gaceta Oficial Nº 5.301 Extraordinario de fecha
29/01/1999. En sus artículos 2, 3 y 6, establece la figura de los Archivos de
Gestión, presentada a continuación:

• "Artículo Nº 2. A los efectos de este Reglamento se hacen las siguientes
definiciones: Archivo Histórico, Archivo Central, Archivo de Gestión,
Documentos, Eliminación de documentos, Fondos documentales, Inventario, Junta Evaluadora de Documentos, Lista de remisión de documentos, Organización, Principio de procedencia, Registro, Registro de entrada, Registro de salida, Sección, Serie, Signatura topográfica, Sistema de Archivo del Ministerio de la Secretaria de la Presidencia, Tabla de retención de documentos, Tipología documental, Tradición documental, Transferencia de documentos, Valor primario, Valor secundario.

• Artículo Nº 3. El Sistema de Archivos del Ministerio de la Secretaria de la Presidencia comprende la unión de los Archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico, los cuales funcionarán de manera descentralizada.

• Artículo Nº 6. Los documentos que se encuentran en los Archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico pertenecen a la Nación. Por lo tanto, es
obligación de los funcionarios responsables de dichos archivos, cumplir y hacer
cumplir las normas que se establezcan para su trato y manejo, así como recibir y entregar los documentos que en ellos se encuentran debidamente inventariados".

Según el articulo nº6 se hace referencia al derecho de permitir el acceso a los
documentos y expedientes de los Archivos, sin embargo el derecho al acceso a los documentos en nuestro país lo consagra la carta magna, la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicado en la Gaceta Oficial
Extraordinaria N° 5.453 de fecha 24/03/2.000, en los Artículos 28 y 143.

Se establece que toda persona tiene el derecho de acceder a la
información y a los datos que sobre sí misma o sobre sus bienes consten en
registros oficiales o privado podrá acceder a documentos de cualquier
naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para
comunidades o grupos de personas"

Artículo 28. Así cómo también establece en su Artículo 143; Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e informadas oportuna y verazmente por la Administración Pública, asimismo, tienen acceso a los archivos y registros administrativos.

Y por último, en el Derecho de acceso Artículo 158. Toda persona tiene el
derecho de acceder a los archivos y registros administrativos, cualquiera que
sea la forma de expresión o el tipo de soporte material en que figuren, salvo
las excepciones establecidas en la Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela y en la ley que regule la materia de clasificación de documentos de
contenido confidencial o secreto. En el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública, publicado en la Gaceta Oficial Nº 5.890 Extraordinaria 31/07/2.008.

Entre otras de las leyes inherentes para la correcta gestión de los Archivos es el Decreto de Ley contra la Corrupción, título I, disposiciones generales Articulo nº1: " La presente ley tiene por objeto el establecimiento de normas que rijan la conducta que deben asumir las personas sujetas a la misma, a los fines de salvaguardar el patrimonio público, garantizar el manejo adecuado y transparente de los recursos públicos, con fundamento en los principios de honestidad, transparencia, participación, eficiencia, eficacia, legalidad, rendición de cuentas y responsabilidad consagrados en la Constitución Bolivariana de Venezuela…" en dicho artículo se debe SALVAGURDAR y GARANTIZAR el manejo ADECUADO de los Recursos públicos entendiéndose como éstos en nuestro
oficio de Archivólogos a todas nuestras funciones y actividades que debemos
realizar.

Igualmente en el Articulo nº 77 del mismo Decreto de Ley Contra de la
Corrupción se hace referencia al caso especifico de obstrucción al acceso de la
información y el manejo adecuado de ella, dicho Articulo nº77: "El funcionario
público o particular que expida una certificación falsa, destinada a dar fe ante
la autoridad o ente particulares de documentos, actas constancias antigüedad u
otras credenciales, que puedan ser utilizadas para justificar decisiones que
causen daño, será penado con prisión..". También lo explica el Articulo nº 78:
"Cualquiera que ilegalmente ocultare, inutilizare, alterare, retuviere o
destruyera, total o parcialmente, un libro o cualquier otro tipo de documento
que curse ante cualquier órgano o ente público, será penado con prisión..."

En el ejercicio de los Archivos muchas veces las gestiones no se hacen de la
forma correcta o surgen ciertos problemas para el cometido de algunos de ellos, sea cual sea el caso la Ley sobre la Simplificación de Trámites Administrativos, que según su artículo nº 8 establece que los organismos de deben realizar planes para la simplificación de los trámites administrativos y que dichos planes se realizaran con base a los siguientes principios:

• 1. "La presunción de buena fe del ciudadano".
• 2. "La simplicidad, transparencia, celeridad y eficacia de la actividad de la
Administración Pública".

• 3. "la actividad de la Administración pública al servicio de los
ciudadanos..."

Carta Magna, Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicado en la Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5.453 de fecha 24/03/2.000

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública, publicado en la Gaceta Oficial Nº 5.890 Extraordinaria 31/07/2.008.

