FORO Nº 2 (Unidad II.- Archivos de Gestión, Administrativos e Intermedios)
FLORES, JUAN CARLOS
Los archivos como instituciones, como centros deben estar ligados a los
objetivos de la organización, o del lugar al cual pertenecen. a medida que
avanzamos los archivos también van avanzando y evolucionando desde todo punto de
vista, de manera tal que nos permitan obtener información de una manera rápida
veraz y más oportuna, debido a que las empresas realizan avances tecnológicos
que deben ir de la mano con la documentación, llegando así a la sociedad del
conocimiento que debe estar al servicio de la organización.los archivos para el
área administrativa representan gran importancia ya que contribuyen al mejor
desempeño de las funciones de dicha área y una mejor integración entre las
unidades administrativas, debido a que sirven de soporte al principio y al final
de la gestión de cualquier institución como memoria de la organización o de una
unidad, cumpliendo así una función para mantener informado al usuario que
necesite dicha documentación, producción, conversación y producción de
documentos. En tal sentido, los archivos poseen como misión proporcionar los
documentos, datos y referencias para el desarrollo rápido, eficaz y eficiente
como se dijo en un principio de las actividades de cada identidad formando parte
fundamental del mismo.
Fuente Consultada:
Antonia Heredia Herrera ¿Que es un archivo? p.22 y 23 y José Ramón Cruz
Mundet p. 10 a 12
Mundet p. 10 a 12
FRONTADO, DIEGO
Clases de archivos
Los archivos se pueden clasificar:
· Según el tipo de derecho y ámbito de acción al que se adscribe el organismo
productor de los fondos documentales:
productor de los fondos documentales:
- Derecho público: internacional, regional y nacional (central, estadal, municipal)
- Derecho privado: Archivos de empresas públicas y privadas, de hospitales, de asociaciones, archivos familiares y personales, archivos religiosos, entre otros.
· Según el ciclo vital de los documentos:
- Archivos de gestión o de oficina (conserva 5 o 6 años: 1a edad del documento)
- Archivos centrales: recoge la documentación de los distintos archivos de gestión (conserva 10 años: 1a edad del documento). Puede estar unificado en un único archivo intermedio.
- Archivos intermedios: se le transfiere la documentación desde los distintos archivos centrales, y es el paso previo de la documentación hacia el archivo histórico (conserva 15-30 años: 2a edad del documento).
- Archivos históricos (conserva indefinidamente: 3a edad del documento)
· Según la frecuencia de consulta.
- Archivos activos: aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez ales. Corresponden a los archivos de gestión
- Archivos semiactivos: aquellos que conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado la vigencia administrativa, legal, operativa o fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.
- Archivo inactivo: aquellos que conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función o su conservación definitiva. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.
Fuente Consultada:
Gavilán, César Martín. "Concepto y función de archivo. Clases de
archivos. El sistema Archivístico de España" en Temas de Biblioteconomía
[publicación en línea]. Disponible en:
http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/14058/1/sisarchivesp.pdf [Consulta:
22/03/2011]
archivos. El sistema Archivístico de España" en Temas de Biblioteconomía
[publicación en línea]. Disponible en:
http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/14058/1/sisarchivesp.pdf [Consulta:
22/03/2011]
GAMEZ, MARIA CAROLINA
Los archivos administrativos son aquellos considerados "oficinas que inician o
reciben documentos que pueden haber estado archivados formalmente o en muebles
de archivadores de documentos que tiene que permanecer cerca del usuario.
Respetando el orden original de los documentos y estableciendo series y el
sistema clasificatorio". Es decir son aquellos que almacenan documentos que son
considerados recientes y son consultados frecuentemente para transacciones u de
información (fuente documental, en este archivo los documentos no pasan
demasiado tiempo y esto dependerá del tipo de documentación que maneje el
archivo administrativo.
reciben documentos que pueden haber estado archivados formalmente o en muebles
de archivadores de documentos que tiene que permanecer cerca del usuario.
Respetando el orden original de los documentos y estableciendo series y el
sistema clasificatorio". Es decir son aquellos que almacenan documentos que son
considerados recientes y son consultados frecuentemente para transacciones u de
información (fuente documental, en este archivo los documentos no pasan
demasiado tiempo y esto dependerá del tipo de documentación que maneje el
archivo administrativo.
Entre otros conceptos el grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos
Administrativos define a está, como: "Archivo vigente, activo, que guarda con
carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las
instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de completamiento de los archivos
centrales, provinciales y municipales"
Administrativos define a está, como: "Archivo vigente, activo, que guarda con
carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las
instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de completamiento de los archivos
centrales, provinciales y municipales"
Fuentes Consultadas:
GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Hacia un
Diccionario de Terminología Archivística. Santa Fe de Bogotá: Archivo General
de la Nación Colombia, 1997.
Diccionario de Terminología Archivística. Santa Fe de Bogotá: Archivo General
de la Nación Colombia, 1997.
VÁSQUEZ, MANUEL. Introducción a la archivología. Santa Fe de Bogotá: Archivo
General de la Nación Colombia., (1997).
General de la Nación Colombia., (1997).
GARCÍA, JOHANNA)
Importancia de los archivos para: la administración, la comunidad y el estado, el desarrollo económico y social, el desarrollo científico y tecnológico, para el fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad cultural.
Para establecer la importancia de los archivos, debemos hablar en principio del
"documento de archivo", y definirlo como "el testimonio material de un hecho o
acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o
jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo
material y formal" (1). En vista que, los archivos se encargan de resguardar el
patrimonio documental de una organización, y que su fondo documental testimonia
sus actividades, queda explícito, la importancia de este órgano para la
administración, ya que, el manejo eficiente de esta información y la garantía de
que pueda ser recuperada, consultada o utilizada a la brevedad posible, va a
repercutir en el buen funcionamiento del ente al cual sirve.
"documento de archivo", y definirlo como "el testimonio material de un hecho o
acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o
jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo
material y formal" (1). En vista que, los archivos se encargan de resguardar el
patrimonio documental de una organización, y que su fondo documental testimonia
sus actividades, queda explícito, la importancia de este órgano para la
administración, ya que, el manejo eficiente de esta información y la garantía de
que pueda ser recuperada, consultada o utilizada a la brevedad posible, va a
repercutir en el buen funcionamiento del ente al cual sirve.
Por otra parte, el art. 28 de la Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela expresa el derecho de los ciudadanos a "acceder a la información". Es
decir, que el Estado reconoce lo imprescindible que es para la comunidad estar
al tanto de cualquier actividad que esta realice y de su patrimonio. También,
deja sentado en los artículos Nº 02 y 03 de esta constitución que "Venezuela se
constituye en un Estado democrático y social de Derecho y de Justicia", y que
el Estado tiene como fin la defensa de sus derechos. Es de resaltar que el
beneficio de los archivos para la administración de las organizaciones, es
extensible a la de una Nación, tomando en cuenta que esta debe ser llevada con
total transparencia y que se debe dejar evidencia de todos los procesos que en
ella se lleven a cabo, redundando en un desarrollo económico y social.
