FORO Nº 5 (Unidad V.- Manuales)
FREIRE, JONATHAN
El objetivo del Manual de Normas y procedimientos consiste en documentar en
forma integral y detallada los procedimientos, tomando en cuenta las necesidades
específicas de la organización y sus características. Además de su uso, es
necesario instruir y capacitar al personal que labora en cada departamento y
hacerle comprender la necesidad de ejecutar adecuadamente las instrucciones y
procedimientos dados en dicho manual. A través de él, se puede planificar de
manera eficiente tanto el recurso humano como material, y obtener seguridad en
el registro de las operaciones, ya que habrá uniformidad de criterios.
Es por este motivo que se hace necesario contar con un instrumento que sirva de
apoyo para la comprensión e interpretación del proceso, que ayude a determinar
el flujo de información de forma consistente y perfectamente integrado para que
no se presente conflicto al momento de fluir la información. Por lo que se hace
importante que se implante un sistema administrativo, constituido por un manual
de normas y procedimientos que permita documentar el trabajo realizado por el
personal de cada departamento.
forma integral y detallada los procedimientos, tomando en cuenta las necesidades
específicas de la organización y sus características. Además de su uso, es
necesario instruir y capacitar al personal que labora en cada departamento y
hacerle comprender la necesidad de ejecutar adecuadamente las instrucciones y
procedimientos dados en dicho manual. A través de él, se puede planificar de
manera eficiente tanto el recurso humano como material, y obtener seguridad en
el registro de las operaciones, ya que habrá uniformidad de criterios.
Es por este motivo que se hace necesario contar con un instrumento que sirva de
apoyo para la comprensión e interpretación del proceso, que ayude a determinar
el flujo de información de forma consistente y perfectamente integrado para que
no se presente conflicto al momento de fluir la información. Por lo que se hace
importante que se implante un sistema administrativo, constituido por un manual
de normas y procedimientos que permita documentar el trabajo realizado por el
personal de cada departamento.
Objetivos:
1. Describir los aspectos generales de la organización.
2. Identificar los distintos Departamentos que conforman la organización.
3. Describir las funciones llevadas a cabo en cada departamento.
4. Describir el marco legal que rige las actividades de la organización.
5. Describir los distintos procedimientos.
6. Analizar las normas que dan origen a los procedimientos de cada departamento.
7. Diseñar flujo gramas de los procedimientos para cada actividad realizada en
los distintos departamentos.
Definición
El manual de normas y procedimientos es un componente del sistema de control
interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada,
sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e
información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las
distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada,
sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e
información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las
distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
FLORES, JUAN CARLOS
Los archivos representan una gran importancia indispensable para el eficaz desempeño de las tareas o acciones que se llevan a cabo en cualquier organización, ya que la existencia y el adecuado funcionamiento de un archivo soportan tanto la atingencia como la continuidad de la acción de cualquier proceso, por lo que se debe llevar un control estricto de los procedimientos, archivistitos, tomando en consideración las normas, pasos y procedimientos necesarios para realizar tal acción, como lo son los procedimientos de recepción, seguimiento, organización, conservación, transferencia, prestamos, selección y control de la documentación manejada por cada unidad, además de la generada por las mismas.
PROCESOS:
Es una sucesión de tareas, que tienen como origen unas entradas y como fin unas salidas. El objetivo del proceso es aportar valor en cada etapa.
Recursos o factores del proceso:
Personas: Quién lo hace. Tanto el concepto físico como en el de competencias, habilidades necesarias, formación requerida, etc.
Materiales: Con qué lo hace. En término de materias primas o semielaboradas. No pensemos únicamente en materiales físicos, ya que por ejemplo en empresas de servicio la información también es una materia prima.
Infraestructura: Con que herramientas. Instalaciones, maquinaria, hardware, softwar.
Método: Quién hace qué, cómo lo hace y cuando lo hace. Procedimiento, instrucción de trabajo
Tipos de procesos
Procesos de Gestión.
Son los procesos estratégicos de la organización.
También son denominados procesos de liderazgo o de staff.
Establecen las bases para el correcto funcionamiento y control de la organización.
Proveen de información al resto de los procesos para elaborar planes de mejora.
Ejemplos de procesos de gestión pueden ser, la gestión por procesos, la mejora continua, la satisfacción del cliente, los procesos de medición de la salud del sistema de gestión, los objetivos y políticas globales de la organización.
Procesos operativos.
Transforman los recursos en el producto/servicio aportándoles valor, es decir, conforme a los requisitos del cliente tanto interno como externo.
Son la razón de ser de la organización, sin los cuales esta no tendría sentido.
Son los responsables de lograr los objetivos de la empresa.
Procesos de apoyo.
Proporcionan los recursos al resto de procesos según los requisitos de estos.
Los procesos, son una herramienta para lograr los objetivos estratégicos de la organización y no un fin en sí mismos, han de aportar valor.
PROCEDIMIENTOS:
Un procedimiento es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación, trabajo, investigación, o estudio, se puede aplicar a cualquier empresa.
Es una serie de pasos, claramente definidos, que permiten trabajar correctamente o con el modo de ejecutar determinadas operaciones.
Serie de labores concatenadas. Se dice que es una serie de labores concatenadas, porque son una variedad de diferentes operaciones que se enlazan entre si, para que las anteriores sigan como base a las siguientes y así sucesivamente hasta lograr el resultado deseado.
Naturaleza y clase de procedimientos
La naturaleza de el procedimiento se encuentra apoyada en la tendencia humana de seguir la línea del menor esfuerzo; es decir, en el trabajo evitar estar decidiendo a cada paso, el (que hacer......?), ( el como hacerlo.....?) ...etc., lo cual se logra estableciendo los procedimientos que indican las rutinas fijadas para la resolución de los diferentes aspectos de trabajo.
Los procedimientos pueden ser:
Los procedimientos pueden ser:
Para producir un artículo: ........................................ fabricas
Para tramitar un documento: ....................................... gobierno
Para lograr un servicio: ........................................Bancos
Para vender un producto: ........................................comercios
Ubicación de los procedimientos (planeación) en la teoría de la administración.
Los procedimientos se consideran en el tercer nivel de la planeación; es decir, en el primer plano se encuentran los objetivos; en le segundo plano las políticas y en el tercer plano los procedimientos.
IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS
Se puede concebir a los procedimientos como los hábitos o costumbres de un organismo social. Estableciendo una analogía directa con los hábitos de una persona, se puede ver la importancia que de estos tienen en su vida. Si una persona tiene hábitos o costumbres negativas, su vida estará llena de obstáculos y nunca se podrá realizar plena y satisfactoriamente. Del mismo modo, si todo organismo social tiene procedimientos ilógicos, contradictorios, etc, tampoco podrá realizar los objetivos señalados. De aquí la importancia del estudio y mejoramiento de los procedimientos.
DIFERENCIA ENTRE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS:
Los procedimientos definen la secuencia de los pasos para ejecutar una tarea; los procesos transforman las entradas en salidas mediante la utilización de recursos.
Los procedimientos existen, son estáticos; los procesos se comportan, son dinámicos.
Los procedimientos están impulsados por la finalización de la tarea; los procesos están impulsados por la consecución de un resultado.
Los procedimientos se implementan; los procesos se operan y gestionan.
Los procedimientos se centran en el cumplimiento de las normas; los procesos se centran en la satisfacción de los clientes y otras partes interesadas.
Los procedimientos recogen actividades que pueden realizar personas de diferentes departamentos con diferentes objetivos; los procesos contienen actividades que pueden realizar personas de diferentes departamentos con unos objetivos comunes.
NORMAS.
Es una regla que debe ser respetada y que permite ajustar ciertas conductas o actividades. Se denomina a toda aquella ley o regla que se establece para ser cumplida por un sujeto específico en un espacio y lugar también específico. Las normas son las pautas de ordenamiento social que se establecen en una comunidad humana para organizar el comportamiento, las actitudes y las diferentes formas de actuar de modo de no entorpecer el bien común.
Las normas han sido tradicionalmente orales y el hecho de convertirse en escritas es lo que las hace volverse universales y objetivas, las normas pueden estar organizadas y clasificadas de acuerdo a los problemas y temáticas económicas, familiares, políticas laborales, penales y muchas otras. Esto permite acceder de manera más fácil y rápida a las secciones correspondientes de normas cuando son necesarias.
Una norma es un documento que contiene una serie de reglas, especificaciones técnicas, y características optimizadas, que se ha elaborado y aprobado por consenso a través de un organismo reconocido internacionalmente
Fuentes Consultadas:
FRONTADO, DIEGO
Definición de manuales de organización de la unidad de Archivos
El manual de organización de la unidad de Archivo es una fuente de información
que permite conocer, al personal del Archivo, la organización de la unidad, así
como las funciones a su cargo.les facilita además, el conocimiento de sus
obligaciones en el ámbito de su competencia, ayuda a integrar y orientar al
personal de nuevo ingreso y es un instrumento valioso de datos para estudios de
productividad, reorganización y de recursos humanos.
Por lo general, el documento presenta la Estructura Orgánica, actualizada y
autorizada de la organización a la que pertenece, el marco jurídico en el que
ésta unidad administrativa sustenta su actuación y funcionamiento, los objetivos
que tiene encomendados y la descripción de las funciones que debe realizar para
alcanzarlos.
Fuentes consultadas:
FERNÁNDEZ GIL, Paloma. (1999). Manual de organización de Archivos de Gestión en
las Oficinas Municipales. [Documentos en línea]. CEMCI. Disponible:
(http://www.cemci.org/archivos.pdf).
Universidad Autónoma de San Luis Potosí. División de Servicios Escolares y
Estudiantiles. (2008). Manual de organización Aplicado. Disponible:
(www.uaslp.mx/.../archivo/.../ManualOrganizacionArchivoGral.pdf .
El manual de organización de la unidad de Archivo es una fuente de información
que permite conocer, al personal del Archivo, la organización de la unidad, así
como las funciones a su cargo.les facilita además, el conocimiento de sus
obligaciones en el ámbito de su competencia, ayuda a integrar y orientar al
personal de nuevo ingreso y es un instrumento valioso de datos para estudios de
productividad, reorganización y de recursos humanos.
Por lo general, el documento presenta la Estructura Orgánica, actualizada y
autorizada de la organización a la que pertenece, el marco jurídico en el que
ésta unidad administrativa sustenta su actuación y funcionamiento, los objetivos
que tiene encomendados y la descripción de las funciones que debe realizar para
alcanzarlos.
Fuentes consultadas:
FERNÁNDEZ GIL, Paloma. (1999). Manual de organización de Archivos de Gestión en
las Oficinas Municipales. [Documentos en línea]. CEMCI. Disponible:
(http://www.cemci.org/archivos.pdf).
Universidad Autónoma de San Luis Potosí. División de Servicios Escolares y
Estudiantiles. (2008). Manual de organización Aplicado. Disponible:
(www.uaslp.mx/.../archivo/.../ManualOrganizacionArchivoGral.pdf .
GAMEZ, MARIA CAROLINA
Implantación del manual de normas y procedimientos.
En la implementación de las normas y políticas de la organización se deben tener
en cuenta las siguientes recomendaciones:
En la redacción de las normas y políticas se debe utilizar un lenguaje neutral e
impersonal.
Se deben evitar expresiones imperativas y apartes donde se detallen acciones de
tipo disciplinario por la omisión del cumplimiento de la norma que se está
estableciendo.
Darle importancia al objetivo de la norma de manera que se refleje claramente el
espíritu de la norma.
En la normatividad de una organización se debe reflejar conducta, la ética y el
espíritu de organización. Inclusive se debe reflejar en la calidad de empleados
que tiene y busca para cumplir con sus objetivos.
Estos manuales se deben implementar gradualmente pero de forma continua. Para
una organización
En cuanto al manual de procedimientos, este manual es muy importante
implementarlo debido a dos aspectos principales, primero le proporciona a cada
empleado de la empresa un panorama general de su cargo y como moverse dentro de
la compañía para lograr sus objetivos. En segundo lugar le permite a la empresa
tener una claridad de cómo fluyen los procesos de la compañía, como se
complementan las actividades y los cargos de una manera organizada. Esto es
útil para poder detectar en que momento un cargo está saturado de funciones, o
ya no se requiere, o se debe modificar, o se debe reestructurar una sección de
la empresa para adecuarla a las nuevas condiciones de la compañía.