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley sobre la Simplificación de Trámites
Administrativos, publicado en la Gaceta Oficial Extraordinaria Nº5.393 de fecha
22/10/1.999

Reglamento Orgánico de los Archivos del Ministerio de la Secretaria de la
Presidencia, publicado en Gaceta Oficial Nº 5.301 Extraordinario de fecha 29/01/1999.

Ley Orgánica de Procesamiento Administrativos Gaceta Oficial: 2.818

Título II: De la Actividad Administrativa

Capítulo I: Disposiciones Generales Art. 32.: Los documentos y expedientes administrativos deberán ser uniformes de modo que cada serie o tipo de ellos obedezca a iguales características. El administrado podrá adjuntar, en todo caso, al expediente, los escritos que estime necesarios para la aclaración del asunto. La administración racionalizara sus sistemas y métodos de trabajo y vigilara su cumplimiento. A tales fines, adoptará las medidas y procedimientos más idóneos.

Reflexión: El administrador de los documentos y expedientes a su cargo deberá
velar por las mejoras en cuanto a métodos que permitan ajustar todos a un mismo orden permitiendo introducir la información necesaria para complementarlo.

Capítulo IV: De la Recepción de Documentos
Art. 44.: En los Ministerios, organismos y demás dependencias públicas se
llevará un registro de presentación de documentos en el cual se dejará
constancia de todos los escritos, peticiones y recursos que se presenten por los
administrados, así como de las comunicaciones que puedan dirigir otras
autoridades. La organización y funcionamiento del registro se establecerán en el Reglamento de esta Ley.

Reflexión: Todo ente público debe manejar un registro de la documentación que en ella reside, ingresa o egresa.

Art. 45.: Los funcionarios del registro que reciban la documentación advertirán
a los interesados de las omisiones y de las irregularidades que observen, pero
sin que puedan negarse a recibirla.

Reflexión: Se alertara de cualquier irregularidad observada pero sin negarse a
recibir la documentación.

Art 46.: Se dará recibo de todo documento presentado y de sus anexos, con
indicación del número de registro que corresponda, lugar, fecha y hora de
presentación. Podrá servir de recibo la copia mecanografiada o fotostática del
documento que se presente, una vez diligenciada y numerada por los funcionarios del registro.

Reflexión: Se deberá otorgar algún documento que respalde ambas partes al
momento de la obtención de la información, para su préstamo y devolución.

4.- La planificación estratégica en los archivos

La planificación estratégica aplicada a los archivos es de suma importancia y esencial, ya que de alguna manera nos asegura una buena administración de mediano a largo plazo, es decir, es la creación inteligente de estrategias basadas en un estudio y análisis previo de la institución, en nuestro caso seria los archivos de cualquier entidad pública o privada. La planificación es la orientación de la institución, donde se identifica los objetivos (metas) y las
acciones que se debe tomar para cumplir o alcanzar los objetivos propuestos;
ella sentara las bases para consolidar la unidad archivística, los cuales
mejoraran la calidad y eficiencia, eficazmente en la recuperación y agilización
de documentos.

5.- Definición de planificación estratégica:

La Planificación estratégica es una herramienta que permite a las organizaciones prepararse para enfrentar las situaciones que se presentan en el futuro, ayudando con ello a orientar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, por lo cual es necesario conocer y aplicar los elementos que intervienen en el proceso de planificación.

La planificación, que es una de las cuatro funciones básicas de la dirección, ha sido considerada históricamente como un ejercicio de sentido común para conocer hacia dónde vamos y dónde estamos, o sea, un "razonamiento acerca de lo que se quiere que la empresa sea en el futuro". Sin embargo, en el mundo contemporáneo, caracterizado por un entorno complejo, competitivo y cambiante (turbulento); se le reconoce un carácter estratégico, puesto que "no se trata sólo de prever un camino sobre el que habremos de transitar, sino que se busca anticipar su rumbo y, si es posible, cambiar su destino".

Desde finales de la pasada década muchas entidades del mundo de la información (bibliotecas nacionales, públicas y universitarias, asociaciones bibliotecarias, centros especializados de documentación, entre otras) han adoptado la planificación estratégica como un proceso para organizar y priorizar sus operaciones en un entorno mutable, sin embargo, pocas ofrecen el know-how del proceso en sí.

Por otra parte se reconoce que "muchas organizaciones no aplican la planificación formal por ignorar los factores conocidos para que el proceso opere en forma efectiva". En este trabajo se propone una metodología en siete fases considerando elementos del marketing y la calidad total, tal como se expone seguidamente.

La planificación estratégica es un proceso de participación continua, donde se da coherencia, unidad e integridad a las decisiones que se tomen en la organización para así tomar las medidas necesarias y alcanzar los objetivos que se hayan trazado en el proceso de planificación. Estos objetivos, y las estrategias a seguir para su cumplimiento, permitirán determinar y seleccionar las actividades prioritarias a seguir para el mejoramiento del servicio u organización aprovechando de manera satisfactoria las ventajas que se produzcan.