Venezuela expresa el derecho de los ciudadanos a "acceder a la información". Es
decir, que el Estado reconoce lo imprescindible que es para la comunidad estar
al tanto de cualquier actividad que esta realice y de su patrimonio. También,
deja sentado en los artículos Nº 02 y 03 de esta constitución que "Venezuela se
constituye en un Estado democrático y social de Derecho y de Justicia", y que
el Estado tiene como fin la defensa de sus derechos. Es de resaltar que el
beneficio de los archivos para la administración de las organizaciones, es
extensible a la de una Nación, tomando en cuenta que esta debe ser llevada con
total transparencia y que se debe dejar evidencia de todos los procesos que en
ella se lleven a cabo, redundando en un desarrollo económico y social.
Al comienzo de este punto mencioné el valor primario que poseen los documentos
de archivo, con el pasar del tiempo van perdiendo su vigencia y luego de un
determinado tiempo se inician en el proceso de valoración y selección, donde, se
establece el destino final de estos, el cual sería su eliminación o conservación
permanente, en este último será revestido por un valor secundario (histórico,
cultural y de investigación), en el que sirven a la sociedad como fuente
innegable para el desarrollo social, científico y cultural, ya que, su contenido
sienta las bases para la investigación y para la identificación cultural de los
pueblos.
Fuentes Consultadas:
de archivo, con el pasar del tiempo van perdiendo su vigencia y luego de un
determinado tiempo se inician en el proceso de valoración y selección, donde, se
establece el destino final de estos, el cual sería su eliminación o conservación
permanente, en este último será revestido por un valor secundario (histórico,
cultural y de investigación), en el que sirven a la sociedad como fuente
innegable para el desarrollo social, científico y cultural, ya que, su contenido
sienta las bases para la investigación y para la identificación cultural de los
pueblos.
Fuentes Consultadas:
1) Diccionario de Terminología Archivística (1993) Comisión de Terminología de
la Dirección de Archivos Estatales. Madrid: Ministerio de Cultura.
2) Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (Gaceta Oficial N°
5.453 Extraordinario de fecha 24 de marzo de 2000) Art. 02, 03, 28.
la Dirección de Archivos Estatales. Madrid: Ministerio de Cultura.
2) Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (Gaceta Oficial N°
5.453 Extraordinario de fecha 24 de marzo de 2000) Art. 02, 03, 28.
GORRÍN, IMARÚ
Definición de Archivos Intermedios: Desde su concepto más general, desde la
Archivística, desde el marco legal venezolano.
El Archivo intermedio es un invento norteamericano que tuvo lugar durante la II
Guerra Mundial para solucionar la enorme producción documental de los Estados
federales, dicho modelo prospera primeramente en Canadá, Gran Bretaña, Alemania,
Francia y España. Se dice que este Archivo viene a ser la residencia de los
documentos que aún tienen valores administrativos pero son utilizados con poca
frecuencia por la Administración y aún no ha llegado para ellos el momento de
entrar en el Archivo histórico. De acuerdo a lo planteado por GIITA Es el
"Archivo que guarda todos los documentos de valor nacional pertenecientes a los
órganos de gobierno y organismos de la administración central del Estado y que
es fuente de completamiento de los archivos estatales. Tiene funciones similares
a la de los archivos centrales". Sin embargo para Manuel Vázquez, "los archivos
intermedios son un componente de un sistema de administración de documentos y
archivos a los Archivos Sectoriales, que en un gran sistema de archivos cumplen
con la misma función de los archivos intermedios, pero procesando los documentos
de una unidad administrativa solamente, debido a que el volumen de documentos
emanados de las distintas oficinas gestoras es muy extenso, por lo que divide en
sectores dichos archivos".
Guerra Mundial para solucionar la enorme producción documental de los Estados
federales, dicho modelo prospera primeramente en Canadá, Gran Bretaña, Alemania,
Francia y España. Se dice que este Archivo viene a ser la residencia de los
documentos que aún tienen valores administrativos pero son utilizados con poca
frecuencia por la Administración y aún no ha llegado para ellos el momento de
entrar en el Archivo histórico. De acuerdo a lo planteado por GIITA Es el
"Archivo que guarda todos los documentos de valor nacional pertenecientes a los
órganos de gobierno y organismos de la administración central del Estado y que
es fuente de completamiento de los archivos estatales. Tiene funciones similares
a la de los archivos centrales". Sin embargo para Manuel Vázquez, "los archivos
intermedios son un componente de un sistema de administración de documentos y
archivos a los Archivos Sectoriales, que en un gran sistema de archivos cumplen
con la misma función de los archivos intermedios, pero procesando los documentos
de una unidad administrativa solamente, debido a que el volumen de documentos
emanados de las distintas oficinas gestoras es muy extenso, por lo que divide en
sectores dichos archivos".
Es bien sabido que en la mayoría de las organizaciones o instituciones públicas
como privadas, este tipo de Archivos son representados por los Archivos
Centrales, debido a que por falta de espacio físico, restringe su capacidad para
almacenar las distintas transferencias de documentos que son enviados desde las
oficinas o unidades administrativas, no obstante la diferencia con los
Centrales, es que dichos Archivos suponen la concentración documental de los
Archivos de Oficina de una misma Institución, en cambio los Intermedios suelen
concentrar archivos de diferentes Instituciones y se les otorgan las funciones
de valoración, selección y eliminación.
Pues bien el Archivo Intermedio contemplado en el Marco Legal Venezolano se
establece en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la
Administración Pública, publicado en la Gaceta Oficial Nº 5.890 Extraordinaria
31/07/2.008, en el artículo Nº 145, "Artículo 145. En cada órgano o ente de la
Administración Pública habrá un órgano de archivo con la finalidad de valorar,
seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al Archivo
General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas y
demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo".
Fuentes Consultadas:
Heredia Herrera, Antonia. ¿Qué es un Archivo?. Asturias: Ediciones Trea, 2007.
Vázquez, M.: Introducción a la archivología. Santafé de Bogota: Archivo General
de la Nación, 1997.
Vázquez, M.: Introducción a la archivología. Santafé de Bogota: Archivo General
de la Nación, 1997.
HERNÁNDEZ, DIANELA
Archivos intermedios
Según la autora Antonia Heredia Herrera, describe la función principal de un
Archivo en tres funciones que es: "recoger, conservar y servir, con variantes
como reunir y custodiar". La recogida se limita a la recepción de documentos en
muchos casos y el servicio limitado para algunos pocos. Sus funciones son:
Archivo en tres funciones que es: "recoger, conservar y servir, con variantes
como reunir y custodiar". La recogida se limita a la recepción de documentos en
muchos casos y el servicio limitado para algunos pocos. Sus funciones son:
· Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
· Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa
· Almacenar los documentos debidamente ordenados y clasificados.
· Ubicación del documento de forma agilizada.
· Asegurar la recuperación de información.
· Ser un centro activo de información que permita relacionar los nuevos
documentos con los ya archivados.
documentos con los ya archivados.
· Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del
pasado.
pasado.
· Funciona como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende
demostrar la realización de un acto.
demostrar la realización de un acto.