En las labores cotidianas de un trabajador se hace necesario que las funciones
básicas de su cargo sean de su conocimiento. Por lo tanto en el posicionamiento
de un empleado, después de conocer su carta de funciones, responsabilidades y su
interacción en la organizacion, se debe seguir con una breve inducción en el
cargo y un recorrido por las dependencias que de una u otra manera tendrán que
ver con la ejecución de sus actividades.
En la implementación de las normas y políticas de la organización se deben tener
en cuenta las siguientes recomendaciones:
En la redacción de las normas y políticas se debe utilizar un lenguaje neutral e
impersonal.
Se deben evitar expresiones imperativas y apartes donde se detallen acciones de
tipo disciplinario por la omisión del cumplimiento de la norma que se está
estableciendo.
Darle importancia al objetivo de la norma de manera que se refleje claramente el
espíritu de la norma.
En la normatividad de una organización se debe reflejar conducta, la ética y el
espíritu de organización. Inclusive se debe reflejar en la calidad de empleados
que tiene y busca para cumplir con sus objetivos.
Estos manuales se deben implementar gradualmente pero de forma continua. Para
una organización
En cuanto al manual de procedimientos, este manual es muy importante
implementarlo debido a dos aspectos principales, primero le proporciona a cada
empleado de la empresa un panorama general de su cargo y como moverse dentro de
la compañía para lograr sus objetivos. En segundo lugar le permite a la empresa
tener una claridad de cómo fluyen los procesos de la compañía, como se
complementan las actividades y los cargos de una manera organizada. Esto es
útil para poder detectar en que momento un cargo está saturado de funciones, o
ya no se requiere, o se debe modificar, o se debe reestructurar una sección de
la empresa para adecuarla a las nuevas condiciones de la compañía.
En las labores cotidianas de un trabajador se hace necesario que las funciones
básicas de su cargo sean de su conocimiento. Por lo tanto en el posicionamiento
de un empleado, después de conocer su carta de funciones, responsabilidades y su
interacción en la organizacion, se debe seguir con una breve inducción en el
cargo y un recorrido por las dependencias que de una u otra manera tendrán que
ver con la ejecución de sus actividades.
Fuente consultada:
GARCÍA, JOHANNA
Definición de manual: Son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática, información de una organización. Así como las instrucciones y
lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas
(2).
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación (8).
Un manual es un instrumento de apoyo para el funcionamiento de una organización,
ya que, concentran información amplia y detallada acerca de su quehacer,
basamentos jurídicos, estructura orgánica, objetivos, políticas,
responsabilidades, funciones, actividades, etc. (6). Esto con el fin de informar
y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los
criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con
los objetivos trazados.
Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en
la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación
precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o
de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las
actividades que se le han encomendado(3).
Tipos de manuales:
1.- Manuales de Organización: Son aquellos que exponen con detalle la estructura
de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el
logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y
responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa.
Generalmente contienen graficas de organización, descripciones de trabajo,
cartas del límite de autoridad, entre otras cosas (4).
2.- Manuales de Políticas: Es la descripción detallada de los lineamientos a ser
seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los
objetivos, facilitando la descentralización, al suministrar a los niveles
intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones (2).
3.- Manuales de Normas y Procedimientos: Es la expresión analítica de los
procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad
operativa de la empresa, como la enunciación de normas de funcionamiento básicas
a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma (2).
4.- Manual de políticas, Normas y Procedimientos: Este manual comprende los
lineamientos que sirven de marco de referencia a la organización. Además,
incluyen toda la información referente a la organización (antecedentes,
estructura orgánica, funciones, organigramas, etc.). También, incluyen
descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico que incorpora
información importante sobre el uso de recursos materiales y tecnológicos para
el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas diarias (2).
5.- Manuales para Especialistas: Es aquel que agrupa normas, pautas e
instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de
actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la
secretaria (1).
6.- Manual del empleado: Su objetivo es lograr una rápida asimilación de
personal nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento, este
manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos (2).
7.- Manual de contenido múltiple: Es el manual que contiene material de tipo
diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien
definidos (4).
8.- Manuales de finanzas: Indica las responsabilidades del contador y el
tesorero, exigen que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos
que deben proteger de alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la
comprensión de sus deberes en todos los niveles de la administración (4).
9.- Manuales del sistema: El manual del sistema debe ser desarrollado a medida
que se desarrolla el sistema, y está constituido por un grupo de manuales o
partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema,
arquitectura de datos, arquitectura física del sistema, índice de componentes,
etc. (1).
10.- Manual de Calidad: es un documento que enuncia la política de la calidad
y que describe el sistema de calidad de una organización. Este manual puede
estar relacionado con las actividades totales de una organización o con una
parte seleccionada de estas (1).
Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la Calidad,
que son aceptadas alrededor del mundo, poseen un "enfoque basado en procesos
cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión
de calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento
de sus requisitos" (6).
11.- Manuales de historia de la empresa: Son aquellos que dan a los empleados
información de la historia de la compañía, sus comienzos, crecimientos, logros,
administración y posición actuales. Esto le da al empleado una vista
introspectiva de la tradición y pensamiento que apoya a la empresa con la que
está asociado. Probablemente contribuye a una mejor comprensión, aumenta la
moral y ayuda al empleado a sentir que pertenece, que forma parte de la
compañía. La información histórica por lo común se incluye como parte de la
presentación a un manual de políticas o de organización, o de un manual de
personal (4).
12.- Manuales de técnicas: Es un manual de contenido múltiple que trata acerca
de los principios y técnicas de una actividad determinada. Se elabora como
fuente básica de referencia para el órgano responsable de la actividad y como
información general para todo el personal interesado en esa actividad (4).
coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática, información de una organización. Así como las instrucciones y
lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas
(2).
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación (8).
Un manual es un instrumento de apoyo para el funcionamiento de una organización,
ya que, concentran información amplia y detallada acerca de su quehacer,
basamentos jurídicos, estructura orgánica, objetivos, políticas,
responsabilidades, funciones, actividades, etc. (6). Esto con el fin de informar
y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los
criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con
los objetivos trazados.
Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en
la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación
precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o
de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las
actividades que se le han encomendado(3).
Tipos de manuales:
1.- Manuales de Organización: Son aquellos que exponen con detalle la estructura
de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el
logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y
responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa.
Generalmente contienen graficas de organización, descripciones de trabajo,
cartas del límite de autoridad, entre otras cosas (4).
2.- Manuales de Políticas: Es la descripción detallada de los lineamientos a ser
seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los
objetivos, facilitando la descentralización, al suministrar a los niveles
intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones (2).
3.- Manuales de Normas y Procedimientos: Es la expresión analítica de los
procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad
operativa de la empresa, como la enunciación de normas de funcionamiento básicas
a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma (2).
4.- Manual de políticas, Normas y Procedimientos: Este manual comprende los
lineamientos que sirven de marco de referencia a la organización. Además,
incluyen toda la información referente a la organización (antecedentes,
estructura orgánica, funciones, organigramas, etc.). También, incluyen
descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico que incorpora
información importante sobre el uso de recursos materiales y tecnológicos para
el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas diarias (2).
5.- Manuales para Especialistas: Es aquel que agrupa normas, pautas e
instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de
actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la
secretaria (1).
6.- Manual del empleado: Su objetivo es lograr una rápida asimilación de
personal nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento, este
manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos (2).
7.- Manual de contenido múltiple: Es el manual que contiene material de tipo
diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien
definidos (4).
8.- Manuales de finanzas: Indica las responsabilidades del contador y el
tesorero, exigen que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos
que deben proteger de alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la
comprensión de sus deberes en todos los niveles de la administración (4).
9.- Manuales del sistema: El manual del sistema debe ser desarrollado a medida
que se desarrolla el sistema, y está constituido por un grupo de manuales o
partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema,
arquitectura de datos, arquitectura física del sistema, índice de componentes,
etc. (1).
10.- Manual de Calidad: es un documento que enuncia la política de la calidad
y que describe el sistema de calidad de una organización. Este manual puede
estar relacionado con las actividades totales de una organización o con una
parte seleccionada de estas (1).
Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la Calidad,
que son aceptadas alrededor del mundo, poseen un "enfoque basado en procesos
cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión
de calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento
de sus requisitos" (6).
11.- Manuales de historia de la empresa: Son aquellos que dan a los empleados
información de la historia de la compañía, sus comienzos, crecimientos, logros,
administración y posición actuales. Esto le da al empleado una vista
introspectiva de la tradición y pensamiento que apoya a la empresa con la que
está asociado. Probablemente contribuye a una mejor comprensión, aumenta la
moral y ayuda al empleado a sentir que pertenece, que forma parte de la
compañía. La información histórica por lo común se incluye como parte de la
presentación a un manual de políticas o de organización, o de un manual de
personal (4).
12.- Manuales de técnicas: Es un manual de contenido múltiple que trata acerca
de los principios y técnicas de una actividad determinada. Se elabora como
fuente básica de referencia para el órgano responsable de la actividad y como
información general para todo el personal interesado en esa actividad (4).
13.- Manuales de personal: También llamados de relaciones industriales, de reglas y
reglamentos de oficina, manual de empleado, manual de empleo. Los manuales de
este tipo, que tratan sobre administración de personal, puede elaborarse
destinados tres clases de usuarios:
• Para el personal en general.
• Para los supervisores.
• Para el personal de departamento o unidad de personal (4).
14.- Manuales de producción o ingeniería: Estos se utilizan para coordinar el control
de la producción, fabricación, inspección y personal de ingeniería (4).
15.- Manual de puestos y funciones: Este Manual contiene las responsabilidades y
obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura
organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de
trabajo para cada uno de ellos (2).
Presentación de manuales:
reglamentos de oficina, manual de empleado, manual de empleo. Los manuales de
este tipo, que tratan sobre administración de personal, puede elaborarse
destinados tres clases de usuarios:
• Para el personal en general.
• Para los supervisores.
• Para el personal de departamento o unidad de personal (4).
14.- Manuales de producción o ingeniería: Estos se utilizan para coordinar el control
de la producción, fabricación, inspección y personal de ingeniería (4).
15.- Manual de puestos y funciones: Este Manual contiene las responsabilidades y
obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura
organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de
trabajo para cada uno de ellos (2).
Presentación de manuales:
Se debe elaborar una forma de presentación del contenido, que presente la
descripción de los siguientes aspectos:
• El área funcional en la cual está ubicada la unidad administrativa
correspondiente.
• El nombre de la unidad administrativa correspondiente al puesto.
• El objetivo de la unidad administrativa.
• La dependencia orgánica de la unidad administrativa de referencia.
• El puesto correspondiente con su respectiva clave numérica.
• El capítulo y los artículos del estatuto o reglamentos que dan base legal a
las funciones asignadas.
• Las funciones correspondientes al puesto en cuestión (5).
Fuentes Consultadas:
descripción de los siguientes aspectos:
• El área funcional en la cual está ubicada la unidad administrativa
correspondiente.
• El nombre de la unidad administrativa correspondiente al puesto.
• El objetivo de la unidad administrativa.
• La dependencia orgánica de la unidad administrativa de referencia.
• El puesto correspondiente con su respectiva clave numérica.
• El capítulo y los artículos del estatuto o reglamentos que dan base legal a
las funciones asignadas.
• Las funciones correspondientes al puesto en cuestión (5).