Una organización debe tener la capacidad de observar y anticiparse a los desafíos y oportunidades que se generan, desarrollando y agudizando su planificación estratégica, considerando y tomando en cuenta las condiciones externas e internas de su medio ambiente.

Según Godet (1990):

"La planificación estratégica consiste en un proceso que se retroalimenta constantemente y que pasa sucesivamente por tres fases:

· Fase estratégica, en la que se determinan la misión y los objetivos del centro a través de la identificación de sus puntos fuertes y débiles, mediante la realización de un diagnóstico interno, así como de las oportunidades derivadas del entorno cambiante que lo rodea.

· Fase operativa, en que se realiza la programación de las acciones y la coordinación de los esfuerzos para alcanzar los objetivos.

· Fase presupuestaria, donde se asignan los recursos correspondientes a los objetivos en desarrollo, compromisos y responsabilidades, el análisis de los resultados y el control."

Según afirma Drucker, (1994):

" La Planificación Estratégica es un medio para evaluar el riesgo y tratar de mantener a la organización adaptada a la forma óptima, analizando constantemente los cambios del entorno y aprovechando al máximo los recursos internos disponibles, que confieren una ventaja frente a la competencia, aprovechándose del modo más efectivo las oportunidades".

"La planificación estratégica es un método de dirección que proporciona a los directivos un medio por el cual prever y hacer frente a los cambios internos y externos y por ende desarrollar estrategias adecuadas para un futuro incierto, de forma tal que permite a la organización alcanzar sus objetivos y misión".

6.- Plan Operativo Anual (POA)

La planificación estratégica funge dentro de los archivos como una herramienta
que direcciona a este órgano hacia el logro de sus objetivos, los cuales, van
dirigidos a la optimización de los procesos, servicios, etc. Una planificación
debe estar inmersa en un esquema que incluye: objetivos, políticas, plan (es),
programas, proyectos, entre otros elementos, que van de lo general a lo
particular para llegar a la meta o metas trazadas, ya sea, a mediano o largo
plazo. Una vez vista esta definición se puede hablar de un derivado de la planificación estratégica, que además, trabaja a unísono con esta, el cual es el Plan Operativo Anual (POA), este es un plan de acción de corto plazo (generalmente su duración es de un año, de allí deriva su nombre), que contiene elementos como: objetivo, estrategia, meta y acción, que facilitan la asignación de recursos humanos y materiales, necesarios para llevar a cabo las acciones que harán posible el cumplimiento de los objetivos, se encarga también, de priorizar las iniciativas más relevantes, las cuales han de ser seguidas por el recurso humano del cual dispone la organización.

Este plan aplicado a los archivos es de gran utilidad, pues permite el
seguimiento de las acciones llevadas a cabo para alcanzar la eficiencia y
eficacia en sus actividades. El POA presenta por detalles como se irá consiguiendo lo planeado, por ejemplo: si en un archivo se planea digitalizar la información contentiva de sus 20.000 expedientes en un estimado de tres años, el POA permitirá establecer la cantidad aproximada de unidades documentales compuestas que cumplirán con este proceso durante los meses del primer año, y así sucesivamente, esto claro tomando en cuenta los recursos financieros, materiales y humanos del cual dispone, además, a medida que va avanzando el año es posible fijar el valor real que se ha alcanzado y, por tanto, hallar posibles errores o desviaciones en el plan, lo que alertará al archivólogo a tomar las medidas que considere convenientes para encausar el rumbo hacia el cumplimiento de las metas fijadas.

Cuando el POA es seguido de forma correcta, es posible hallar no sólo las alteraciones en el plan, sino, el origen de estas. Para ello se emplea el Cuadro
de Mando Integral o Balanced Scorecard, que volviendo al ejemplo anterior, este cuadro sería una herramienta que permitirá al archivólogo diseñar el Mapa
Estratégico del archivo y crear los indicadores claves de desempeño (Key
Performance Indicators o KPI), los cuales ayudaran a cuantificar los objetivos y
reflejaran el rendimiento de la institución. Estos instrumentos garantizaran
a la organización la eficaz ejecución de sus estrategias.

Se puede decir que el POA es entonces un instrumento de “planeación, organización y control de nuestras actividades cotidianas, ofrece en el corto plazo la certidumbre de las acciones a realizar; la despolitización de la misma; claridad en la relación costo -beneficio; hace posible el seguimiento del avance de metas y la participación en bolsas de recursos para los proyectos que trabajan con mayor eficiencia”.

A continuación citaremos los objetivos del Plan Operativo Anual (POA):

§ Uniformar la conceptualización y presentación de los programas de trabajo, permitiendo realizar estudios comparativos entre las actividades que realizan las diferentes unidades administrativas.

§ Evaluar los beneficios y los costos de cada programa, permitiendo con ello fijar prioridades de acción.

§ Estudiar el grado de compatibilidad y consistencia interna de cada programa, a través de la relación de las metas cualitativas y cuantitativas con el resultado final de las tareas realizadas.