· Proporcionar información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados dentro
de la institución. Su importancia: los archivos son considerados de gran
importancia para la sociedad, porque en ellos se recoge, conserva, preserva y
enseña información contenida en los documentos. Por ello se dice que los
archivos son el repositorio de la memoria histórica y cultural de una nación, de
la sociedad en general, debido a que ellos se encargan de resguardar la
información más relevante y de alto valor.
de la institución. Su importancia: los archivos son considerados de gran
importancia para la sociedad, porque en ellos se recoge, conserva, preserva y
enseña información contenida en los documentos. Por ello se dice que los
archivos son el repositorio de la memoria histórica y cultural de una nación, de
la sociedad en general, debido a que ellos se encargan de resguardar la
información más relevante y de alto valor.
HERNÁNDEZ, TIBISAY
Definición de Archivos Intermedios: Es aquel al que se han de transferir los
documentos de los archivos administrativos o centrales, cuando su consulta es
esporádicas por los organismos productores (personal -usuario), encargándose de
resguardar los documentos en un tiempo estipulado, hasta su transferencia al
archivo histórico o su eliminación.
documentos de los archivos administrativos o centrales, cuando su consulta es
esporádicas por los organismos productores (personal -usuario), encargándose de
resguardar los documentos en un tiempo estipulado, hasta su transferencia al
archivo histórico o su eliminación.
Etapas en la formación de los archivos intermedios:
Segunda etapa o edad: corresponde a una etapa intermedia, refiriéndose a los
documentos, o el expediente referente a un asunto, deben conservarse como objeto
de consulta o antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo
intermedio, en la que el valor primario decrece en la misma proporción en que
aumenta el valor secundario.
documentos, o el expediente referente a un asunto, deben conservarse como objeto
de consulta o antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo
intermedio, en la que el valor primario decrece en la misma proporción en que
aumenta el valor secundario.
Organización de los archivos intermedios. La organización en los archivos
intermedios consiste en respetar el orden ya establecido en el archivo
administrativo, es decir no romper con los principios de procedencia y orden
original.
intermedios consiste en respetar el orden ya establecido en el archivo
administrativo, es decir no romper con los principios de procedencia y orden
original.
Así como también aplicar los principios y técnicas modernas de valoración y
selección de los documentos que van a ser conservados indefinidamente o
eliminado, proceso necesario para garantizar un orden y control de los
documentos que fueron ingresados del archivo administrativo y de los que se van
a traspasar al archivo
selección de los documentos que van a ser conservados indefinidamente o
eliminado, proceso necesario para garantizar un orden y control de los
documentos que fueron ingresados del archivo administrativo y de los que se van
a traspasar al archivo
Funciones del Archivo Intermedio:
· Proceden la valoración de los documentos.
· Selección y expurgo de los mismos, con el objeto de conservar los pertinentes.
· Conservar los documentos que han perdido su valor primario y utilidad por la
cual fueron creados.
cual fueron creados.
Importancia:
Es de gran importancia, debido a que es el encargado de reunir y conservar todos
los documentos traspasado de los archivos administrativos, gracias a su función
hace posible el equilibrio documental, es decir, debido a que no todo los documentos se pueden conservan, por eso seleccionan y valoran la documentación
que se preservara. Motivo por el cual el archivo intermedio es parte vital del
sistema archivístico.
Fuente Consultada:
HERNÁNDEZ, YAMILET
Funciones del archivo
Según la autora Antonia Heredia Herrera, describe la función principal de
un Archivo en tres funciones que es: "recoger, conservar y servir, con variantes
como reunir y custodiar". La recogida se limita a la recepción de documentos en
muchos casos y el servicio limitado para algunos pocos.
un Archivo en tres funciones que es: "recoger, conservar y servir, con variantes
como reunir y custodiar". La recogida se limita a la recepción de documentos en
muchos casos y el servicio limitado para algunos pocos.
En Venezuela la Ley Orgánica de Administración Pública, artículo 144,
menciona las funciones que debe ejecutar un sistema de archivo, como: "conservar
y disponer la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de
forma tal que sea recuperable para uso del Estado, en servicio de las personas y
como fuente de la historia"
menciona las funciones que debe ejecutar un sistema de archivo, como: "conservar
y disponer la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de
forma tal que sea recuperable para uso del Estado, en servicio de las personas y
como fuente de la historia"
Funciones del archivo.
a.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
b.- Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
c.- Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos
d.- La organización, coordinación y dirección de los archivos de los diferentes
edificios.
edificios.
e.- La elaboración de normas de procedimiento específicas para cada serie
documental, con el fin de establecer los periodos de permanencia en los
depósitos de los diversos edificios y los plazos de conservación y
accesibilidad.
f.- El control de las transferencias de los archivos de gestión al Archivo General
documental, con el fin de establecer los periodos de permanencia en los
depósitos de los diversos edificios y los plazos de conservación y
accesibilidad.
f.- El control de las transferencias de los archivos de gestión al Archivo General
INDRIAGO, SOLIMAR
Los Archivos Intermedio
Son un componente de un sistema de administración de documentos y archivos a los
Archivos Sectoriales, que en un gran sistema de archivos cumple con la misma
función de los archivos intermedios, pero procesando los documentos de una
unidad administrativa solamente, debido a que el volumen de documentos emanados
de las distintas oficinas gestoras es muy extenso.
Es decir los Archivos intermedios, son los que conservan documentos que ya no
tienen valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o
no. Son los encargados de recibir toda la producción documental y de seleccionar
la parte a conservar. Permitiendo acceso a los documentos cuando este es
requerido, aplicando plazos precauciónales para su tiempo de conservación. En su
primera mitad se caracteriza por la consolidación de los avances experimentados
y una producción profesional más abundante.
Archivos Sectoriales, que en un gran sistema de archivos cumple con la misma
función de los archivos intermedios, pero procesando los documentos de una
unidad administrativa solamente, debido a que el volumen de documentos emanados
de las distintas oficinas gestoras es muy extenso.
Es decir los Archivos intermedios, son los que conservan documentos que ya no
tienen valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o
no. Son los encargados de recibir toda la producción documental y de seleccionar
la parte a conservar. Permitiendo acceso a los documentos cuando este es
requerido, aplicando plazos precauciónales para su tiempo de conservación. En su
primera mitad se caracteriza por la consolidación de los avances experimentados
y una producción profesional más abundante.
Fuente Consultada:
Prof. Rondón, Martha. (2010). Archivo de Gestión y Producción Documental. Guía
de Estudio Tema I.
de Estudio Tema I.
LAFE, NORBERTO
Definición de Archivo. Desde su concepto más general, desde la Archivística, desde
el marco legal venezolano y Funciones del Archivo.
En base a un criterio geográfico, nos encontramos con tres grandes grupos, entre
los cuales podemos distinguir:
los cuales podemos distinguir:
• El ámbito Mediterráneo (Francia, Italia, España…) donde el archivo es el
complejo documentario producido por personas físicas o jurídicas, públicas o
privadas.