Fuentes Consultadas:
1) Conceptualización y Tipos de Manuales (En línea) Disponible en:
http://www.buenastareas.com/ensayos/Conceptualizacion-y-Tipos-De-Manuales/919155\
.html (Consultado el: 11/05/2011 a la 1:54 pm)
2) Documentos y Manuales Administrativos (En línea) Disponible en:
http://html.rincondelvago.com/documentos-y-manuales-administrativos.html
(Consultado el: 11/05/2011 a la 1:37)
3) Herrera, Aroldo (2007) Mejores Prácticas (En línea) Disponible en:
http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrati\
vos.htm (Consultado el 11/05/2011 a la 1:40)
4) Manuales administrativos (En línea) Disponible en:
http://html.rincondelvago.com/manuales-administrativos_administracion.html
(Consultado el: 11/05/2011 a la 1:47 pm)
5) Manual de organización (En línea) Disponible en:
http://html.rincondelvago.com/manual-de-organizacion_2.html (Consultado el:
11/05/2011 a las 2:00 pm)
6) Metodología para la elaboración de manuales administrativos. Gobernación del
Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave: México (En línea) Disponible en:
http://portal.veracruz.gob.mx/pls/portal/docs/PAGE/CGINICIO/PDFS_MARCOLEGAL/METO\
DOLOGIA%20MANUALES%20ADMINISTRATIVOS_2.PDF (Consultado el 11/05/2011 a la 1:27
pm)
7) Norma Internacional ISO 9001:2000 (En línea) Disponible en:
http://www.mantenimientomundial.com/sites/mmnew/her/normas/Iso9001.pdf
(Consultado: 13/04/2011)
8) Palma, José (2011) Manual de Procedimiento (En Línea) Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml#con (Consultado el
11/05/2011 a la 1:23 pm)
http://www.buenastareas.com/ensayos/Conceptualizacion-y-Tipos-De-Manuales/919155\
.html (Consultado el: 11/05/2011 a la 1:54 pm)
2) Documentos y Manuales Administrativos (En línea) Disponible en:
http://html.rincondelvago.com/documentos-y-manuales-administrativos.html
(Consultado el: 11/05/2011 a la 1:37)
3) Herrera, Aroldo (2007) Mejores Prácticas (En línea) Disponible en:
http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrati\
vos.htm (Consultado el 11/05/2011 a la 1:40)
4) Manuales administrativos (En línea) Disponible en:
http://html.rincondelvago.com/manuales-administrativos_administracion.html
(Consultado el: 11/05/2011 a la 1:47 pm)
5) Manual de organización (En línea) Disponible en:
http://html.rincondelvago.com/manual-de-organizacion_2.html (Consultado el:
11/05/2011 a las 2:00 pm)
6) Metodología para la elaboración de manuales administrativos. Gobernación del
Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave: México (En línea) Disponible en:
http://portal.veracruz.gob.mx/pls/portal/docs/PAGE/CGINICIO/PDFS_MARCOLEGAL/METO\
DOLOGIA%20MANUALES%20ADMINISTRATIVOS_2.PDF (Consultado el 11/05/2011 a la 1:27
pm)
7) Norma Internacional ISO 9001:2000 (En línea) Disponible en:
http://www.mantenimientomundial.com/sites/mmnew/her/normas/Iso9001.pdf
(Consultado: 13/04/2011)
8) Palma, José (2011) Manual de Procedimiento (En Línea) Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml#con (Consultado el
11/05/2011 a la 1:23 pm)
GORRÍN, IMARÚ
Elaboración del manual de funciones del personal
El Manual de funciones la versión detallada de la descripción de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que
componen la estructura de la Organización, así mismo el propósito fundamental de
este manual es el de instruir a los miembros que la componen sobre los distintos
aspectos antes mencionados, procurando minimizar el desconocimiento de las
obligaciones de cada uno, la duplicación o superposición de funciones, lentitud
y complicación innecesarias en las tramitaciones, mala o deficiente atención al
público, desconocimiento de los procedimientos administrativos, entre otros.
Igualmente tiene que ver de manera directa con que el nuevo empleado obtenga
información y sepa cómo debe comportarse dentro de la organización y lo que se
espera que haga, mejor aún sus resultados; es necesario darle a conocer el
manual de funciones para que de una manera clara sepa cual es la tarea que va a
realizar. Se debe resaltar que El Manual Funciones debe ser considerado como un
instrumento dinámico, sujeto a cambios que surgen de las necesidades propias de
toda Empresa, y de la revisión técnica permanente para mantener su utilidad.
Fuente Consultada:
El Manual de funciones la versión detallada de la descripción de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que
componen la estructura de la Organización, así mismo el propósito fundamental de
este manual es el de instruir a los miembros que la componen sobre los distintos
aspectos antes mencionados, procurando minimizar el desconocimiento de las
obligaciones de cada uno, la duplicación o superposición de funciones, lentitud
y complicación innecesarias en las tramitaciones, mala o deficiente atención al
público, desconocimiento de los procedimientos administrativos, entre otros.
Igualmente tiene que ver de manera directa con que el nuevo empleado obtenga
información y sepa cómo debe comportarse dentro de la organización y lo que se
espera que haga, mejor aún sus resultados; es necesario darle a conocer el
manual de funciones para que de una manera clara sepa cual es la tarea que va a
realizar. Se debe resaltar que El Manual Funciones debe ser considerado como un
instrumento dinámico, sujeto a cambios que surgen de las necesidades propias de
toda Empresa, y de la revisión técnica permanente para mantener su utilidad.
Fuente Consultada:
Banco Central de Paraguay. Manual de organización y funciones. [Documento en
línea]. Disponible: http://www.bcp.gov.py/gee/funcion/MANUALGEE.pdf. [Consulta:
2011, mayo 12]
línea]. Disponible: http://www.bcp.gov.py/gee/funcion/MANUALGEE.pdf. [Consulta:
2011, mayo 12]
HERNÁNDEZ, TIBISAY
Elaboración del Manual del Personal
Estructura del Manual de funciones del personal
MANUAL DE FUNCIONES DEL PERSONAL
Estructura del Manual de funciones del personal
MANUAL DE FUNCIONES DEL PERSONAL
EL MANUAL
Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa
con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados
de una compañía. El objetivo primordial del manual es describir con claridad
todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada
uno de los cargos de la organización. De esta manera, se evitan funciones y
responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino
también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la
empresa, o peor aun de una misma sección. Aunque el manual de funciones es
bastante conocido, es evidente que por si solo no tiene una aplicación práctica
en una empresa sino se combina con una serie de elementos fundamentales que
hacen de su implementación un proceso exitoso. Los elementos que complementan un
manual de funciones para proceder a su implementación son los siguientes: Manual
de funciones y responsabilidades. Manual de procedimientos y diligenciamiento de
formatos. Estructura orgánica de la Empresa. Manual de normas administrativas.
Delineamientos o directrices de contratación de Personal. Reglamento laboral.
Aunque no se ha mencionado, es apenas obvio que para implementar exitosamente
todos documentos en la realidad de la empresa, se requiere de un compromiso y un
apoyo racional en todos los niveles de la organización. Es de recordar que no
solo se requiere introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel
sino también a los empleados de mas alto rango, llámese gerentes, jefes de
departamento, dueños, o accionistas administradores. Todos deben ser consientes
de la importancia de estos documentos y también lo deben aplicar sin restricción
alguna como miembros activos de la compañía.
con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados
de una compañía. El objetivo primordial del manual es describir con claridad
todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada
uno de los cargos de la organización. De esta manera, se evitan funciones y
responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino
también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la
empresa, o peor aun de una misma sección. Aunque el manual de funciones es
bastante conocido, es evidente que por si solo no tiene una aplicación práctica
en una empresa sino se combina con una serie de elementos fundamentales que
hacen de su implementación un proceso exitoso. Los elementos que complementan un
manual de funciones para proceder a su implementación son los siguientes: Manual
de funciones y responsabilidades. Manual de procedimientos y diligenciamiento de
formatos. Estructura orgánica de la Empresa. Manual de normas administrativas.
Delineamientos o directrices de contratación de Personal. Reglamento laboral.
Aunque no se ha mencionado, es apenas obvio que para implementar exitosamente
todos documentos en la realidad de la empresa, se requiere de un compromiso y un
apoyo racional en todos los niveles de la organización. Es de recordar que no
solo se requiere introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel
sino también a los empleados de mas alto rango, llámese gerentes, jefes de
departamento, dueños, o accionistas administradores. Todos deben ser consientes
de la importancia de estos documentos y también lo deben aplicar sin restricción
alguna como miembros activos de la compañía.
ESTRUCTURA MANUAL DE FUNCIONES DEL PERSONAL:
Este corresponde a un documento
que se divide en los siguientes aspectos: 1 Descripción básica del cargo El
formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que
pertenece y el cargo de su jefe inmediato. 2 Objetivo estratégico del cargo Este
ítem se refiere al la actividad genérica que define el grupo de funciones,
actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de
dicho cargo en la estructura de la empresa. En este punto se debe recalcar que
la definición del objetivo debe ser concreta y que globalice en pocas palabras
el grupo de funciones y responsabilidades del cargo. 3 Funciones básicas En este
numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones y
responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia
del cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones
básicas no se debe entrar en los detalles de "el como hacer para cumplir con las
funciones", ya que este es un tema tratado al detalle en el manual de
procedimientos y formatos, Es importante al describir las funciones y las
responsabilidades de forma tal que el jefe de dicho empleado pueda tener una
forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de las funciones
básicas al momento de la evaluación periódica del trabajador. Esto con el fin de
que al entregarle sus funciones al empleado, podamos tener un método sencillo de
control de gestión sobre el cargo, ya que al final de cada período al empleado
se le pueda evaluar su desempeño lo mas objetivamente posible. Cuando las
funciones se describen de una manera tan genérica, se termina describiendo los
deseos idealistas del jefe del empleado, generando una incertidumbre en la
interpretación de las funciones que finalmente se puede reflejar en evaluaciones
subjetivas del empleado. Si un grupo de funciones y responsabilidades descritas
para un empleado están bien redactadas y ajustadas a la realidad, una conciente
autoevaluación del empleado debe coincidir con la evaluación del jefe o al menos
estar muy cercana. Con esto se debe concluir que la descripción de las
funciones y responsabilidades deben ser una herramienta que ayude también a los
jefes a realizar una evaluación adecuada y objetiva que no tenga nada que ver
prejuicios personales. Es muy importante incluir dentro de la lista
responsabilidades, el nivel de autorización y responsabilidad presupuestal de su
cargo, si lo tiene. No deben quedar dudas para el funcionario hasta donde va su
responsabilidad y su autonomía tanto presupuestal como administrativa. 4
Personal relacionado con el cargo. En este ítem se parte de la ubicación del
cargo dentro del organigrama de la empresa para determinar con que empleados o
secciones debe interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y
responsabilidades asignadas. Esta parte del formato también le permite al
trabajador conocer la compañía y le da un panorama global del movimiento de la
empresa entre sus diferentes secciones.5 Perfil del Cargo En este punto de la
descripción del cargo, se refiere a cual sería el perfil óptimo o ideal del
funcionario que debe ocupar un cargo. Se debe aclarar con respecto a la
descripción del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una
adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy difícil encontrar
un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido para un
cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante mas
adecuado en el proceso de selección. Adicionalmente, después de conseguir el
empleado mas adecuado para el cargo, al cruzar el perfil óptimo establecido con
las características del empleado contratado (relación hombre – cargo).
Un manual de personal le permite a la empresa disminuir los malentendidos. El
personal Tendrá una idea clara de cuales son las políticas coporativas y tendrá
un recurso donde buscar la respuestas a sus preguntas básicas . Más aun, el
propósito de dicho manual es comunicar políticas dede ser claros, consiso y
sobre todo coherente a la hora de ralizarlo.
El Manual de Procedimientos es un documento que contiene la descripción de
actividades que debe seguir en la realización de las funciones de la unidad
administrativas o de dos o más de ellos.
que se divide en los siguientes aspectos: 1 Descripción básica del cargo El
formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que
pertenece y el cargo de su jefe inmediato. 2 Objetivo estratégico del cargo Este
ítem se refiere al la actividad genérica que define el grupo de funciones,
actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de
dicho cargo en la estructura de la empresa. En este punto se debe recalcar que
la definición del objetivo debe ser concreta y que globalice en pocas palabras
el grupo de funciones y responsabilidades del cargo. 3 Funciones básicas En este
numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones y
responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia
del cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones
básicas no se debe entrar en los detalles de "el como hacer para cumplir con las
funciones", ya que este es un tema tratado al detalle en el manual de
procedimientos y formatos, Es importante al describir las funciones y las
responsabilidades de forma tal que el jefe de dicho empleado pueda tener una
forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de las funciones
básicas al momento de la evaluación periódica del trabajador. Esto con el fin de
que al entregarle sus funciones al empleado, podamos tener un método sencillo de
control de gestión sobre el cargo, ya que al final de cada período al empleado
se le pueda evaluar su desempeño lo mas objetivamente posible. Cuando las
funciones se describen de una manera tan genérica, se termina describiendo los
deseos idealistas del jefe del empleado, generando una incertidumbre en la
interpretación de las funciones que finalmente se puede reflejar en evaluaciones
subjetivas del empleado. Si un grupo de funciones y responsabilidades descritas
para un empleado están bien redactadas y ajustadas a la realidad, una conciente
autoevaluación del empleado debe coincidir con la evaluación del jefe o al menos
estar muy cercana. Con esto se debe concluir que la descripción de las
funciones y responsabilidades deben ser una herramienta que ayude también a los
jefes a realizar una evaluación adecuada y objetiva que no tenga nada que ver
prejuicios personales. Es muy importante incluir dentro de la lista
responsabilidades, el nivel de autorización y responsabilidad presupuestal de su
cargo, si lo tiene. No deben quedar dudas para el funcionario hasta donde va su
responsabilidad y su autonomía tanto presupuestal como administrativa. 4
Personal relacionado con el cargo. En este ítem se parte de la ubicación del
cargo dentro del organigrama de la empresa para determinar con que empleados o
secciones debe interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y
responsabilidades asignadas. Esta parte del formato también le permite al
trabajador conocer la compañía y le da un panorama global del movimiento de la
empresa entre sus diferentes secciones.5 Perfil del Cargo En este punto de la
descripción del cargo, se refiere a cual sería el perfil óptimo o ideal del
funcionario que debe ocupar un cargo. Se debe aclarar con respecto a la
descripción del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una
adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy difícil encontrar
un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido para un
cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante mas
adecuado en el proceso de selección. Adicionalmente, después de conseguir el
empleado mas adecuado para el cargo, al cruzar el perfil óptimo establecido con
las características del empleado contratado (relación hombre – cargo).