Es esencial el cumplimiento de una buena planificación estratégica y por ende el seguimiento de planes para obtener una excelente administración y asegurar la viabilidad de corto, mediano y largo plazo en cualquier archivo. Es importante mencionar que las mejoras que acarrean elementos como el POA para la institución archivística, se logran mediante el compromiso de tiempo y labor de todos los elementos que hacen vida en la organización.

Basamento legal de la Planificación Estratégica y por ende del Plan Operativo Anual (POA)

Es imprescindible mencionar que el POA responde a unas exigencias de tipo legal según nuestras leyes, entre ellas mencionaremos:

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela:

Artículo 117: “Todas las personas tendrán derecho a disponer de bienes y servicios de calidad, así como a una información adecuada y no engañosa sobre el contenido y características de los productos y servicios que consumen…”

Artículo 141: “La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad ...”

Artículo 299: “... El Estado conjuntamente con la iniciativa privada promoverá el desarrollo armónico de la economía nacional con el fin de generar… una justa distribución de la riqueza mediante una planificación estratégica democrática participativa y de consulta abierta.”

Artículo 311: “La gestión fiscal estará regida y será ejecutada con base en principios de eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad y equilibrio fiscal. Esta se equilibrará en el marco plurianual del presupuesto, de manera que los ingresos ordinarios deben ser suficientes para cubrir los gastos ordinarios.”

Artículo 315: “En los presupuestos públicos anuales de gastos, en todos los niveles de Gobierno, establecerá de manera clara, para cada crédito presupuestario, el objetivo específico a que esté dirigido, los resultados concretos que se espera obtener y los funcionarios públicos o funcionarias públicas responsables para el logro de tales resultados. Éstos se establecerán en términos cuantitativos, mediante indicadores de desempeño, …”

Ley Orgánica de la Administración Pública:

Artículo 18: “Principio de funcionamiento planificado y control de la gestión y de los resultados: El funcionamiento de los órganos y entes de la Administración pública se sujetará a las políticas, estrategias, metas y objetivos que se establezcan en los respectivos planes estratégicos y compromisos de gestión. Igualmente, comprenderá el seguimiento de las actividades, así como la evaluación y control del desempeño institucional y de los resultados alcanzados.”

Artículo 19: “Principio de eficacia en el cumplimiento de los objetivos y metas fijados: La actividad de los órganos y entes de la Administración Pública perseguirá el cumplimiento eficaz de los objetivos y metas fijados en las normas, planes y compromisos de gestión, bajo la orientación de las políticas y estrategias…”

Artículo 20: “Principio de eficiencia en la asignación y utilización de los recursos públicos: … El funcionamiento de la Administración Pública propenderá a la utilización racional de los recursos humanos, materiales y presupuestarios…”

Artículo 21: Principio de suficiencia, racionalidad y adecuación de los medios a los fines institucionales: … Las formas organizativas que adopte la Administración Pública serán suficientes para el cumplimiento de sus metas y objetivos y propenderán a la utilización racional de los recursos del Estado...”

Ley del Sistema Venezolano para la Calidad:

Artículo 2 y 8: Los objetivos generales de esta ley se resumen en el estímulo de la calidad y la competitividad del Estado y de las empresas en cuanto a los servicios y los bienes que estos proveen, ya que los órganos del poder público están obligados a proveer a las personas bienes y servicios de calidad y a tal efecto establecerán los mecanismos apropiados para la prestación de los mismos.

Artículo 4: “…Calidad: grado en que un conjunto de características inherentes a bienes y servicios cumple con unas necesidades o expectativas establecidas, generalmente implícitas u obligatorias (requisitos)…”

Artículo 9: “Es responsabilidad de la sociedad civil organizada, considerar y adoptar dentro de sus competencias y ámbito de acción, el desarrollo y difusión de programas en materia de calidad, con el objeto de educar a la comunidad de sus deberes y derechos en esta materia.”

Como ejemplo del desarrollo y difusión de programas en materia de calidad tenemos la Norma Internacional ISO 9001:2000, esta posee un “enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.” Aún cuando esta norma sea de Ginebra – Suiza, sirve de guía en el manejo de unidades de información en cualquier país del mundo, dirigiéndolos hacia su fin esencial: la satisfacción del Usuario mediante un servicio de calidad. A continuación un cuadro que representa estos procesos:

Decreto 825 (Internet Prioritaria):

Artículo 1: “Se declara el acceso y el uso de Internet como política prioritaria para el desarrollo cultural, económico, social y político de la República Bolivariana de Venezuela.”

Artículo 2: “Los órganos de la Administración Pública Nacional deberán incluir en los planes sectoriales que realicen, así como en el desarrollo de sus actividades, metas relacionadas con el uso de Internet para facilitar la tramitación de los asuntos de sus respectivas competencias.