• El ámbito de los países anglófonos, cuyos máximos representantes son EE.UU. y
Gran Bretaña, en los que el vocablo "archivo" engloba el complejo documentario
producidos por los entes públicos a los que se añaden con matices los del ámbito
privado, ya que en la práctica estos se limitan a los de instituciones privadas
o los archivos históricos, no los administrativos nacidos en el campo de lo
privado o los vivos-privados.
• Los antiguos países socialistas en los que el archivo incluye también todo el
material literario o científico, pues estos, son en realidad obras al servicio
del Estado.
Aun así, podemos definir de manera general archivo, como un conjunto orgánico
de documentos o la agrupación de estos, reunidos por las entidades públicas y
por los particulares en el ejercicio de sus actividades, cuya utilización está
dirigida a la investigación, la cultura, la información o la gestión
administrativa. Se entiende asimismo por archivos las instituciones culturales
cuyo objeto es la reunión, conservación, clasificación, ordenación y
divulgación, con fines de esta naturaleza, de los fines de esta naturaleza, de
los mencionados conjuntos orgánicos.
complejo documentario producido por personas físicas o jurídicas, públicas o
privadas.
• El ámbito de los países anglófonos, cuyos máximos representantes son EE.UU. y
Gran Bretaña, en los que el vocablo "archivo" engloba el complejo documentario
producidos por los entes públicos a los que se añaden con matices los del ámbito
privado, ya que en la práctica estos se limitan a los de instituciones privadas
o los archivos históricos, no los administrativos nacidos en el campo de lo
privado o los vivos-privados.
• Los antiguos países socialistas en los que el archivo incluye también todo el
material literario o científico, pues estos, son en realidad obras al servicio
del Estado.
Aun así, podemos definir de manera general archivo, como un conjunto orgánico
de documentos o la agrupación de estos, reunidos por las entidades públicas y
por los particulares en el ejercicio de sus actividades, cuya utilización está
dirigida a la investigación, la cultura, la información o la gestión
administrativa. Se entiende asimismo por archivos las instituciones culturales
cuyo objeto es la reunión, conservación, clasificación, ordenación y
divulgación, con fines de esta naturaleza, de los fines de esta naturaleza, de
los mencionados conjuntos orgánicos.
Definición de Archivo desde el marco legal venezolano
Según el artículo 143.- de la ley orgánica de la administración pública
Se entiende por órgano de archivo, al ente o unidad administrativa del Estado
que tiene bajo su responsabilidad la custodia, organización, conservación,
valoración, desincorporación y transferencia de documentos oficiales sea cual
fuere su fecha, forma y soporte material, pertenecientes al estado o aquellos
que se derivan de la prestación de un servicio público.
Se entiende por órgano de archivo, al ente o unidad administrativa del Estado
que tiene bajo su responsabilidad la custodia, organización, conservación,
valoración, desincorporación y transferencia de documentos oficiales sea cual
fuere su fecha, forma y soporte material, pertenecientes al estado o aquellos
que se derivan de la prestación de un servicio público.
Según el artículo 144.- El objetivo esencial de los órganos de archivo del
Estado es el de conservar y disponer de la documentación de manera organizada,
útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado
en servicio de las personas y como fuente de la historia.
Estado es el de conservar y disponer de la documentación de manera organizada,
útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado
en servicio de las personas y como fuente de la historia.
Funciones del Archivo
La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya
que la Ley obliga a ello, estableciendo unos plazos mínimos de conservación durante los cuales puede ser requerida su presentación.
que la Ley obliga a ello, estableciendo unos plazos mínimos de conservación durante los cuales puede ser requerida su presentación.
Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta
conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos
tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente
lo que se busca.
conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos
tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente
lo que se busca.
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que
permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve
como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.
También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad
pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.
Las funciones de los archivos se podrían esquematizar de la siguiente manera:
permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve
como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.
También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad
pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.
Las funciones de los archivos se podrían esquematizar de la siguiente manera:
ARCHIVO = recoger/organizar/servir
ARCHIVO = documentos clasificados y ordenados para su difusión.
Recoger: incluye la entrada y salida de los documentos de archivos y se debe
seleccionar previamente para poder ejecutar esta función. Esta función se
encuentra estrechamente ligada con los términos de Transferencia y Traslado.
Conservar: lo que se entiende como un conjunto de medidas y procedimientos
destinados a asegurar la preservación o prevención de las posibles alteraciones
o curarlas. No se puede dejar a un lado las instalaciones y mobiliarios
(inmuebles de archivos).
Servicio: en el que…"Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y
a los datos que sobre sí misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales
o privados…podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan
información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de
personas". Artículo 28 de la Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5.453 de fecha
24/03/2000.
Fuentes Consultadas:
1) Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos. (1997). Hacia un Diccionario
de Terminología Archivística. Santa Fe de Bogotá. D.C.: Archivo General de la
Nación.
de Terminología Archivística. Santa Fe de Bogotá. D.C.: Archivo General de la
Nación.
2) Pernía, Humberto. (1990). Diccionario de Archivología. Caracas: Archivo
General de la Nación.
General de la Nación.
3) Sanchis Moreno, Francisco José. (1999). Los Archivos de Oficina: Una Síntesis
para su Gestión. Valencia (España): Tirant la Billanch.
para su Gestión. Valencia (España): Tirant la Billanch.
4) Decreto con rango, valor y fuerza de Ley Orgánica de la Administración
Pública. Gaceta Oficial extraordinario N 5.890 jueves 31 de Julio de 2008.
Gaceta Oficial N 38.146 miércoles 25 de Marzo de 2009 Art. 143 y Art. 144
Monografía de la Unidad II.- Archivos de Gestión, Administrativos e Intermedios
UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA
FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
CÁTEDRA: ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E INTERMEDIOS
PROFESORA ISNEIDA RIVEROL
UNIDAD II
Integrantes – Grupo N° 3:
Flores Caicedo, Juan
Franceschi L., Jean
Freire, Jonathan
Frontado R., Diego
Gamez B., María
García S., Yeferson
García S., Johanna
Gorrin B., Imaru
Guedez G., Adriana
Hernández D., Daniela
Hernández L., Tibisay
Hernández Y., Yamilet
Indriago L., Solimar
Lafe B., Norberto
TABLA DE CONTENIDO
Introducción
ARCHIVOS DE GESTIÓN, ADMINISTRATIVO E INTERMEDIO
1. - ¿Qué es un Archivo?
1.1.- Definición de Archivo desde el marco legal venezolano
1.2.- Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo
1.3.- Funciones del Archivo
1.4.- Importancia de los Archivos para: la administración, la comunidad, el Estado, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, y para el fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad cultural
1.5.- Clases de archivos
1.6.- Importancia
2.- Archivo administrativo
2.1.- Definición de archivo administrativo
2.2.- Organización de los archivos administrativos
2.3.- Etapas en la formación de los archivos administrativos
3.- Archivo de gestión
3.1.- Definición de archivo de gestión
3.2- Etapa del archivo de gestión
3.3.- Funciones del Archivo de Gestión
3.4.- Importancia de los archivos de gestión
4.- Archivos intermedios
4.1.- Definición de Archivos Intermedios: Desde su concepto más general de la archivística y desde el marco legal venezolano
4.2.- Etapas en la formación de los archivos intermedios
4.3.- Organización de los archivos intermedios
4.4.- Funciones del Archivo Intermedio
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Conclusión
Fuentes Consultadas
INTRODUCCIÓN
Hoy más que nunca, el ser humano comprende la importancia de la información, ya que, el mantenerse informado le brindará mayores oportunidades de éxito en su vida personal, familiar, laboral o empresarial. Pues dicha información, le servirá como materia prima en el proceso de toma de decisiones. Sin información no se podría evaluar las alternativas existentes o desarrollar nuevas alternativas.