Un manual de personal le permite a la empresa disminuir los malentendidos. El
personal Tendrá una idea clara de cuales son las políticas coporativas y tendrá
un recurso donde buscar la respuestas a sus preguntas básicas . Más aun, el
propósito de dicho manual es comunicar políticas dede ser claros, consiso y
sobre todo coherente a la hora de ralizarlo.
El Manual de Procedimientos es un documento que contiene la descripción de
actividades que debe seguir en la realización de las funciones de la unidad
administrativas o de dos o más de ellos.
Fuente Consultada:
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesdenormasyproc\
edimientos/[consulta en linea 15-05-2011 11:00am]
INDRIAGO, SOLIMAR
DEFINICIÓN DEL MANUAL FUNCIONES DEL PERSONAL
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que
desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado
técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que
resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas
o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la
autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los
trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones
más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo
con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos
conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser
elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y
cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas
e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los
manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para
garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra
manera debería ser analizada, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
Ubica la participación de cada componente de la organización en el
lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos
empresariales.
Como se observa este manual es muy importante en las organizaciones son
fundamentales para la correcta función y gestión de una empresa sea pública o
privada.
desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado
técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que
resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas
o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la
autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los
trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones
más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo
con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos
conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser
elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y
cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas
e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los
manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para
garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra
manera debería ser analizada, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
Ubica la participación de cada componente de la organización en el
lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos
empresariales.
Como se observa este manual es muy importante en las organizaciones son
fundamentales para la correcta función y gestión de una empresa sea pública o
privada.
Fuentes Consultadas:
[Pagina wed en línea].
Disponible: http://www.nitzanonline.com/pdf/JobDescription.pdf [consultada:
2011, Mayo 15].
[Pagina wed en línea].
Disponible: http://html.rincondelvago.com/administracion-de-personal-y
organigrama.htm [consultada: 2011, Mayo 15].
LAFE, NORBERTO
Implantación y Mantenimiento del Manual de Funciones del Personal
Estos abarcan una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las
actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a
personal. Los manuales de función del personal podrán contener aspectos como:
reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el
manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios,
prestaciones, capacitación, entre otros.
Es por ello, que el manual de funciones y responsabilidades es algo crítico y
por lo tanto no debe dar espera su puesta en marcha. Este manual es muy
importante implementarlo debido a dos aspectos principales, primero le
proporciona a cada empleado de la empresa un panorama general de su cargo y como
moverse dentro de la compañía para lograr sus objetivos. En segundo lugar le
permite a la empresa tener una claridad de cómo fluyen los procesos de la
compañía, como se complementan las actividades y los cargos de una manera
organizada. Esto es útil para poder detectar en que momento un cargo está
saturado de funciones, o ya no se requiere, o se debe modificar, o se debe
reestructurar una sección de la empresa para adecuarla a las nuevas condiciones
de la compañía. En las labores cotidianas de un trabajador se hace necesario que
las funciones básicas de su cargo sean de su conocimiento. Por lo tanto en el
posicionamiento de un empleado, después de conocer su carta de funciones,
responsabilidades y su interacción en la empresa, se debe seguir con una breve
inducción en el cargo y un recorrido por las dependencias que de una u otra
manera tendrán que ver con la ejecución de sus actividades.
Para implementar exitosamente todos los documentos en la realidad de la empresa
y su mantenimiento en el tiempo, se requiere de un compromiso y un apoyo
racional en todos los niveles de la organización. Es de recordar que no solo se
requiere introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel sino
también a los empleados de mas alto rango, llámese gerentes, jefes de
departamento, dueños o accionistas administradores. Todos deben ser conscientes
de la importancia de estos documentos y también lo deben aplicar sin restricción
alguna como miembros activos de la compañía. De no ser así, no vale la pena
poner esfuerzos en un tema que de antemano no va a tener éxito.
Fuente Consultada:
Estos abarcan una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las
actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a
personal. Los manuales de función del personal podrán contener aspectos como:
reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el
manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios,
prestaciones, capacitación, entre otros.
Es por ello, que el manual de funciones y responsabilidades es algo crítico y
por lo tanto no debe dar espera su puesta en marcha. Este manual es muy
importante implementarlo debido a dos aspectos principales, primero le
proporciona a cada empleado de la empresa un panorama general de su cargo y como
moverse dentro de la compañía para lograr sus objetivos. En segundo lugar le
permite a la empresa tener una claridad de cómo fluyen los procesos de la
compañía, como se complementan las actividades y los cargos de una manera
organizada. Esto es útil para poder detectar en que momento un cargo está
saturado de funciones, o ya no se requiere, o se debe modificar, o se debe
reestructurar una sección de la empresa para adecuarla a las nuevas condiciones
de la compañía. En las labores cotidianas de un trabajador se hace necesario que
las funciones básicas de su cargo sean de su conocimiento. Por lo tanto en el
posicionamiento de un empleado, después de conocer su carta de funciones,
responsabilidades y su interacción en la empresa, se debe seguir con una breve
inducción en el cargo y un recorrido por las dependencias que de una u otra
manera tendrán que ver con la ejecución de sus actividades.
Para implementar exitosamente todos los documentos en la realidad de la empresa
y su mantenimiento en el tiempo, se requiere de un compromiso y un apoyo
racional en todos los niveles de la organización. Es de recordar que no solo se
requiere introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel sino
también a los empleados de mas alto rango, llámese gerentes, jefes de
departamento, dueños o accionistas administradores. Todos deben ser conscientes
de la importancia de estos documentos y también lo deben aplicar sin restricción
alguna como miembros activos de la compañía. De no ser así, no vale la pena
poner esfuerzos en un tema que de antemano no va a tener éxito.
Fuente Consultada:
Jailer Amaya Correa, Manuales de Normas y Procedimientos. Recuperado
Mayo 14, 2011 de
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesdenormasyproc\
edimientos/default3.asp
Mayo 14, 2011 de
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesdenormasyproc\
edimientos/default3.asp
Monografía de la Unidad V.- Manuales
UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA
FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
CÁTEDRA: ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E INTERMEDIOS
PROFESORA ISNEIDA RIVEROL
UNIDAD V
MANUALES
Integrantes – Grupo N° 3:
Flores C., Juan
Freire L., Jonathan
Frontado R., Diego F.
Gámez B., María C.
García S., Yeferson
García S., Johanna
Gorrin B., Imaru A.
Hernández L., Tibisay
Hernández Y., Yamilet.
Indriago L., Solimar
Lafe B., Norberto A. |
TABLA DE CONTENIDO
Introducción
1.- Manuales de normas y procedimientos
1.1.- Definición de política, misión, visión, objetivos, plan de acción, filosofía de gestión
1.2.- Definición de proceso/s, paso/s, norma/s, procedimiento/s
1.2.1.- Procesos
1.2.2.- Pasos
1.2.3.- Normas
1.2.4.- Procedimientos
2.- Manuales
2.1.- Definición de Manual
2.2.- Tipos de manuales
2.3.- Presentación de manuales
3.- Manuales de Normas y Procedimientos
3.1.- Definición de manuales de normas y procedimientos
3.2.- Objetivos de los manuales de normas y procedimientos
3.3.- Elaboración del manual de normas y procedimientos
3.4.- Estructura del manual de normas y procedimientos
3.5.- Implantación y mantenimiento del manual de normas y procedimientos
4.- Manuales de funciones del personal
4.1.- Definición de manuales de funciones del personal
4.2.- Objetivos de los manuales de funciones del personal
4.3.- Elaboración del manual de funciones del personal
4.4.- Estructura manual de funciones del personal
4.5.- Implantación y Mantenimiento del Manual de Funciones del Personal
5.- Manuales de Organización de la Unidad de Archivo
5.1.- Definición de manuales de organización de la unidad de Archivos
5.2.- Objetivos de manuales de organización de la unidad de archivo
5.3.- Elaboración del manual de organización de la unidad de Archivo
5.4.- Estructura del manual de organización de la unidad de Archivo
5.5.- Implantación y mantenimiento del manual de organización de la unidad de Archivo
Conclusión
Fuentes Consultadas
INTRODUCCIÓN
Hoy en día, todo buen gerente sabe que la buena elaboración y difusión de los elementos integradores de la filosofía de gestión: misión, visión, objetivos, políticas y estrategias, sumado a las normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas de una organización, son actos indispensables para el logro de los objetivos. Por lo general, el medio de comunicación de dichos dispositivos se hace por medio de los manuales, entendiendo que los manuales son la colección sistemática de los procesos que indican al personal de la empresa, las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas.
La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás debe ser considerado: concluido y completo, ya que, debe evolucionar con la organización.
Todo tipo de manual debe ser bien presentado y consolidado adecuadamente para que pueda ser aprobado por la autoridad estatutaria, para que adquiera la fuerza necesaria y se aplique como corresponda, puesto que existe la tendencia de los trabajadores a resistir cualquier norma reguladora que limite la libertad de improvisar y de hacer lo que más le convenga.
Existen diferentes tipos de manuales (manual de calidad, manual de políticas, manual de descripción de puestos, manual de normas y procedimientos, manual de sistema, etc.), que son de importante utilidad para el buen funcionamiento de una organización. Nosotros en esta oportunidad dedicaremos nuestra investigación monográfica en principio a conceptualizar términos que nos permitan entender determinados manuales que utilizaremos con mayor frecuencia dentro de una organización, estos términos son: misión, visión, objetivos, política, plan de acción, filosofía de gestión, procesos, pasos, normas, procedimientos y la definición de manual, además, de los tipos de manuales y su presentación para finalmente desarrollar los manuales de normas y procedimientos, manuales de función de personal y los de la organización de la unidad de archivo, donde conceptualizaremos cada uno de ellos, mostraremos sus objetivos, estructura, implantación y mantenimiento.
1.- Manuales de normas y procedimientos
 |
1.1.- Definición de política, misión, visión, objetivos, plan de acción, filosofía de gestión
1) Política: Las políticas empresariales son decisiones corporativas mediante las cuales se definen los criterios y se establecen los marcos de actuación que orientan la gestión de todos los niveles de la empresa en aspectos específicos. Una vez adoptadas, se convierten en pautas de comportamiento no negociables y de obligatorio cumplimiento, cuyo propósito es reducir la incertidumbre y canalizar todos los esfuerzos hacia la realización de los objetivos fijados (1).
Estas sirven de guía en el archivo para conseguir una mayor adecuación entre los objetivos individuales y los del órgano.
2) Misión: es la razón de ser de la organización, el motivo por el cual existe. Así mismo es la determinación de las funciones básicas que la empresa va a desempeñar en un entorno determinado para realizar su cometido (2).
En la misión de los archivos prevalece la necesidad de satisfacer a los usuarios alcanzando la calidad en el servicio, el resguardo y recuperación eficiente de la documentación. Y además, esta se caracteriza por ser de carácter amplio, concreto, motivador y posible.
3) Visión: es un elemento complementario de la misión que impulsa y dinamiza las acciones que se lleven a cabo en la empresa. Ayudando a que el propósito estratégico se cumpla. Se refiere a lo que la empresa quiere crear, la imagen futura de la organización.
La visión en un archivo será creada por la persona encargada “el archivólogo”, quien debe valorar e incluir en su análisis muchas de las aspiraciones de los agentes que componen este órgano, e ir a unísono con los intereses de la institución a la cual sirve. Debe formular una imagen ideal del proyecto y ponerla por escrito, a fin de crear el sueño (compartido por todos los que tomen parte en la iniciativa) de lo que debe ser en el futuro esta unidad de información.