Artículo 3: “Los organismos públicos deberán utilizar preferentemente Internet para el intercambio de información con los particulares, prestando servicios comunitarios a través de Internet, tales como bolsas de trabajo, buzón de denuncias, trámites comunitarios con los centros de salud, educación, información y otros, así como cualquier otro servido que ofrezca facilidades y soluciones a las necesidades de la población. La utilización de Internet también deberá suscribirse a los fines del funcionamiento operativo de los organismos públicos tanto interna como externamente.”

Artículo 3: “Los organismos públicos deberán utilizar preferentemente Internet para el intercambio de información con los particulares, prestando servicios comunitarios a través de Internet, tales como bolsas de trabajo, buzón de denuncias, trámites comunitarios con los centros de salud, educación, información y otros, así como cualquier otro servido que ofrezca facilidades y soluciones a las necesidades de la población. La utilización de Internet también deberá suscribirse a los fines del funcionamiento operativo de los organismos públicos tanto interna como externamente.”

Decreto 36845

Artículo 5: “Cada uno de los órganos y entes de la Administración Pública, en el ámbito de sus competencias, llevará a cabo la simplificación de los trámites administrativos que se realicen ante los mismos. A tales fines, elaborarán sus respectivos planes de simplificación de trámites administrativos, con fundamento en las bases y principios establecidos en este Decreto-Ley de conformidad con los siguientes lineamientos:

1. Suprimir los trámites innecesarios…

2. Simplificar y mejorar los trámites realmente útiles…

3. Concentrar trámites, evitando la repetición de un mismo trámite en diversas entidades…

§ Artículos Nº 35 al 46: “De la Actividad de la Administración Pública al Servicio de los Ciudadanos”, versa sobre:

La capacitación del personal

Ofrecer información a los ciudadanos con relación a los trámites administrativos.

Derecho de los ciudadanos a conocer el estado de sus tramitaciones, consultas o reclamos ante la Administración Pública.

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público:

Artículo 5: “…El sistema de control interno tiene por objeto promover la eficiencia en la captación y uso de los recursos públicos…mejorar la capacidad administrativa para evaluar el manejo de los recursos del estado y garantizar razonablemente el cumplimiento de la obligación de los funcionarios de rendir cuenta de su gestión.”

Artículo 131: “El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público, asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas, así como garantizar razonablemente la rendición de cuentas.”

7.- Proyecto Nacional Simón Bolívar en su primer plan socialista (PPSN)

Para este Gobierno, su principal objetivo se refiere a la promoción de un proceso de transformación de toda la sociedad, el cual se caracteriza primordialmente por la expansión de su capacidad y acceso a sistemas de calidad y de cambios en la estructura de clases y grupos en la organización social, además de las transformaciones culturales y de valores, por lo que el Proyecto Nacional Simón Bolívar, está orientado a transformar las instituciones y hacer efectiva la democracia participativa y protagónica de toda la ciudadanía, este Proyecto se desarrollara en una primera etapa hasta el año 2.013, tratándose así del primer Plan Socialista propuesto por el Estado. Las directrices del proyecto, están basadas en siete puntos, que están dirigidos desde una propuesta para transformar la Nación y volcarla dentro de una nueva ética basada en los principios del socialismo y la doctrina bolivariana, tomando en cuenta primordialmente la organización social y la participación del colectivo, para lograr el “Modelo Productivo Socialista”.

1.- NUEVA ETICA SOCIALISTA: Propone la fusión de valores y principios de la corriente socialista y el pensamiento bolivariano.

2.- LA SUPREMA FELICIDAD SOCIAL: Busca la estructura social incluyente, la participación del poder popular, el pueblo participa en un modelo social productivo para vivir en igual condiciones como decía Simón Bolívar “LA SUPREMA FELICIDAD SOCIAL”

3.- DEMOCRACIA PROTAGONICA REVOLUCIONARIA: Busca consolidar la sociedad en una fuerza colectiva, donde exista la independencia, la libertad y el poder del individuo.

4.- MODELO PRODUCTIVO SOCIALISTA: Busca la eliminación de la estructura jerárquica o líneas de mando para así satisfacer las necesidades humanas y garantizar la reproducción del capital.

5.- NUEVA GEOPOLITICA NACIONAL: Modifica la estructura socio territorial de nuestro país, se busca la articulación del modelo productivo entre un sistema de ciudades interconectadas y un ambiente sustentable.

6.- VENEZUELA POTENCIA ENERGETICA MUNDIAL: Aquí se combina el uso energético para una integración regional y mundial, el petróleo es la clave para captar recursos del exterior y las inversiones productivas internas se satisfacen necesidades de energía propias y consolidación del nuevo modelo productivo socialista.

7.- NUEVA GEOPOLITICA INTERNACIONAL: Creación de un mundo multipolar, búsqueda de justicia social, la solidaridad, dialogo fraterno entre los pueblos, respeto de las libertades de pensamiento.