Como es bien sabido, una de las funciones de los Archivos es la de ser un centro activo de información, condición que lo hace a su vez una herramienta de apoyo en la toma de decisiones. Es por ello, que en esta oportunidad, estudiaremos la definición de Archivos, no solo desde su concepto más general, sino también desde el punto de vista de la Archivística y desde el marco legal venezolano, sus funciones, la importancia que representa para la Administración, la comunidad y para el Estado, el tipo de instituciones a la que sirve, el tipo, edad, clase , valor predominante y la cantidad de uso de los documentos que albergan, entre otros aspectos que nos permiten identificar: los procedimientos y funcionamientos que se desarrollan en los Archivos, en especial, los archivos administrativos, de gestión e intermedios.
ARCHIVOS DE GESTIÓN, ADMINISTRATIVO E INTERMEDIO
1. - ¿Qué es un Archivo?
En base a un criterio geográfico, nos encontramos con tres grandes grupos, entre los cuales podemos distinguir:
· El ámbito Mediterráneo (Francia, Italia, España…) donde el archivo es el complejo documentario producido por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas.
· El ámbito de los países anglófonos, cuyos máximos representantes son EE.UU. y Gran Bretaña, en los que el vocablo "archivo" engloba el complejo documentario producidos por los entes públicos a los que se añaden con matices los del ámbito privado, ya que en la práctica estos se limitan a los de instituciones privadas o los archivos históricos, no los administrativos nacidos en el campo de lo privado o los vivos-privados.
· Los antiguos países socialistas en los que el archivo incluye también todo el material literario o científico, pues estos, son en realidad obras al servicio del Estado.
Aun así, podemos definir de manera general al termino archivo, como un conjunto orgánico de documentos o la agrupación de estos, reunidos por las entidades públicas y por los particulares en el ejercicio de sus actividades, cuya utilización está dirigida a la investigación, la cultura, la información o la gestión administrativa. Se entiende asimismo por archivos las instituciones culturales cuyo objeto es la reunión, conservación, clasificación, ordenación y divulgación, con fines de esta naturaleza, de los fines de esta naturaleza, de los mencionados conjuntos orgánicos.
1.1.- Definición de Archivo desde el marco legal venezolano
Según el artículo 143.- de la Ley Orgánica de la Administración Pública
“se entiende por órgano de archivo, al ente o unidad administrativa del Estado que tiene bajo su responsabilidad la custodia, organización, conservación, valoración, desincorporación y transferencia de documentos oficiales sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, pertenecientes al estado o aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público” (17).
Según el artículo 144.- de esta misma ley, el “objetivo esencial de los órganos de archivo del Estado es el de conservar y disponer de la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado en servicio de las personas y como fuente de la historia” (17).
1.2.- Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo
Francisco Fuster en su obra “Anales de la Documentación” expresa que “a lo largo de la historia de los archivos la legislación, la práctica archivística y la doctrina científica han incorporado todos y cada uno de los elementos del concepto de archivo, pasando de la acepción como lugar o depósito al conjunto orgánico de documentos y llegando al concepto de institución, donde los profesionales de la archivología juegan un papel decisivo para lo jurídico-administrativo y en definitiva científica de los archivos” (4).
De igual forma, nos narra como en el mundo Antiguo y Medieval se consideraba a los archivos como el lugar donde se conservaban documentos de importancia jurídica. Esta categoría es la que luego va a lograr el cambio de concepto, pasando de ser un lugar a denominarse como institución que tiene bajo su responsabilidad la custodia de los documentos. El lugar de la custodia es condición sine qua non para la existencia del archivo, igual que la calidad del archivólogo, persona revestida de fe pública. La evolución es lenta para el concepto de archivo como contenido documental, es hasta el siglo XIX con la consolidación del principio de procedencia que aporta el concepto de “organicidad de los conjuntos documentales”, esta concepción se vuelve una constante a lo largo del siglo XX, esto para los teóricos archivistas y los textos legislativos de los países.
El concepto de archivo como institución fue fundamental en la etapa clásica del Derecho Romano, y los primeros tratadistas españoles del siglo XIX, lo definen como institución y conjunto orgánico de documentos, con procedencia definida, con una especifica conservación, tratado de forma científica y dispuesta para el servicio de la comunidad. Son diversos la cantidad de autores que tratan la materia archivística, y actualmente seguimos la moderna teoría del ciclo vital de los documentos que destina a los fondos a sus etapas administrativos, a una institución archivística determinada, ya sea, archivos: de gestión, intermedios, centrales o históricos, revalorizándose dentro del concepto total de archivo.
1.3.- Funciones del Archivo
La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello, estableciendo unos plazos mínimos de conservación durante los cuales puede ser requerida su presentación.
Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.
Las funciones de los archivos se podrían esquematizar de la siguiente manera:
Según A. Heredia la función del archivo se resume en: ARCHIVO = recoger + conservar + servir (11).
Y según Cruz Mundet en: ARCHIVO = documentos clasificados y ordenados para su difusión (16).
Recoger: vinculado con la “adquisición” incluye la entrada y salida de los documentos en el archivos y se debe seleccionar previamente para poder ejecutar esta función, además, se debe elaborar registros para mantener un control en el ingreso y egreso de los escritos. Esta función se encuentra estrechamente ligada con los términos de Transferencia y Traslado.
Conservar: lo que se entiende como un conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar la preservación o prevención de las posibles alteraciones o curarlas, si ya han ocurrido. Además, esta se encuentra presente en el destino final de los documentos, tras el proceso de expurgo: valoración, selección, eliminación o conservación permanente. Es importante destacar que no se puede dejar a un lado las medidas de conservación que se deben tomar con respecto a las instalaciones y mobiliarios.
Servir: es la facilitación de los documentos, ya sea, a través de préstamos, reproducción en sus diversas manifestaciones, la elaboración de instrumentos de descripción y de otros mecanismos elaborados por los archivólogos, hasta la consulta en salas para este fin, todo esto para garantizar el derecho de toda persona a acceder a la información según nuestra Constitución en su Artículo 28 de la Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5.453 de fecha 24/03/2000, que expresa que “toda persona tiene el derecho de acceder a la información y a los datos que sobre sí misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados…podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de personas" (6).
1.4.- Importancia de los Archivos para: la administración, la comunidad, el Estado, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, y para el fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad cultural.