4) Objetivos: es un resultado que se desea lograr (Byars, 1984) o son "los fines hacia los cuales se dirige el comportamiento de una organización" (Duncan, 1975; Glueck, 198O). Para poder comprender mejor los objetivos de una empresa debemos tener una idea de cuáles son las funciones que éstos desempeñan:
__________________________________________________________________________________
1- Marco de referencia corporativo – Políticas empresariales (En línea) Disponible en: http://www.ecopetrol.com.co/contenido.aspx?catid=265&conid=38366&pagid=129886
2- Misión de una empresa (En línea) Disponible en: http://www.trabajo.com.mx/mision_de_una_empresa.htm
__________________________________________________________________________________
1. Guiar y coordinar las decisiones y las acciones en el seno de la empresa.
2. Proporcionar una base de evaluación y control de los resultados obtenidos.
3. Motivar a los miembros de la empresa por el conocimiento, entendimiento y aceptación de sus metas.
4. Transmitir al exterior al exterior (proveedores, clientes, competidores, sociedad en general) las intenciones de la empresa, en busca de apoyos y de imagen. (3)
5) Filosofía de Gestión: Es el punto de arranque de cualquier estrategia que implemente la empresa, integrada por: la Visión, Misión, Objetivos, Estrategias y Políticas corporativas. Esta expresa la doctrina fundamental de gestión institucional de la organización en tanto que establece el horizonte que orienta, su razón de ser, la dirección y conducción de su desempeño, y sus modalidades de acción. Le permite definir los postulados filosóficos fundamentales de la institución (4).
6) Plan de acción es un tipo de plan que prioriza las iniciativas más importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. De esta manera, un plan de acción se constituye como una especie de guía que brinda un marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto.
Dentro de una empresa, un plan de acción puede involucrar a distintos departamentos y áreas. El plan establece quiénes serán los responsables que se encargarán de su cumplimiento en tiempo y forma. Por lo general, también incluye algún mecanismo o método de seguimiento y control, para que estos responsables puedan analizar si las acciones siguen el camino correcto (5).
En el archivo es un instrumento gerencial de programación y control de la ejecución anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo en este para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en su Plan Estratégico.
___________________________________________________________________________________
3. Objetivos, entorno y estrategia empresarial (En línea) Disponible en: http://www4.ujaen.es/~cruiz/diplot-2.pdf
4. Manual de Organización del Instituto de Zoología Tropical: Facultad de Ciencias de la Universidad Central de Venezuela (En línea) Disponible en: http://www.ciens.ucv.ve/instzool/Transf/DEFINICION%20DE%20TERMINOS.pdf
5. Definición de Plan de Acción ¨(En línea) Disponible en: http://definicion.de/plan-de-accion/
___________________________________________________________________________________
1.2.- Definición de proceso/s, paso/s, norma/s, procedimiento/s
Los archivos representan una gran importancia indispensable para el eficaz desempeño de las tareas o acciones que se llevan a cabo en cualquier organización, ya que la existencia y el adecuado funcionamiento de un archivo soportan tanto la atingencia como la continuidad de la acción de cualquier proceso, por lo que se debe llevar un control estricto de los procedimientos archivísticos, tomando en consideración las normas, pasos y procedimientos necesarios para realizar tal acción, como lo son los procedimientos de recepción, seguimiento, organización, conservación, transferencia, prestamos, selección y control de la documentación manejada por cada unidad, además de la generada por las mismas.
A pesar de la importancia de la salud financiera de una empresa, también se le debe reconocer la gran importancia que tiene en la organización de una empresa tener al día una serie de documentos que enmarcan las actividades diarias de la compañía en sus procesos productivos.
Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso algunos son reunidos en uno solo. Tales documentos reúnen normas internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los que todos los empleados deben tener conocimiento.
Estos documentos permiten que una compañía pueda evolucionar independientemente de que sus dueños o accionistas principales estén encima de la compañía permanentemente. Con la implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados, solo se requiere hacer un control de gestión básico para hacerle el seguimiento a una compañía e ir haciendo los correspondientes correctivos para que los normales procesos producción de la compañía no se detengan y toda la empresa se mantenga.
Los Manuales representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.
1.2.1.- Procesos:
Es una sucesión de tareas, que tienen como origen unas entradas y como fin unas salidas. El objetivo del proceso es aportar valor en cada etapa.
Todos los procesos tienen que tener un Responsable designado que asegure su cumplimiento y eficacia continuados (6).
Todos los procesos tienen que ser capaces de satisfacer los ciclos P, D, C, A del gráfico adjunto.
__________________________________________________________________________________
6. Definición de Proceso (En Línea) Disponible en: http://arpcalidad.com/definicin-de-proceso/
___________________________________________________________________________________
Todos los procesos tienen que tener indicadores que permitan visualizar de forma gráfica la evolución de los mismos. Tienen que ser planificados en la fase P, tienen que asegurarse su cumplimiento en la fase D, tienen que servir para realizar el seguimiento en la fase C y tiene que utilizarse en la fase A para ajustar y/o establecer objetivos.
Recursos o factores del proceso:
a) Personas: Quién lo hace. Tanto el concepto físico como en el de competencias, habilidades necesarias, formación requerida, etc.
b) Materiales: Con qué lo hace. En término de materias primas o semielaboradas. No pensemos únicamente en materiales físicos, ya que por ejemplo en empresas de servicio la información también es una materia prima.
c) Infraestructura: Con que herramientas. Instalaciones, maquinaria, hardware, softwar.
d) Método: Quién hace qué, cómo lo hace y cuando lo hace. Procedimiento, instrucción de trabajo (6).
Tipos de procesos
Procesos de Gestión:
a) Son los procesos estratégicos de la organización.
b) También son denominados procesos de liderazgo o de staff.
c) Establecen las bases para el correcto funcionamiento y control de la organización.
d) Proveen de información al resto de los procesos para elaborar planes de mejora.
e) Ejemplos de procesos de gestión pueden ser, la gestión por procesos, la mejora continua, la satisfacción del cliente, los procesos de medición de la salud del sistema de gestión, los objetivos y políticas globales de la organización
Procesos operativos:
a) Transforman los recursos en el producto/servicio aportándoles valor, es decir, conforme a los requisitos del cliente tanto interno como externo.
b) Son la razón de ser de la organización, sin los cuales esta no tendría sentido.
c) Son los responsables de lograr los objetivos de la empresa.
Procesos de apoyo:
a) Proporcionan los recursos al resto de procesos según los requisitos de estos.
b) Los procesos, son una herramienta para lograr los objetivos estratégicos de la organización y no un fin en sí mismos, han de aportar valor (6).
1.2.2.- Pasos:
Son los que se implementan para que sean seguidos por los equipos de trabajo: Como por ejemplo:
a) Estudio de factibilidad
b) Explorar la posición de quienes toman las decisiones hacia el proyecto y asegurarse de que no se va a realizar una oposición frontal al mismo.
c) Diseñar los equipos de trabajo.
d) Desarrollar acciones que contribuyen al desarrollo de los equipos y a la ejecución de los planes (7).
1.2.3.- Normas:
Las normas son un modelo, un patrón, ejemplo o criterio a seguir. Una norma es una fórmula que tiene valor de regla y tiene por finalidad definir las características que debe poseer un objeto y los productos que han de tener una compatibilidad para ser usados a nivel internacional. Pongamos, por ejemplo, el problema que ocasiona a muchos usuarios los distintos modelos de enchufes que existen a escala internacional para poder acoplar pequeñas máquinas de uso personal: secadores de cabello, máquinas de afeitar, etc. cuando se viaja. La incompatibilidad repercute en muchos campos (8).
Las normas han sido tradicionalmente orales y el hecho de convertirse en escritas es lo que las hace volverse universales y objetivas, pueden estar organizadas y clasificadas de acuerdo a los problemas y temáticas económicas, familiares, políticas laborales, penales y muchas otras. Esto permite acceder de manera más fácil y rápida a las secciones correspondientes de normas cuando son necesarias.
Una norma es un documento que contiene una serie de reglas, especificaciones técnicas, y características optimizadas, que se ha elaborado y aprobado por consenso a través de un organismo reconocido internacionalmente.
1.2.4.- Procedimientos:
Un procedimiento es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación, trabajo, investigación, o estudio, se puede aplicar a cualquier empresa.
Es una serie de pasos, claramente definidos, que permiten trabajar correctamente o con el modo de ejecutar determinadas operaciones.
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7. Terminología de Organización Empresarial [En línea] Disponible en: http://html.rincondelvago.com/terminologia-de-organizacion-empresarial.html
8. Definición de norma [En línea] Disponible en: http://www.definicionabc.com/derecho/norma.php
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Serie de labores concatenadas. Se dice que es una serie de labores concatenadas, porque son una variedad de diferentes operaciones que se enlazan entre si, para que las anteriores sigan como base a las siguientes y así sucesivamente hasta lograr el resultado deseado (9).
Naturaleza y clase de procedimientos:
La naturaleza de el procedimiento se encuentra apoyada en la tendencia humana de seguir la línea del menor esfuerzo; es decir, en el trabajo evitar estar decidiendo a cada paso, el (que hacer…?), ( el cómo hacerlo.....?) ...etc., lo cual se logra estableciendo los procedimientos que indican las rutinas fijadas para la resolución de los diferentes aspectos de trabajo (9).
Los procedimientos pueden ser:
Para producir un artículo:........................ fabricas
Para tramitar un documento: ................. gobierno
Para lograr un servicio: ............................. bancos
Para vender un producto: .................... comercios
Ubicación de los procedimientos (planeación) en la teoría de la administración.
Los procedimientos se consideran en el tercer nivel de la planeación; es decir, en el primer plano se encuentran los objetivos; en el segundo plano las políticas y en el tercer plano los procedimientos (9).
Importancia de los procedimientos
Se puede concebir a los procedimientos como los hábitos o costumbres de un organismo social. Estableciendo una analogía directa con los hábitos de una persona, se puede ver la importancia que de estos tienen en su vida. Si una persona tiene hábitos o costumbres negativas, su vida estará llena de obstáculos y nunca se podrá realizar plena y satisfactoriamente. Del mismo modo, si todo organismo social tiene procedimientos ilógicos, contradictorios, etc, tampoco podrá realizar los objetivos señalados. De aquí la importancia del estudio y mejoramiento de los procedimientos (9).
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9. Administración de personal: Los procesos y proyectos de planeación [En línea] Disponible en: http://html.rincondelvago.com/administracion-de-personal_los-procedimientos-y-proyectos-de-planeacion.html
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Diferencia entre procedimientos y procesos:
· La palabra procedimiento proviene de la voz latina processus, que es el sustantivo del verbo procedere, que a su vez significa caminar hacia adelante, marchar de frente, avanzar, progresar. Luego, proceso es marcha hacia adelante, avance, progreso, desarrollo.
· La palabra procedimiento es de formación más reciente que la anterior, y significa la manera de realizar algo, “el modo de mover, la forma en que el acto es movido”.
· Los procedimientos definen la secuencia de los pasos para ejecutar una tarea; los procesos transforman las entradas en salidas mediante la utilización de recursos.
· Los procedimientos existen, son estáticos; los procesos se comportan, son dinámicos.
· Los procedimientos están impulsados por la finalización de la tarea; los procesos están impulsados por la consecución de un resultado.
· Los procedimientos se implementan; los procesos se operan y gestionan.
· Los procedimientos se centran en el cumplimiento de las normas; los procesos se centran en la satisfacción de los clientes y otras partes interesadas.
· Los procedimientos recogen actividades que pueden realizar personas de diferentes departamentos con diferentes objetivos; los procesos contienen actividades que pueden realizar personas de diferentes departamentos con unos objetivos comunes (10).
2.- Manuales
2.1.- Definición de Manual
Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización. Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas (11).
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación (12). Un manual es un instrumento de apoyo para el funcionamiento de una organización, ya que, concentran información amplia y detallada acerca de su quehacer, basamentos jurídicos, estructura orgánica, objetivos, políticas, responsabilidades, funciones, actividades, etc. (13). Esto con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
10. Procesos y procedimientos administrativos [En línea] Disponible en: www.scribd.com/procesos-y-procedimientos-administrativos-En caché - Similares
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Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado(14).
2.2.- Tipos de manuales
1.- Manuales de Organización: Son aquellos que exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contienen graficas de organización, descripciones de trabajo, cartas del límite de autoridad, entre otras cosas (15).
2.- Manuales de Políticas: Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones (11).