8.- Decreto con Fuerza de la Ley Orgánica de Planificación (Gaceta Oficial N° 5.554 de fecha 13 de noviembre de 2001)

TITULO I

DISPOSICIONES FUNDAMENTALES

Objeto y Finalidad

Definición

Artículo 2°. Se entiende por planificación, la tecnología permanente, ininterrumpida y reiterada del Estado y la sociedad, destinada a lograr su cambio estructural de conformidad con la Constitución de la República.

Ámbito de Aplicación

Artículo 3°. Las disposiciones del presente Decreto Ley son aplicables a los órganos y entes de la Administración Pública, así como a las empresas, fundaciones, asociaciones y sociedades civiles del Estado.

Artículo 4°. Se entiende por construcción, la definición en un plan de una o varias imágenes objetivos, partiendo de determinadas condiciones iniciales y estableciendo las trayectorias que conduzcan de las condiciones iniciales a la imagen objetivo

Capítulo II

La Viabilidad

Tipos de Viabilidad

Artículo 8°. Para lograr la imagen objetivo, los planes deben ser socio–político, económico–financiero y técnicamente viables.

Artículo 12. La planificación debe ser perfectible, para ello deben evaluarse sus resultados, controlar socialmente su desarrollo, hacerle seguimiento a la trayectoria, medir el impacto de sus acciones y, simultáneamente, incorporar los ajustes que sean necesarios.

Ministerio de Planificación y Desarrollo

Artículo 17. Es de la competencia del Presidente de la República formular el Plan Nacional de Desarrollo y dirigir su ejecución, previa aprobación de la Asamblea Nacional.

Ministerio de Planificación y Desarrollo

Artículo 18. Es de la competencia del Ministerio de Planificación y Desarrollo:

1. Regular, formular y hacer seguimiento de las políticas de planificación.

2. Formular las estrategias de desarrollo económico y social de la Nación y preparar las proyecciones y alternativas.

3. Elaborar, coordinar y hacer seguimiento del Plan Nacional de Desarrollo, de

Plan Operativo Anual Nacional, del Plan de Inversiones Públicas, del Plan Nacional de Desarrollo Institucional y del Plan Nacional de Desarrollo Regional.

4. Proponer los lineamientos de la planificación del Estado y de la planificación física y espacial en escala nacional.

5. Coordinar, orientar, capacitar, compatibilizar, evaluar, hacer seguimiento y

Controlar los diversos planes sectoriales, estadales y municipales, así como las

Actividades de desarrollo regional.

6. Las demás que le atribuya la ley.

Gabinete Ministerial

Artículo 19. A los fines de la coordinación de la planificación, corresponde a cada Gabinete Ministerial el diseño de las directrices estratégicas para el ministerio y sus respectivos órganos y entes adscritos.

9.- Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública N° 6.217(Gaceta Oficial N°5890 Extraordinario de fecha 31 de Julio de 2008) Art. 147-149

Artículo 147. El Archivo General de la Nación es el órgano de la Administración Pública Nacional Responsable de la creación y orientación y coordinación del sistema nacional de Archivos y tendrá bajo su responsabilidad velar por la homogeneización y normalización de los procesos de archivos, promover el desarrollo de los centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y la supervisión de la gestión archivística en todo el territorio nacional.
Las competencias del Archivo General de la Nación tal como aparecen reflejadas en la constitución son los siguientes:

- Custodia, conservación y divulgación del patrimonio cultural
- Centro Investigación y de formación

- Ente rector del sistema Nacional de Archivos la labor del Archivo General de la Nación constituye un acto de reafirmación de nuestra soberanía nacional ante el mundo, pues es un derecho fundamental de todos los venezolanos y venezolanas preservar su memoria histórica y cultural mediante el resguardo de su patrimonio documental.

Artículo 148 Integran el sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación y los órganos y entes del Estado. Los órganos o entes integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevará a cabo los procesos de planeación, programación y desarrollo de acciones de asistencia técnica, ejecución, control y seguimiento, correspondiéndole al Archivo General de la Nación coordina la elaboración y Ejecución del Plan Nacional de Desarrollo Archivístico.

Articulo 149. El Plan Nacional de Desarrollo Archivístico se incorpora a los planes de la Nación y se podrán elaborar con la participación y cooperación de las Universidades con carreras en el campo de la archivología
con el advenimiento de las tecnologías modernas de control y recuperación de la información, la visión del archivo como institución de guarda de documentos fue sustituida por la que lo sitúa como gestor del sistema de información, integrado a otros sistemas, con el objetivo más ambicioso de garantizar el acceso del usuario a las informaciones necesarias. Es Importante intervenir desde el mismo instante de la creación de los documentos y de la mayor conciencia profesional para mejorar la organización, preservación y pleno acceso a los documentos de valor permanente ya bajo la tutela de instituciones públicas y privadas del país, y es preciso quemar etapas, actuando junto a la administración pública y universidades en el sentido de implementar programas de gestión de los archivos corrientes, adecuándose, inclusive, al tratamiento y la gestión de los documentos electrónicos, orientando, según sea necesario.

El uso de la más adecuada tecnología de la información alcanzando nuevo rol para obtener mayor reconocimiento profesional.