Para establecer la importancia de los archivos, debemos hablar en principio del "documento de archivo", y definirlo como "el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal" (5). En vista que, los archivos se encargan de resguardar el patrimonio documental de una organización, y que su fondo documental testimonia sus actividades, queda explícito, la importancia de este órgano para la administración, ya que, el manejo eficiente de esta información y la garantía de que pueda ser recuperada, consultada o utilizada a la brevedad posible, va a repercutir en el buen funcionamiento del ente al cual sirve.
Por otra parte, el art. 28 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela expresa el derecho de los ciudadanos a "acceder a la información". Es decir, que el Estado reconoce lo imprescindible que es para la comunidad estar al tanto de cualquier actividad que esta realice y de su patrimonio. También, deja sentado en los artículos Nº 02 y 03 de esta constitución que "Venezuela se constituye en un Estado democrático y social de Derecho y de Justicia", y que el Estado tiene como fin la defensa de sus derechos. Es de resaltar que el beneficio de los archivos para la administración de las organizaciones, es extensible a la de una Nación, tomando en cuenta que esta debe ser llevada con total transparencia y que se debe dejar evidencia de todos los procesos que en ella se lleven a cabo, redundando en un desarrollo económico y social (6).
Al comienzo de este punto mencioné el valor primario que poseen los documentos de archivo, con el pasar del tiempo van perdiendo su vigencia y luego de un determinado tiempo se inician en el proceso de valoración y selección, donde, se establece el destino final de estos, el cual sería su eliminación o conservación permanente, en este último será revestido por un valor secundario (histórico, cultural y de investigación), en el que sirven a la sociedad como fuente innegable para el desarrollo social, científico y cultural, ya que, su contenido sienta las bases para la investigación y para la identificación cultural de los pueblos.
1.5.- Clases de archivos
Los archivos se pueden clasificar:
· Según el tipo de derecho y ámbito de acción al que se adscribe el organismo productor de los fondos documentales:
- Derecho público: internacional, regional y nacional (central, estadal, municipal)
- Derecho privado: Archivos de empresas públicas y privadas, de hospitales, de asociaciones, archivos familiares y personales, archivos religiosos, entre otros.
· Según el ciclo vital de los documentos:
- Archivos de gestión o de oficina (conserva 5 o 6 años: 1a edad del documento)
- Archivos centrales: recoge la documentación de los distintos archivos de gestión (conserva 10 años: 1a edad del documento). Puede estar unificado en un único archivo intermedio.
- Archivos intermedios: se le transfiere la documentación desde los distintos archivos centrales, y es el paso previo de la documentación hacia el archivo histórico (conserva 15-30 años: 2a edad del documento).
- Archivos históricos (conserva indefinidamente: 3a edad del documento)
· Según la frecuencia de consulta.
- Archivos activos: aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes. Corresponden a los archivos de gestión.
- Archivos semiactivos: aquellos que conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado la vigencia administrativa, legal, operativa o fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.
- Archivo inactivo: aquellos que conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función o su conservación definitiva. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.
1.6.- Importancia:
Los archivos como instituciones, como centros deben estar ligados a los objetivos de la organización, o del lugar al cual pertenecen. A medida que avanzamos los archivos también van avanzando y evolucionando desde todo punto de vista, de manera tal que nos permitan obtener información de una manera rápida veraz y más oportuna, debido a que las empresas realizan avances tecnológicos que deben ir de la mano con la documentación, llegando así a la sociedad del conocimiento que debe estar al servicio de la organización.los archivos para el área administrativa representan gran importancia ya que contribuyen al mejor desempeño de las funciones de dicha área y una mejor integración entre las unidades administrativas, debido a que sirven de soporte al principio y al final de la gestión de cualquier institución como memoria de la organización o de una unidad, cumpliendo así una función para mantener informado al usuario que necesite dicha documentación. Producción, conversación y producción de documentos. En tal sentido, los archivos poseen como misión proporcionar los documentos, datos y referencias para el desarrollo rápido, eficaz y eficiente como se dijo en un principio de las actividades de cada identidad formando parte fundamental del mismo.
2.- Archivos administrativos
2.1.- Definición de archivos administrativos
Los archivos administrativos son aquellos considerados "oficinas que inician o
reciben documentos que pueden haber estado archivados formalmente o en muebles
de archivadores de documentos que tiene que permanecer cerca del usuario.
Respetando el orden original de los documentos y estableciendo series y el sistema clasificatorio"(12). Es decir son aquellos que almacenan documentos que son
considerados recientes y son consultados frecuentemente para transacciones u de
información (fuente documental, en este archivo los documentos no pasan
demasiado tiempo y esto dependerá del tipo de documentación que maneje el
archivo administrativo.
reciben documentos que pueden haber estado archivados formalmente o en muebles
de archivadores de documentos que tiene que permanecer cerca del usuario.
Respetando el orden original de los documentos y estableciendo series y el sistema clasificatorio"(12). Es decir son aquellos que almacenan documentos que son
considerados recientes y son consultados frecuentemente para transacciones u de
información (fuente documental, en este archivo los documentos no pasan
demasiado tiempo y esto dependerá del tipo de documentación que maneje el
archivo administrativo.
Entre otros conceptos el grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos
Administrativos define a está, como: "Archivo vigente, activo, que guarda con
carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las
instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de completamiento de los archivos
centrales, provinciales y municipales"
Administrativos define a está, como: "Archivo vigente, activo, que guarda con
carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las
instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de completamiento de los archivos
centrales, provinciales y municipales"
2.2.- Organización de los archivos administrativos
Se basa en el orden lógico de los documentos dentro de los fondos de la unidad. Para ello se debe realizar una serie de procesos y pasos técnicos como: clasificación de las series documentales, cuadro de clasificación, usar una codificación alfanumérica, establecer un orden cronológico de los documentos.
Una buena organización regular la producción, circulación, uso y control de los documentos; su objetivo se enfoca en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de la institución, a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.
2.3.- Etapas en la formación de los archivos administrativos
Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental. En principio los documentos deben permanecer bajo el control de la administración que lo genera. Su función es servir de apoyo al productor del documento para su normal desenvolvimiento, mayor rapidez y eficacia de gestión, y de servicio informativo al ciudadano. Puede estar localizado en un primer momento en las oficinas pero, una vez cerrados y resueltos los expedientes, deberían ser trasladados a un archivo central administrativo, bajo la supervisión también de su directo productor.
“Sólo en las organizaciones de gran envergadura en la que se distinguen unos locales acondicionados como archivos. Este archivo se corresponde con la segunda etapa de la edad de los documentos, a este archivo llega todos los documentos que produce la institución y que son transferidos periódicamente desde el archivo de gestión. A este archivo le corresponde la función de formación de series documentales compuestas a partir de fragmentos de series enviadas regularmente por las oficinas. Los documentos permanecen diez años y pasarían a la siguiente etapa. Este archivo es considerado como el verdadero eje del sistema archivístico porque mantiene la relación con las oficinas productoras de la documentación con el archivo intermedio y sirve de nexo entre las oficinas y el archivo intermedio” (8).
Una vez en el archivo administrativo se tomaran previsiones para garantizar la adecuada tramitación de los expedientes administrativos y su inserción en un sistema integrado de archivos. Esto para la mejor utilidad de la información, de esta manera será recuperada con facilidad para luego pasar por el proceso de valoración según el ciclo vital de los documentos (13).