3.- Manuales de Normas y Procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciación de normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma (11).
4.- Manual de políticas, Normas y Procedimientos: Este manual comprende los lineamientos que sirven de marco de referencia a la organización. Además, incluyen toda la información referente a la organización (antecedentes, estructura orgánica, funciones, organigramas, etc.). También, incluyen descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico que incorpora información importante sobre el uso de recursos materiales y tecnológicos para el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas diarias (11).
5.- Manuales para Especialistas: Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria (16).
6.- Manual del empleado: Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento, este manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos (11).
11. Documentos y Manuales Administrativos (En línea) Disponible en: http://html.rincondelvago.com/documentos-y-manuales-administrativos.html
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7.- Manual de contenido múltiple: Es el manual que contiene material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos (15).
8.- Manuales de finanzas: Indica las responsabilidades del contador y el tesorero, exigen que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger de alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de sus deberes en todos los niveles de la administración (15).
9.- Manuales del sistema: El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema, y está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura física del sistema, índice de componentes, etc. (16).
10.- El Manual de Calidad: es un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organización. Este manual puede estar relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte seleccionada de estas (16).
Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la Calidad, que son aceptadas alrededor del mundo, poseen un “enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos” (17).
11.- Manuales de historia de la empresa: Son los que dan a los empleados información de la historia de la compañía, sus comienzos, crecimientos, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado una vista introspectiva de la tradición y pensamiento que apoya a la empresa con la que está asociado. Probablemente contribuye a una mejor comprensión, aumenta la moral y ayuda al empleado a sentir que pertenece, que forma parte de la compañía (15).
12.- Manuales de técnicas: Es un manual de contenido múltiple que trata acerca de los principios y técnicas de una actividad determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para el órgano responsable de la actividad y como información general para todo el personal interesado en esa actividad (15)
13.- Manuales de personal: También llamados de relaciones industriales, de reglas y reglamentos de oficina, manual de empleado, manual de empleo. Los manuales de este tipo, que tratan sobre administración de personal, puede elaborarse destinados tres clases de usuarios:
12. Manual de Procedimiento (En Línea) Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml#con
13. Metodología para la elaboración de manuales administrativos. Gobernación del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave: México (En línea) Disponible en:
· Para el personal en general.
· Para los supervisores.
· Para el personal de departamento o unidad de personal (15).
14.- Manuales de producción o ingeniería: Estos se utilizan para coordinar el control de la producción, fabricación, inspección y personal de ingeniería (15).
15.- Manual de puestos y funciones: Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos (11).
2.3.- Presentación de manuales
Se debe elaborar una forma de presentación del contenido, que presente la descripción de los siguientes aspectos:
· El área funcional en la cual está ubicada la unidad administrativa correspondiente.
· El nombre de la unidad administrativa correspondiente al puesto.
· El objetivo de la unidad administrativa.
· La dependencia orgánica de la unidad administrativa de referencia.
· El puesto correspondiente con su respectiva clave numérica.
· El capítulo y los artículos del estatuto o reglamentos que dan base legal a las funciones asignadas.
· Las funciones correspondientes al puesto en cuestión (18).
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14. Herrera, Aroldo (2007) Mejores Prácticas (En línea) Disponible en: http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.htm
15. Manuales administrativos (En línea) Disponible en: http://html.rincondelvago.com/manuales-administrativos_administracion.html
16. Conceptualización y Tipos de Manuales (En línea) Disponible en: http://www.buenastareas.com/ensayos/Conceptualizacion-y-Tipos-De-Manuales/919155.html
17. Norma Internacional ISO 9001:2000 (En línea) Disponible en: http://www.mantenimientomundial.com/sites/mmnew/her/normas/Iso9001.pdf
18. Manual de organización (En línea) Disponible en: http://html.rincondelvago.com/manual-de-organizacion_2.html
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3.- Manuales de Normas y Procedimientos
3.1.- Definición de manuales de normas y procedimientos
El manual de normas y procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
El objetivo del Manual de Normas y procedimientos consiste en documentar en forma integral y detallada los procedimientos, tomando en cuenta las necesidades específicas de la organización y sus características. Además de su uso, es necesario instruir y capacitar al personal que labora en cada departamento y hacerle comprender la necesidad de ejecutar adecuadamente las instrucciones y procedimientos dados en dicho manual. A través de él, se puede planificar de manera eficiente tanto el recurso humano como material, y obtener seguridad en el registro de las operaciones, ya que habrá uniformidad de criterios.
Es por este motivo que se hace necesario contar con un instrumento que sirva de apoyo para la comprensión e interpretación del proceso, que ayude a determinar el flujo de información de forma consistente y perfectamente integrado para que no se presente conflicto al momento de fluir la información. Por lo que se hace importante que se implante un sistema administrativo, constituido por un manual de normas y procedimientos que permita documentar el trabajo realizado por el personal de cada departamento.
3.2.- Objetivos de los manuales de normas y procedimientos
1) Describir los aspectos generales de la organización.
2) Identificar los distintos Departamentos que conforman la organización.
3) Describir las funciones llevadas a cabo en cada departamento.
4) Describir el marco legal que rige las actividades de la organización.
5) Describir los distintos procedimientos.
6) Analizar las normas que dan origen a los procedimientos de cada departamento.
7) Diseñar flujo gramas de los procedimientos para cada actividad realizada en los distintos departamentos.
3.3.- Elaboración del manual de normas y procedimientos
Cuando se esté diseñando cualquier manual de procedimiento, norma o formato se deben tener presentes algunos aspectos que puede redundar en el éxito de la implementación final.
Es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
· Los manuales deberán elaborarse de acuerdo con los lineamientos y formatos contenidos en el presente documento, estableciendo los mecanismos necesarios que propicien la mejora de los procesos de la Institución, a través de la eficiencia de los procedimientos de operación.
· Mantener la interrelación e identificación de los procedimientos con la estructura orgánica vigente y autorizada por la Secretaría de Salud a través de la Subsecretaría de Administración y Finanzas, así como lo establecido en el Manual de Organización.
· En la elaboración de los respectivos manuales, debe existir plena congruencia entre éstos y las funciones asignadas a las unidades administrativas de que se trate.
· El Manual deberá contener las políticas, normas y actividades a realizar por la unidad administrativa para contribuir al cumplimiento de sus objetivos establecidos y de las políticas y prioridades de la Secretaría de Salud.
· Los procedimientos deben dar una proyección general de forma sistemática y dinámica de las actividades y secuencia en que se desarrollan; lo anterior deberá reflejar de forma lógica las actividades que integran al proceso.
· Deberán describirse los canales de comunicación, los mecanismos y medios utilizados (oficios, memoranda, formatos e instructivos), para el trámite de los asuntos respectivos, así como los sistemas para obtener el resultado final correspondiente.
· Las funciones genéricas deberán dar origen mínimo a un procedimiento, sin que esto invalide la ocurrencia de más funciones en las diversas etapas de su ejecución.
· Los manuales de procedimientos serán analizados y dictaminados a través de verificar la congruencia entre la estructura, funciones y actividades pertinentes para el desarrollo administrativo de la unidad; la elaboración de dichos manuales, estará apoyada con la asesoría proporcionada por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto a través de la Dirección de Diseño y Desarrollo Organizacional.
· La unidad administrativa deberá enviar el soporte magnético y tres ejemplares impresos que serán validados técnicamente por la Dirección de Diseño y Desarrollo Organizacional y distribuidos al Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), a la DGPOP y a la unidad administrativa.
· A partir de la autorización y registro del manual de procedimientos, será responsabilidad de la unidad administrativa la difusión, implantación y la actualización permanente de dicho instrumento.
Para su elaboración, se establecen los siguientes pasos:
1) Identificar al área responsable del procedimiento, su código, denominación y las unidades que intervienen en su desarrollo.
2) Con base en la simbología establecida, se determinan los símbolos que deben utilizarse en el diseño del diagrama, dependiendo de la modalidad o naturaleza de cada una de las etapas definidas en los formatos. El punto de partida de todo diagrama se simboliza con una elipse, anotando en el espacio en blanco la palabra “INICIO”. En el ejemplo se puede observar que la primera etapa está representada por un rectángulo, identificado con un conector, una flecha direccional y la descripción de los documentos de comunicación y archivos correspondientes. Asimismo, se debe enumerar las etapas con el número que le corresponda en el extremo superior derecho.
3) Las siguientes etapas son diagramadas conforme a lo descrito anteriormente. Por ejemplo: las líneas direccionales señalarán la secuencia de etapas que se desplazan dentro del ámbito de responsabilidad de la unidad administrativa que precede a la nueva etapa, determinando su dirección con una punta de flecha.
4) Cuando en el desarrollo del procedimiento se presentan dos alternativas, deberán representarse inmediatamente después de la actividad el símbolo de toma de decisión (rombo) y deberá anotarse la palabra “procede” de estas dos alternativas.
3.4.- Estructura del manual de normas y procedimientos
Los apartados anteriores han tenido por objeto presentar en una forma convencional y sencilla el marco conceptual y metodológico de los elementos fundamentales, criterios y estructura para la identificación y diseño de los procedimientos de operación de cualquier unidad administrativa.
En el presente apartado enfocaremos la atención a los aspectos de forma y contenido para integrar el documento final; en el entendido de que los lineamientos que se establecen son de carácter oficial, cuya observancia tiende a uniformar su elaboración en todo el ámbito institucional y sectorial.
El documento debe elaborarse en hojas de papel bond tamaño carta forma francesa, la captura del documento debe realizarse en sistema de cómputo, si se cuenta con él, utilizando el tipo de letra que convenga.
El diagrama de flujo podrá realizarse en el paquete que más se adapte a las posibilidades del área que lo elabora, cuidando y respetando la simbología que se establece en el capítulo correspondiente de este documento. Se recomienda Microsoft Word para textos y diagramas de flujo.
Los formatos e instructivos que se mencionen tanto en la descripción de actividades como en los diagramas y que se elaboren internamente por las áreas de la unidad, deberán incluirse en la parte correspondiente de cada procedimiento (Anexos).
Bajo estas consideraciones generales, el manual de procedimientos deberá integrarse con el siguiente orden, contenido y características:
1. Portada: Denominada también pasta o carátula, deberá diseñarse en cartulina brístol blanco, en las medidas convencionales del tamaño carta.
2. Esta deberá contemplar:
a. Logotipo de la Secretaría de la organización que correspoda, dispuesto en el ángulo superior izquierdo de la lámina, y para el caso de los Hospitales e Institutos Nacionales de Salud, además debe plasmarse en el ángulo superior derecho el logotipo representativo de la Institución.
b. En la parte central superior anotar la denominación del área mayor de la cual depende la unidad administrativa que elabora el Manual.
c. En la parte central de la hoja se señalará el título del documento y;
d. En el ángulo inferior derecho se incluirá la fecha de elaboración (mes y año).
3. La portada no deberá llevar ningún adorno que sobresalga como son: líneas de colores, fondo de color, etc., que rompa con la originalidad del documento.
4. Índice: En éste rubro se deberá describir la relación que especifique de manera sintética y ordenada, los capítulos o apartados que constituyen la estructura del manual, así como el número de hoja en que se encuentra ubicado cada uno de estos.
5. Introducción: Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él.
En este apartado se señalará en forma clara y concisa, los antecedentes principales de la unidad responsable del manual, sus características, ámbito de acción y adscripción, sin profundizar en ellos. Asimismo, se debe mencionar con que estructura orgánica (vigencia) se está elaborando el manual. También se definirán las técnicas de difusión, implantación y actualización del instrumento y los responsables de estas actividades, así mismo se describirá la forma en que se encuentra estructurado el documento con el propósito de lograr una mejor y mayor comprensión del mismo.
6. Objetivo del manual: Aquí se debe definir el propósito final que se persigue con la implantación del instrumento. La formulación del objetivo debe ser breve, clara y precisa, atendiendo a las siguientes indicaciones: iniciar con un verbo en infinitivo; señalar el qué y para qué servirá el manual; evitar el uso de adjetivos calificativos, así como subrayar conceptos.
7. Marco jurídico: Constituye el fundamento, legal que faculta a una determinada unidad administrativa para establecer y operar mecanismos, procedimientos y sistemas administrativos con la normatividad vigente, congruente con la naturaleza propia del manual en el ámbito de su competencia.
En este apartado se debe escribir en forma enunciativa, los ordenamientos jurídicos - administrativos que dan fundamento y regulan la operación del manual y sus procedimientos.