10.- Líneas del Plan Estratégico 2007-2013 del Ministerio del Poder Popular para la Cultura:

Del plan estratégico del Ministerio podemos observar 4 líneas estratégicas que orientan políticamente el plan revolucionario de lectura de Venezuela

Línea Estratégica 2: Crear las bases para que las diversas formas del Poder Popular, asuman el protagonismo no solo de la cultura y la creación sino también de la gestión cultural pública socialista.

Línea Estratégica 4: Aumentar el conocimiento y la valoración masiva de las manifestaciones culturales propias en términos específicos y de las manifestaciones culturales más importantes de la humanidad en términos generales.

Línea Estratégica 5: Democratizar radicalmente la socialización de los conocimientos, permanentemente actualizados, contribuyendo a la emancipación, el aumento del nivel de conciencia de nuestro pueblo y la afirmación de los valores socialistas.

Línea Estratégica 6: Contribuir con nuestros valores y nuestra producción cultural a la construcción de un mundo de paz y de justicia social.

11.- Plan Nacional de Desarrollo Archivístico (PNDA)

• Asesorar a la Dirección General, en la formulación, orientación, coordinación,
control y evaluación de la política nacional de archivos, así como de sus planes
y programas acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos del país.
• Analizar, diseñar e implementar, de común acuerdo con la División de Programas Especiales las implicaciones metodológicas y técnicas que se requieran para lograr los objetivos establecidos en la Ley en lo que tiene que ver con la planeación y coordinación de la función archivística en toda la nación.
• Elaborar y someter a la consideración del Director General planes y programas de acción para la modernización del trabajo archivístico en general y la gestión de la entidad en particular.

• Presentar a la Dirección General programas y proyectos para la automatización de los procedimientos técnicos, administrativos y financieros de la entidad.

• Preparar los anteproyectos de presupuesto de la entidad.
• Presentar a la Dirección General informes periódicos acerca del desarrollo de
sus funciones.

• Las demás que le sean asignadas y que correspondan a su naturaleza.
Resulta necesario que el Archivo General de la Nación, consolide urgentemente el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de dictar con prontitud una política pública especializada en el área archivológica, fundamentada en estudios investigativos enfocados en materias específicas relacionadas con las tareas y funciones archivísticas y con lo estipulado en el marco jurídico nacional.

La consolidación de este sistema, debe activar la actualización y adecuación de
la Ley de Archivos Nacionales y la Ley Orgánica de la Administración Pública,
legislaciones que deberían contemplar, entre otras, las reflexiones y
recomendaciones señaladas en esta investigación, siendo las más fundamentales las referidas al adecuado uso de la terminología archivística y a la consulta que amerita realizarse a los gremios, así como al sector profesional y académico, con el fin de lograr resultados consensuados que estén a la altura de los cambios que se deben alcanzar para solventar la problemática archivística venezolana. Una moderna legislación archivística para Venezuela ha de convertirse en la punta de la lanza para salvaguardar el patrimonio histórico y documental de todos los venezolanos.

12.- Sistema Nacional de Archivo

El Sistema Nacional de Archivo es un modelo establecido con la finalidad de
integrar los archivos del Poder Público Nacional, Concejos Comunales y archivos de las instituciones privadas, a fin de establecer políticas, lineamientos y normas que contribuyan con sus recursos a un objetivo común: organización,
coordinación e inspección de programas para la conservación, tratamiento y
difusión del patrimonio documental, induciendo así a la integración operativa de
las mismas dentro de un marco general coherente y homogéneo.

Su visión es ser un sistema integrado que permita interactuar y compartir
conocimientos y recursos, así como facilitar la integración de los archivos del
Poder Público Nacional con las comunidades, para así fortalecer la participación social y proveer el acceso a las fuentes primarias.

Tiene como objetivo general la creación de la red de Archivos que conformarán el Sistema Nacional de Archivos. Esta red se compone del Archivo General de la Nación, el cual constituye el núcleo del Sistema de Archivo, y de los Archivos
Administrativos, Generales e Históricos de los Poderes Públicos Nacionales, de
los Concejos Comunales y Archivos Privados.

Sus objetivos específicos son: Establecer las políticas, normas y lineamientos
en cuanto a organización, conservación, valoración, desincorporación y
transferencias de documentos oficiales, además de garantizar a todos los
ciudadanos y ciudadanas el libre acceso a todas las fuentes de información en el ámbito archivístico; Analizar, diseñar y documentar las políticas, normas y
procedimientos a través de instrumentos que regirán los procesos archivísticos,
los cuales serán dictados por el órgano de la Oficina Nacional del Archivo
General de la Nación, mediante providencias administrativas o en su defecto a
través de resoluciones emitidas por el Ministerio del Poder Popular para la
Cultura; Diseñar programas de formación, de manera que los archivos se
constituyan en un ente de comunicación entre ellos y la comunidad a la cual
sirven, para así considerar que las decisiones de las comunidades organizadas en materia de evaluación, adquisición y difusión de la documentación partan del conocimiento de sus intereses y necesidades; Implantar el plan piloto del
Sistema Nacional de Archivo, en los archivos de la Administración Pública
(Ministerios y Consejos Comunales) y desarrollar programas para la ejecución
masiva una vez culminada la prueba piloto y Garantizar la protección,
preservación, conservación y restauración de la memoria histórica documental de la Nación.