3.- Archivo de gestión
3.1.- Definición de archivo de gestión
Según F. Sanchis “El archivo de oficina o de gestión es la colección de documentos producidos y recibidos por una oficina o sector de gestión de un órgano para el ejercicio de unas competencias concretas, conservada por aquella como instrumento de continuidad en tomas de decisiones y conocimiento de actividades” (13). Cruz Mundet establece que el archivo “está formado por los documentos que produce o recibe…una empresa o un organismo público en el ejercicio de sus actividades” (16). Tomando en cuenta estos conceptos y sumando los conocimientos adquiridos en la Unidad I, que refería sobre los documentos, podemos definir archivos de gestión como: la primera estación de conservación de los documentos en el inicio de su ciclo vital (su nacimiento), donde, serán resguardados en las unidades departamentales de la organización hasta tanto hayan culminado el trámite administrativo para el cual fueron creados.
3.2.- Etapa del archivo de gestión
Los documentos surgen dentro de un contexto determinado y atraviesan distintas etapas. Dentro de la concepción del Ciclo de Vida de los Documentos, éstos nacen con una utilidad en la resolución de asuntos propios de su creación y función. Con el transcurso del tiempo, pierden su vigencia administrativa y legal, y solamente algunos se conservan permanentemente en razón de su valor científico – cultural. De igual forma, existen diferentes tipos o etapas de archivo: de gestión o de oficina, central o intermedio y final o histórico.
La transferencia es la suma de las actividades mediante las cuales los documentos producidos o recibidos por una oficina, en cumplimiento de sus funciones, se organizan para que ingresen a una etapa superior de archivo. El flujo racional señala que los archivos de gestión envían los documentos a los archivos centrales de las instituciones, y éstos los transfieren a la etapa final de archivo.
Es importante mencionar que en esta fase:
· Se da paso a la producción documental, iniciando el registro y control de la documentación adquirida.
· Se comienzan a formar los legajos de documentos para luego dar paso a los expedientes.
· Los documentos en esta fase son de uso frecuente por encontrarse en trámite.
· Se inicia el proceso de organización con una descripción básica.
· Los documentos permanecen máximo 5 años, sin embargo, pueden durar menos según sea su vigencia y duración de tramitación.
· En esta etapa se realiza un proceso de selección (se eliminan las copias innecesarias que ya finalizaron su función informativa, dejando sólo los originales) y mientras se resguardan los documentos se toman medidas básicas de conservación.
3.3.- Funciones del Archivo de Gestión
Como todo archivo, según A. Heredia su función se resume en recoger, conservar y servir. Sin embargo, tratándose de los archivos de gestión podemos agregar que estos por estar presentes en la etapa de tramitación de los documentos, y ser de uso frecuente para la gestión de asuntos, quien los maneje debe estar atento con los originales y las múltiples copias para garantizar la destrucción de las últimas, una vez terminado el proceso de tramitación y pierdan su valor informativo (13), esto para evitar que soportes innecesarios ocupen espacio valioso en el archivo al cual serán trasladados los escritos.
3.4.- Importancia de los archivos de gestión
Su importancia radica, en que estos archivos son los responsables de depositar y almacenar los documentos activos (vigentes) que están aún en trámite, estos se encuentran en la fase inicial del ciclo vital de los documentos, y en ella se hallan envestidos por los valores primarios (administrativo, jurídico, fiscal, contable, etc.), por lo tanto, son necesarios para solventar tramites de carácter inmediato, por ende son de uso frecuente, y es imprescindible tenerlos a total disposición y de forma organizada. Además, estos archivos controlan la masa documental generada por los organismos, por ello es primordial establecerle a los documentos un destino, es decir, ordenarlos, clasificarlos y depurarlos, bajos los principios archivísticos, con el objeto de que estos documentos al perder su vigencia puedan ser transferidos con un orden ya establecido al archivo intermedio o central según sea el caso.
4.- Archivos intermedios
4.1.- Definición de Archivos Intermedios: Desde su concepto más general de la archivística y desde el marco legal venezolano
Es aquel al que se han de transferir los documentos de los archivos administrativos o centrales, cuando su consulta es esporádicas por los organismos productores (personal -usuario), encargándose de resguardar los documentos en un tiempo estipulado, hasta su transferencia al archivo histórico o su eliminación.
El Archivo intermedio es un invento norteamericano que tuvo lugar durante la II Guerra Mundial para solucionar la enorme producción documental de los Estados federales, dicho modelo prospera primeramente en Canadá, Gran Bretaña, Alemania, Francia y España. Se dice que este Archivo viene a ser la residencia de los documentos que aún tienen valores administrativos pero son utilizados con poca frecuencia por la Administración y aún no ha llegado para ellos el momento de entrar en el Archivo histórico. De acuerdo a lo planteado por GIITA el "Archivo que guarda todos los documentos de valor nacional pertenecientes a los órganos de gobierno y organismos de la administración central del Estado y que es fuente de completamiento de los archivos estatales. Tiene funciones similares a la de los archivos centrales" (1). Sin embargo para Manuel Vázquez, "los archivos intermedios son un componente de un sistema de administración de documentos y archivos a los Archivos Sectoriales, que en un gran sistema de archivos cumplen con la misma función de los archivos intermedios, pero procesando los documentos de una unidad administrativa solamente, debido a que el volumen de documentos emanados de las distintas oficinas gestoras es muy extenso, por lo que divide en sectores dichos archivos" (12).
Es bien sabido que en la mayoría de las organizaciones o instituciones públicas como privadas, este tipo de Archivos son representados por los Archivos Centrales, debido a que por falta de espacio físico, restringe su capacidad para almacenar las distintas transferencias de documentos que son enviados desde las oficinas o unidades administrativas, no obstante la diferencia con los Centrales, es que dichos Archivos suponen la concentración documental de los Archivos de Oficina de una misma Institución, en cambio los Intermedios suelen concentrar archivos de diferentes Instituciones y se les otorgan las funciones de valoración, selección y eliminación.
Pues bien el Archivo Intermedio contemplado en el Marco Legal Venezolano se establece en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública, publicado en la Gaceta Oficial Nº 5.890 Extraordinaria 31/07/2.008, en el artículo Nº 145, "Artículo 145. En cada órgano o ente de la Administración Pública habrá un órgano de archivo con la finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al Archivo General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas y demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo"(17).
4.2.- Etapas en la formación de los archivos intermedios
Participa en la segunda etapa o edad de los documentos, corresponde a una fase intermedia, donde los documentos han ido perdiendo su vigencia o están prontos a perderla, y además, funciona como transición entre el archivo de gestión y el archivo general, en este proceso intervienen las Tablas de Retención. En ellos deben conservarse los documentos como objeto de consulta o antecedente, ya que, si es cierto que los documentos van perdiendo su vigencia y sean de uso menos frecuente, pueden estar decreciendo en su valor primario e ir dando paso al valor secundario (histórico, cultural, científico o de investigación).