Dichos ordenamientos deben ser los incluidos en el Manual de Organización Específico autorizado y registrado por la Subsecretaría de Administración y Finanzas.
En el caso de circulares y oficios, se anotará el número de folio, asunto, nombre del área responsable de su emisión y su fecha de expedición.
Todos estos documentos deberán anotarse cronológicamente, de acuerdo al orden jerárquico que se describe a continuación:
a. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos;
b. Leyes, Códigos y Convenios Internacionales
c. Reglamentos
d. Decretos
e. Acuerdos
f. Circulares y/u Oficios
g. Documentos Normativos-Administrativos (manuales, guías o catálogos)
h. Otras disposiciones (se anotarán los documentos que por su naturaleza no pueden ser incluidos en la clasificación anterior).
8. Diagrama de flujo: Es la representación esquemática del procedimiento, donde se ilustra gráficamente con símbolos convencionales la estructura, la dinámica, las etapas y las unidades que intervienen en su desarrollo. Este medio nos permite:
a. Conocer e identificar los pasos de un procedimiento.
b. Descubrir fallas tales cómo, redundancia de pasos a seguir, ineficiencia o malas interpretaciones.
c. Elaborar los diagramas, siendo necesario conocer los símbolos a los que se les ha conferido convencionalmente un significado específico y manejo de determinadas reglas en cuanto a su aplicación.
d. Diagramar su presentación, la que es presentada en hojas conforme a las etapas y unidades que se mencionen.
e. Utilizar en la Administración Pública Federal el uso de la simbología de American Nacional Standard Institute (ANSI) (19).
3.5.- Implantación y mantenimiento del manual de normas y procedimientos
En la implementación de las normas y políticas de la organización se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
· En la redacción de las normas y políticas se debe utilizar un lenguaje neutral e impersonal.
· Se deben evitar expresiones imperativas y apartes donde se detallen acciones de tipo disciplinario por la omisión del cumplimiento de la norma que se está estableciendo.
· Darle importancia al objetivo de la norma de manera que se refleje claramente el espíritu de la norma.
· En la normatividad de una organización se debe reflejar conducta, la ética y el espíritu de organización. Inclusive se debe reflejar en la calidad de empleados que tiene y busca para cumplir con sus objetivos.
· Estos manuales se deben implementar gradualmente pero de forma continua. Para una organización.
· En cuanto al manual de procedimientos, este manual es muy importante implementarlo debido a dos aspectos principales, primero le proporciona a cada empleado de la empresa un panorama general de su cargo y como moverse dentro de la compañía para lograr sus objetivos. En segundo lugar le permite a la empresa tener una claridad de cómo fluyen los procesos de la compañía, como se complementan las actividades y los cargos de una manera organizada. Esto es útil para poder detectar en qué momento un cargo está saturado de funciones, o ya no se requiere, o se debe modificar, o se debe reestructurar una sección de la empresa para adecuarla a las nuevas condiciones de la compañía.
En las labores cotidianas de un trabajador se hace necesario que las funciones básicas de su cargo sean de su conocimiento. Por lo tanto en el posicionamiento de un empleado, después de conocer su carta de funciones, responsabilidades y su interacción en la organización, se debe seguir con una breve inducción en el cargo y un recorrido por las dependencias que de una u otra manera tendrán que ver con la ejecución de sus actividades (20).
En las labores cotidianas de un trabajador se hace necesario que las funciones básicas de su cargo sean de su conocimiento. Por lo tanto en el posicionamiento de un empleado, después de conocer su carta de funciones, responsabilidades y su interacción en la organización, se debe seguir con una breve inducción en el cargo y un recorrido por las dependencias que de una u otra manera tendrán que ver con la ejecución de sus actividades (20).
4.- Manuales de funciones del personal
4.1.- Definición de manuales de funciones del personal
Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma sección. Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por sí solo no tiene una aplicación práctica en una empresa sino se combina con una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso. Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su implementación son los siguientes: Manual de funciones y responsabilidades. Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos. Estructura orgánica de la Empresa. Manual de normas administrativas. Delineamientos o directrices de contratación de Personal. Reglamento laboral. Aunque no se ha mencionado, es apenas obvio que para implementar exitosamente todos documentos en la realidad de la empresa, se requiere de un compromiso y un apoyo racional en todos los niveles de la organización. Es de recordar que no solo se requiere introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel sino también a los empleados de más alto rango, llámese gerentes, jefes de departamento, dueños, o accionistas administradores. Todos deben ser consientes de la importancia de estos documentos y también lo deben aplicar sin restricción alguna como miembros activos de la compañía.
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19. Estructura del Manual de Normas y Procedimientos [En línea] Disponible en: www.salud.gob.mx/unidades/cdi/documentos/DOCSAL7462.pdf
20. Implantación de un manual de normas y procedimientos [En línea] Disponible en:
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Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión. Se caracterizan por:
· Ser elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido.
· Economizar tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera debería ser analizada, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
· Ubica la participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
Como se observa este manual es muy importante en las organizaciones son fundamentales para la correcta función y gestión de una empresa sea pública o privada (21).
4.2.- Objetivos de los manuales de funciones del personal
Su objetivo principal es el de crear un valor agregado en base a los productos y servicios que se ofrecen, maximizando el valor de la empresa. Sus principales funciones:
· Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa.
· Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
· A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.
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21. Implantación de un manual de normas y procedimientos [En línea] Disponible en:
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· Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.
· Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de acción.
· Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada área funcional liderada por su gerente.
· Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.
· Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar sus capacidades.
· Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados.
· Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales.
· Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los planes y estándares de ejecución (autocontrol y Control de Gestión) (22).
4.3.- Elaboración del manual de funciones del personal
El propósito de la elaboración de un manual de funciones es definir la estructura organizacional, las relaciones, responsabilidades y funciones de cada unidad, departamento o división de una Organización y/o Empresa. Igualmente tiene que ver de manera directa con que el nuevo empleado obtenga información y sepa cómo debe comportarse dentro de la organización y lo que se espera que haga, mejor aún sus resultados; es necesario darle a conocer el manual de funciones para que de una manera clara sepa cuál es la tarea que va a realizar. Se debe resaltar que el manual de funciones se considera como un instrumento dinámico y/o herramienta sujeto a cambios que surgen de las necesidades propias de toda Empresa u Organización, y obviamente depende de la revisión técnica permanente para mantener su utilidad (23).
22. Administración de Recursos Humanos [En línea].
Disponible en: http://html.rincondelvago.com/administracion-de-personal-y-organigrama.html
Disponible en: http://html.rincondelvago.com/administracion-de-personal-y-organigrama.html
23. Banco Central de Paraguay. Manual de organización y funciones. [En línea]. Disponible: http://www.bcp.gov.py/gee/funcion/MANUALGEE.pdf.
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4.4.- Estructura del manual de funciones del personal
Este corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos:
1. Descripción básica del cargo: El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su jefe inmediato.
1. Objetivo estratégico del cargo: Este ítem se refiere a la actividad genérica que define el grupo de funciones, actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la empresa. En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y que globalice en pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del cargo.
2. Funciones básicas: En este numeral se debe incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en los detalles de "el cómo hacer para cumplir con las funciones", ya que este es un tema tratado al detalle en el manual de procedimientos y formatos, Es importante al describir las funciones y las responsabilidades de forma tal que el jefe de dicho empleado pueda tener una forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de las funciones básicas al momento de la evaluación periódica del trabajador. Esto con el fin de que al entregarle sus funciones al empleado, podamos tener un método sencillo de control de gestión sobre el cargo, ya que al final de cada período al empleado se le pueda evaluar su desempeño lo mas objetivamente posible. Cuando las funciones se describen de una manera tan genérica, se termina describiendo los deseos idealistas del jefe del empleado, generando una incertidumbre en la interpretación de las funciones que finalmente se puede reflejar en evaluaciones subjetivas del empleado. Si un grupo de funciones y responsabilidades descritas para un empleado están bien redactadas y ajustadas a la realidad, una consciente autoevaluación del empleado debe coincidir con la evaluación del jefe o al menos estar muy cercana. Con esto se debe concluir que la descripción de las funciones y responsabilidades deben ser una herramienta que ayude también a los jefes a realizar una evaluación adecuada y objetiva que no tenga nada que ver prejuicios personales. Es muy importante incluir dentro de la lista responsabilidades, el nivel de autorización y responsabilidad presupuestal de su cargo, si lo tiene. No deben quedar dudas para el funcionario hasta donde va su responsabilidad y su autonomía tanto presupuestal como administrativa.
3. Personal relacionado con el cargo: En este ítem se parte de la ubicación del cargo dentro del organigrama de la empresa para determinar con que empleados o secciones debe interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas. Esta parte del formato también le permite al trabajador conocer la compañía y le da un panorama global del movimiento de la empresa entre sus diferentes secciones.
4. Perfil del Cargo: En este punto de la descripción del cargo, se refiere a cuál sería el perfil óptimo o ideal del funcionario que debe ocupar un cargo. Se debe aclarar con respecto a la descripción del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy difícil encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante más adecuado en el proceso de selección. Adicionalmente, después de conseguir el empleado más adecuado para el cargo, al cruzar el perfil óptimo establecido con las características del empleado contratado (relación hombre – cargo).
Un manual de personal le permite a la empresa disminuir los malentendidos. El personal tendrá una idea clara de cuáles son las políticas corporativas y tendrá un recurso donde buscar las respuestas a sus preguntas básicas (24).
4.5.- Implantación y Mantenimiento del Manual de Funciones del Personal
Estos abarcan una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de función del personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.
Es por ello, que el manual de funciones y responsabilidades es algo crítico y por lo tanto no debe dar espera su puesta en marcha. Este manual es muy importante implementarlo debido a dos aspectos principales, primero le proporciona a cada empleado de la empresa un panorama general de su cargo y como moverse dentro de la compañía para lograr sus objetivos. En segundo lugar le permite a la empresa tener una claridad de cómo fluyen los procesos de la compañía, como se complementan las actividades y los cargos de una manera organizada. Esto es útil para poder detectar en que momento un cargo está saturado de funciones, o ya no se requiere, o se debe modificar, o se debe reestructurar una sección de la empresa para adecuarla a las nuevas condiciones de la compañía.
24. Amaya Correa, Jailer (2011) Manuales de Normas y Procedimientos [En línea] Disponible en: http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesdenormasyprocedimientos/default3.asp
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En las labores cotidianas de un trabajador se hace necesario que las funciones básicas de su cargo sean de su conocimiento. Por lo tanto en el posicionamiento de un empleado, después de conocer su carta de funciones, responsabilidades y su interacción en la empresa, se debe seguir con una breve inducción en el cargo y un recorrido por las dependencias que de una u otra manera tendrán que ver con la ejecución de sus actividades.
Para implementar exitosamente todos los documentos en la realidad de la empresa y su mantenimiento en el tiempo, se requiere de un compromiso y un apoyo racional en todos los niveles de la organización. Es de recordar que no solo se requiere introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel sino también a los empleados de mas alto rango, llámese gerentes, jefes de departamento, dueños o accionistas administradores. Todos deben ser conscientes de la importancia de estos documentos y también lo deben aplicar sin restricción alguna como miembros activos de la compañía. De no ser así, no vale la pena poner esfuerzos en un tema que de antemano no va a tener éxito (24).
5.- Manuales de Organización de la Unidad de Archivo
5.1.- Definición de manuales de organización de la unidad de Archivos
El manual de organización de la unidad de Archivo es una fuente de información que permite conocer, al personal del Archivo, la organización de la unidad, así como las funciones a su cargo les facilita además, el conocimiento de sus obligaciones en el ámbito de su competencia, ayuda a integrar y orientar al personal de nuevo ingreso y es un instrumento valioso de datos para estudios de productividad, reorganización y de recursos humanos.
Por lo general, el documento presenta la Estructura Orgánica, actualizada y autorizada de la organización a la que pertenece, el marco jurídico en el que ésta unidad administrativa sustenta su actuación y funcionamiento, los objetivos que tiene encomendados y la descripción de las funciones que debe realizar para alcanzarlos (25).
25. Fernández Gil, Paloma. (1999). Manual de organización de Archivos de Gestión en las Oficinas Municipales. [En línea] Disponible en: http://www.cemci.org/archivos.pdf
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5.2.- Objetivos de manuales de organización de la unidad de archivo
· Presenta una visión en conjunto del órgano.
· Instruye sobre los procedimientos para organizar y archivar la correspondencia que producen y reciben las unidades administrativas, colocándolo al alcance de todo el personal con el objetivo de capacitarlos al respecto, unificando criterios y lineamientos de aplicación general que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una de las Dependencias y por ende en el archivo (26). Evitando de esta manera la repetición de instrucciones para ahorrar tiempo y esfuerzos en la ejecución de las labores.