Algunas de las funciones del Sistema Nacional de Archivo son:

• Diseñar políticas, lineamientos y normas en el área de conservación,
preservación, restauración y resguardo de los fondos documentales.

• Asesorar a las Instituciones Públicas y Privadas en materia archivística,
previa solicitud escrita, telefónica o a través de la página web.

El Archivo General de la Nación Francisco de Miranda es una institución adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Cultura desde el 20 de Mayo de 2007, fecha cuando se realizó la transferencia desde el hoy Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia. Sus competencias, tal y como aparecen reflejadas en nuestra Constitución Nacional, la Ley Orgánica de la Administración Pública y la Ley de Archivos Nacionales, son las siguientes:
Custodia, conservación y divulgación del patrimonio documental; Centro de
Investigaciones y de Formación y Ente rector del Sistema Nacional de Archivos. Su fondo documental está conformado por más de 158.000 tomos y legajos de documentos, distribuidos en unos 7 kilómetros lineales.

Conclusión

Las Leyes permiten regular y normar acciones que realiza cada ciudadano dentro de una comunidad, los documentos y archivos permiten poder llevar un registro o apoyarnos en documentos anteriores que nos servirán como base para el desarrollo o actualización de las mismas.

Es por ello, que los archivos deben proveer servicios a los usuarios y aplicaciones para su uso, obteniendo como resultado la optimización y rendimiento, de las tareas y acciones emprendidas a la hora de localizar cualquier tipo de información, además, los archivos tienen como objetivo la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de una organización a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.

Todos los ciudadanos y ciudadanas tenemos derecho de acuerdo a las distintas leyes al acceso a la información, por lo que podemos buscar, saber, recibir y difundir la información como un derecho fundamental. Por medio del buen uso y manejo de la misma a través de los archivos, podemos generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia a la hora de obtener información, garantizar la seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro.

En tal sentido, tomando en consideración la planificación, las estrategias, los procedimientos utilizados en cuanto a la gestión de los archivos debemos:

-Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.

-Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o de documentos que no ameriten ser conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.

-Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.

-Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.

-Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para cualquier tipo de usuarios.

Fuentes Consultadas

1) Definición de plan operativo (En Línea) Disponible en:
http://definicion.de/plan-operativo/ (Consultado el: 06/04/201)

2) El cuadro de mando integral o Balanced Scorecard (En línea) Disponible en:
http://www.cuadrodemando.info/?_kk=%2Bcuadro%20de%20%2Bmando%20%2Bintegral&_kt=8\
b5ee6e8-3dc2-4bc9-ab70-987b7c151a5b&gclid=CIqvqabJiqgCFUpN4AodClklCg
(Consultado: 05/04/2011)

3) Plan Estratégico (En Línea) Disponible en:
http://www2.uacj.mx/transparencia/Plan/documentos/9_III_Documentos_Programaci%C3\
%B3n/1_Que_es_el_POA.pdf (Consultado: 05/04/2011)

4) Plan operativo anual (POA) (En Línea) Disponible en:
http://www.sinnexus.com/business_intelligence/plan_operativo_anual.aspx
(Consultado: 05/04/2011)

5) Alvarez, Claudia (2005). Centro de Información y Documentación Turística. Trocadero. Habana, Cuba.

6) http://www.congreso-info.cu/UserFiles/File/Info/Info97/Ponencias/123.pdf (Recuperado el 9 de marzo de 2007).

7) Arévalo Jordán Víctor Hugo (1998). Diccionario de términos archivísticos. Buenos Aires: Ediciones del Sur.

8) Cruz Mundet, José Ramón (2001). Manual de archivística. Madrid: Fundación Germán Pérez Ruiperez.

9) Ambrosio, V (2000). Plan de Marketing. Colombia. Editorial Dvinni. P. 83-89.

10) Publicación en línea Disponible en:

http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/gestion-y-organizacion-de-arch\
ivos.html

11) Publicación en línea Disponible en:

http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/SistemasOperativos/MonogSO/GESTAR\
02.htm

12) Publicación en línea. Disponible en: www.vitalis.net

13) Publicación en Línea. Disponible en:

www.agn.gob.ve/ [Consultado el 07/04/2011. 03:27. Pm. ]

14) Publicación en línea. Trujillo Rodríguez, Clara M. y Fernández Lima, Libia (2008): La planeación estratégica del marketing como herramienta de gestión en las organizaciones, disponible en: http://www.gestiopolis.com/marketing/la-planeacion-estrategica-del-marketing-como-herramienta-de-gestion-en-las-oragnizaciones.htm

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