Es importante destacar que en muchos casos estos archivos tienden a convertirse en depósitos de documentos llevados por personas de profesión ajena a la archivología. No obstante, podemos acotar que en esta etapa archivística se lleva a cabo un control de la recepción de documentos. Además, se realiza la instalación de los escritos en las unidades de almacenamiento que correspondan, respondiendo a un orden previamente establecido.
Como su nombre lo indica sirve de intermediario entre el archivo de oficina y el archivo general, por ello, participa en el proceso de valoración documental para la transferencia de fondos. Y finalmente destacamos que los documentos son consultados en menor frecuencia en esta fase.
4.3.- Organización de los archivos intermedios
La organización en los archivos intermedios consiste en respetar el orden ya establecido en el archivo administrativo, es decir no romper con los principios de procedencia y orden original.
Así como también aplicar los principios y técnicas modernas de valoración y selección de los documentos que van a ser conservados indefinidamente o eliminado, proceso necesario para garantizar un orden y control de los documentos que fueron ingresados del archivo administrativo y de los que se van a traspasar al archivo
4.4.- Funciones del Archivo Intermedio
“El archivo intermedio libera a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios para su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas documentales, al tiempo que garantiza la plena disponibilidad de sus documentos…” (9), se puede citar las siguientes funciones:
- Participan activamente en el proceso de expurgo: valoración, selección, eliminación o conservación permanente.
- Conservar los documentos que han perdido su valor primario y utilidad por la cual fueron creados.
4.5.- Importancia de los archivos intermedios
Es de gran importancia, debido a que se encarga de reunir y conservar todos los documentos traspasado o trasladados desde los archivos administrativos o de gestión, según sea el caso, hasta su destino final. Esta función hace facilita de alguna manera el equilibrio documental, debido a que no todo los documentos se pueden conservan, por ello juega un papel cuantioso en el proceso de valoración y selección de la documentación, siendo esto el motivo, por el cual, el archivo intermedio es parte vital del sistema archivístico.
CONCLUSIÓN
Queda claro que el término de archivo tiene dos acepciones, una es la de institución responsable de resguardar el patrimonio documental de una organización, y la otra como contenido de “Archivo” (11), que es el conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones. Partimos de estas definiciones pasando por la conceptualización de nuestro marco legal, su evolución y la función del archivo que se resume en ARCHIVO = recoger + conservar + servir (11), diciendo que recoger está vinculado con el proceso de adquisición; que en la conservación, no se debe dejar de lado el mobiliario e infraestructura, y además, que servir se asocia con difundir la información.
Continuamos con los Archivos Administrativos, de Gestión e Intermedios, los cuales van a albergar el fondo documental de una institución, según sea, dictaminado por esta o condicionada por el marco legal, durante un lapso de tiempo. Por otro lado, esta estadía se encuentra relacionada con el ciclo vital de los documentos, donde, en la primera edad le corresponde al archivo de gestión en su etapa de tramitación administrativa y producción documentaria, para luego, según sea la magnitud del ente se dirija al archivo administrativo, que serviría de nexo entre el archivo de oficina y el intermedio. Este último se encargara del fondo documental hasta tanto sea determinada su transferencia a un archivo central o general. Así mismo, en esta fase intermedia se iniciará el proceso de valoración y selección, para determinar que documentos deben seguir siendo conservados y cuales serán eliminados.
Determinamos a lo largo de nuestra investigación las funciones que ejercen estos archivos, su organización e importancia, y para resumir este contenido, podemos concluir que los archivos juegan un papel cuantioso en el desarrollo de una nación, ya que, custodian la memoria documental en cada una de sus fases, permitiendo que sea difundida esta masa informativa según las necesidades usuarias, y con las especificaciones legales que esto conlleva. Aunado a esto, el archivo participa de forma activa en el progreso administrativo, económico, social, científico y tecnológico, que resulta de la conservación de la memoria histórica de los pueblos para su identificación cultural, la búsqueda de administraciones transparentes y ser la base para futuras investigaciones.
FUENTES CONSULTADAS
1) Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos. (1997). Hacia un Diccionario de Terminología Archivística/GITTA. Santa Fe de Bogotá. D.C.: Archivo General de la Nación.
2) Pernía, Humberto. (1990). Diccionario de Archivología. Caracas: Archivo General de la Nación.
2) Pernía, Humberto. (1990). Diccionario de Archivología. Caracas: Archivo General de la Nación.
3) Sanchis Moreno, Francisco José. (1999). Los Archivos de Oficina: Una Síntesis para su Gestión. Valencia (España): Tirant la Billanch.
4) Fuster Ruíz, Francisco. (1999) Anales de la Documentación: Universidad de Murcia: España
5) Diccionario de Terminología Archivística (1993) Comisión de Terminología de la Dirección de Archivos Estatales. Madrid: Ministerio de Cultura.
6) Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (Gaceta Oficial N° 5.453 Extraordinario de fecha 24 de marzo de 2000) Art. 02, 03, 28.
7) Gavilán, César Martín. "Concepto y función de archivo. Clases de archivos. El sistema Archivístico de España" en Temas de Biblioteconomía (publicación en línea). Disponible en: http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/14058/1/sisarchivesp.pdf (Consulta: 22/03/2011)
8) Archivos administrativos (publicación en línea). Disponible en: http://html.rincondelvago.com/archivos-administrativos.html (Consulta: 01/04/2011)
9) Archivos Administrativos e Intermedios (publicación en línea). Disponible en: http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/archivos-administrativos-e-intermedios.html (Consulta: 01/04/2011)
10) “Los documentos de archivo: Fases, Tratamiento y servicio”: Archivos de la comunidad de Madrid (publicación en línea). Disponible en: http://www.madrid.org/cs/BlobServer?blobcol=urldata&blobtable=MungoBlobs&blobheadervalue1=filename%3DFases.pdf&blobkey=id&blobheadername1=Content-Disposition&blobwhere=1158618233451&blobheader=application%2Fpdf (Consulta: 01/04/2011)
11) Heredia Herrera, Antonia (2007) ¿Qué es un Archivo? España.
12) Vázquez, Manuel (1997) Introducción a la Archivología. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación de la República de Colombia.
13) Sanchis Moreno, Francisco (1999) Los archivos de oficina: una síntesis para su gestión. Valencia: España
14) Carnicer Arribas, Mª Dolores, Conde Villaverde Mª Luisa, Martín-Palomino y Benito, Mercedes y Romera Iruela, Luis (2003) Archivo de Oficina. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Subdirección General de los Archivos Estatales.
15) Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos. Hacia un Diccionario de Terminología Archivística: Archivo General de la Nación (1997). Santa Fe de Bogotá: Fe de Bogotá: Colombia.
15) Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos. Hacia un Diccionario de Terminología Archivística: Archivo General de la Nación (1997). Santa Fe de Bogotá: Fe de Bogotá: Colombia.
16) Alberch Fugueras, Ramón, Cruz Mundet, José Ramón (…) ¡Archivese!: Los documentos del poder – El poder de los documentos. Madrid.
17) Ley Orgánica de la Administración Pública (Gaceta Oficial N° 38.146 de fecha 25 de marzo de 2009). Art. 143, 144, 145.