· Se encarga de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de recepción, concentración, conservación y depuración del archivo para facilitar la consulta y préstamo de expedientes.
· Precisa las funciones encomendadas al personal, haciendo que este cuente con una fuente de información que les permita conocer la organización del Archivo, así como las funciones a su cargo (27).
· Facilita a los empleados y funcionarios el conocimiento de sus obligaciones en el ámbito de su competencia, así mismo ayuda a integrar y orientar al personal de nuevo ingreso y es un instrumento valioso de datos para estudios de productividad, reorganización y de recursos humanos (27).
· Proporciona el mejor aprovechamiento de los recursos. Presenta la Estructura Orgánica, actualizada y autorizada, el marco jurídico en el que ésta la unidad administrativa sustenta su actuación y funcionamiento, los objetivos que tiene el órgano y la descripción de las funciones que debe realizar para alcanzarlos (27).
26. Universidad Pontificia Bolivariana: Departamento de Administración de Documentos [En línea] Disponible en: http://www.upb.edu.co/pls/portal/docs/PAGE/GP_NUESTRA_UNIVERSIDAD/PG_NUESU_GESTION_DOCU/PG_NUESU_SEGR_MANUALES/MANUAL_ORGANIZACION_DE_ARCHIVOS%5B1%5D.PDF
27. Manual de Organización del Departamento de Archivo General Universitario: Universidad Autónoma de San Luis Potosí [En línea] Disponible en: http://www.uaslp.mx/Spanish/Administracion/ServEsc/organigrama/archivo/Documents/ManualOrganizacionArchivoGral.pdf
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5.3.- Elaboración del manual de organización de la unidad de Archivo
El manual de organización para Documentos de Archivo es una de las herramientas con que cuentan las Unidades de Información para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Estandarizar los procesos técnicos archivísticos y la regulación de la organización de los documentos de archivo cualquier organización, con la finalidad de garantizar la integridad y preservación de los documentos de archivo. Promover la ordenación de los documentos en la etapa de gestión, y permitir la transferencia, eliminación o conservación de los documentos ordenada por series documentales. En cuanto a su elaboración podemos mencionar:
1. Responsable en cuanto a la Elaboración: El proceso en cuanto a la elaboración con la asignación de la tarea de coordinación competente al archivólogo. Las actividades reales de redacción y trascripción deben ser ejecutadas y controladas por organismo al cual sirve o por el Archivólogo, según sea apropiado.
2. Exactitud y Adecuación: El archivólogo debe asegurar que el esquema del manual este completo, y que la continuidad y el contenido del mismo sea adecuado.
3. Proceso de aprobación, emisión y control del manual de archivo revisión y aprobación final: Antes de que el manual sea emitido, el documento debe ser revisado por individuos responsables para asegurar la claridad, la exactitud, la adecuación y la estructura apropiada. La emisión de este manual debe ser aprobado por la gerencia responsable de su implementación y cada copia de este debe llevar una evidencia de su autorización.
4. Distribución del manual: El método de distribución del manual debe proporcionar la seguridad de que todo el personal (y usuarios si conviene a los intereses de la organización) tengan acceso apropiado al documento. La distribución puede ser facilitada mediante la codificación de copias o vía web.
5. Incorporación de Cambios: Se debe diseñar un método para proveer la propuesta, elaboración, revisión, control e incorporación de cambios en el manual. Al procesar cambios se debe aplicar el mismo proceso de revisión y aprobación utilizado al desarrollar el manual básico.
6. Control de la Emisión y de los Cambios: El control de la emisión y de los cambios del documento es esencial para asegurar que el contenido del manual está autorizado adecuadamente. Se pueden considerar diferentes métodos para facilitar el proceso físico de la realización de los cambios. En cuanto a la actualización del manual se debe utilizar un método para tener la seguridad de que cada poseedor del manual reciba los cambios y los incluya en su copia o recibir el manual actualizado por internet.
7. Copias no Controladas: Se debe identificar claramente como copias no controladas todos aquellos manuales distribuidos como propósitos de propuestas, uso fuera del sitio por parte del usuario y otra distribución del manual en donde no se prevea el control de los cambios.
5.4.- Estructura del manual de organización de la unidad de Archivo
Este manual contiene en forma ordenada y sistemática la información y las instrucciones sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, organización, objetivo y funciones de la dependencia o entidad, constituye un instrumento de apoyo administrativo que describe las relaciones orgánicas que se dan entre los elementos de la estructura organizacional y el órgano de archivo.
El manual de organización debe establecer claramente los niveles jerárquicos, la unidad de mando, las funciones de línea, de apoyo y asesoría. Así mismo presenta un equilibrio en cuanto a la distribución de niveles y responsabilidades que permiten ejercer un control eficiente para el cumplimiento de las funciones asignadas al personal de esta unidad informativa.
Partes integrantes:
- Contenido: Es una especie de Índice; incluirá la enunciación de cada una de las partes componentes del manual y la cantidad de páginas que corresponda a cada una.
- Objetivo del Manual: en esta parte se indicarán fines y alcances generales del manual de organización del Archivo. Por ejemplo se determinará que el objetivo del manual es definir las funciones y responsabilidades del personal que labora en este órgano.
- Objetivos y Políticas de la Organización: se indicara los fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos del archivo.
- Jerarquía: Se definirá y establecerá los distintos niveles jerárquicos de los rangos de acuerdo a lo establecido en la Norma IRAM 34514.
- Autoridad: se indica los distintos tipos de autoridad vigentes en la organización. Establecido en la norma IRAM 34510.
- Control: Se definirá y establecerá los tipos de control dentro de la organización establecido en la Norma IRAM 34510.
- Misión y Funciones: se enunciará las funciones que cumplirá el archivo dentro de la organización a la cual sirve y se definirá sus fines, de acuerdo por la norma IRAM 34.511.
- Distribución: Se definirá y establecerá las facultades delegadas a los responsables del órgano. Estos aspectos están contemplados dos en la norma IRAM 34506.
- Delegación: Se refiere a la enunciación de las tareas que el personal jerárquico puede asignar a sus subordinados. En razón del exceso de obligaciones a cumplir, el responsable de cada área podrá delegar funciones en los miembros que, según el organigrama, dependa de él.
- Reemplazo: se definirá y establecerá el régimen de reemplazo entre los responsables de los entes de la organización.
- Información: Se determinara cual es la información que debe generarse en el ente orgánico, tanto su propio uso como para los que integran el sistema general de información de la organización.
- Relaciones: Se definirá las obligaciones que emergen del ejercicio de una determinada atribución.
- Organigramas: Se incluirá la representación grafica de la estructura orgánica, total y parcial de la organización.
- Régimen de autorización: establecimiento de disposiciones generales que rigen la autorización para adoptar decisiones y para firmar los documentos correspondientes.
- Área jurídica: contiene un área destinada al basamento legal con el cual el órgano sustenta sus actuaciones.
- Glosario: contiene un listado de conceptos que permitirán establecer el significado de algunos términos archivísticos o que puedan ser objeto de confusión para la comprensión del manual.
5.5.- Implantación y mantenimiento del manual de organización de la unidad de Archivo
La implantación del manual representa el momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones específicas para elevar la productividad, mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinámica y componentes organizacionales (28).
El objetivo principal de la implantación de un manual de organización, en nuestro caso de una unidad de Archivo, es básicamente mostrar la misión y visión, la dotación de recursos humanos y las responsabilidades y perfiles de cada uno de los cargos dependientes de dicha unidad. Para establecer el manual es necesario divulgarlo en todos los niveles de la unidad, por ejemplo, presentando conferencias, reuniones de personal, repartiendo folletos entre los empleados, para así lograr una aplicación de forma inmediata y asegurar el conocimiento de los nuevos procesos, los objetivos propuestos y la organización concreta de dicha unidad. Es importante que el manual se adecue a la estructura jerárquica de la unidad de Archivo.
Es necesario resaltar que el mantenimiento del manual de organización dependerá en gran manera de la unidad en la que se implante, ya sea adecuándose a los cambios internos, jerárquicos y funcionales de la unidad de Archivo.
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28. Palma, José (2011) Manual de Procedimiento [En línea] Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml#con
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CONCLUSIÓN
Toda organización requiere de una filosofía de gestión que la identifique, que revele su horizonte, es decir a dónde quiere llegar, sus objetivos, las estrategias que implementará para lograrlos y las políticas que guiaran su actuación. Todo esto lo realizará de acuerdo a su plan de acción apoyado en su normativa y cumpliendo con una serie de procesos y procedimientos que la llevaran a la realización de su futuro deseado. Esto será posible si en ella se tienen precisos los lineamientos que regirán su actuación interna para ello se necesita de una cuantiosa herramienta “el manual administrativo”.
Podemos decir que un manual administrativo es un instrumento que sirven como medio de comunicación y coordinación, que permite registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, gran cantidad de información de una organización, así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. Existen diversos manuales administrativos que son utilizados en una organización, entre ellos tenemos: los manuales de organización, los de políticas, los de usos múltiples, los de normas y procedimientos, los que son para especialistas o los de empleados, los de finanzas, los de sistemas, los de calidad, etc. Cada uno de ellos responde a una necesidad del ente que decide su elaboración y tienen un fin particular.
En esta investigación conceptualizamos varios de los tipos de manuales que existen, pero, en vista de que son numerosos desarrollamos los que a juicio de la docente y al nuestro son los que emplearemos comúnmente a lo largo de nuestra carrera como archivólogos.
Iniciamos con el manual de procedimientos, este contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, de dos o más de ellas. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión, la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas de una organización, facilita las labores de auditoría, la evaluación, el control interno y su vigilancia, además crea la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Luego abordamos el manual de funciones del personal que se prepara en una empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía. Su objetivo primordial es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no sólo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma sección.
Finalmente y no menos importante, damos a conocer el manual de organización de la unidad de Archivo, el cual es elaborado por un archivólogo. Este es una fuente de información que permite conocer, al personal del Archivo, la organización de la unidad, así como las funciones a su cargo, les facilita además, el conocimiento de sus obligaciones en el ámbito de su competencia, ayuda a integrar y orientar al personal de nuevo ingreso y es un instrumento valioso de datos para estudios de productividad, reorganización y de recursos humanos.
A medida que mencionamos cada uno de los manuales que desarrollamos en nuestra investigación, los conceptualizamos y hacemos mención de sus objetivos, elaboración, estructura, implantación y mantenimiento, concluyendo que son una herramienta útil para el funcionamiento interno de una organización y que de su cumplimiento depende en gran parte su éxito.
FUENTES CONSULTADAS
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· Administración de Recursos Humanos [En línea].
Disponible en: http://html.rincondelvago.com/administracion-de-personal-y-organigrama.html [consultado el: 15/05/2011 a las 3:15 pm].
Disponible en: http://html.rincondelvago.com/administracion-de-personal-y-organigrama.html [consultado el: 15/05/2011 a las 3:15 pm].
· Amaya Correa, Jailer (2011) Manuales de Normas y Procedimientos [En línea] Disponible en: http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesdenormasyprocedimientos/default3.asp [consultado el: 14/05/2011 a las11:00am]
· Banco Central de Paraguay. Manual de organización y funciones. [Documento en línea]. Disponible: http://www.bcp.gov.py/gee/funcion/MANUALGEE.pdf. [Consultado el: 12/05/2011 a las 3:50 pm]
· Conceptualización y Tipos de Manuales [En línea] Disponible en: http://www.buenastareas.com/ensayos/Conceptualizacion-y-Tipos-De-manuales/919155.html [Consultado el: 11/05/2011 a la 1:54 pm]
· Definición de norma [En línea] Disponible en: http://www.definicionabc.com/derecho/norma.php [Consultado el: 10/05/2011 a las 5:00 pm]
· Definición de Plan de Acción [En línea] Disponible en: http://definicion.de/plan-de-accion/ [Consultado el: 18/05/2011 a la 1:10 pm]
· Definición de Proceso [En línea] Disponible en: http://arpcalidad.com/definicin-de-proceso/ [Consultado el: 15/05/2011 a las 9:15 pm]
· Documentos y Manuales Administrativos [En línea] Disponible en: http://html.rincondelvago.com/documentos-y-manuales-administrativos.html [Consultado el: 11/05/2011 a la 1:37]
· Estructura del Manual de Normas y Procedimientos [En línea] Disponible en: www.salud.gob.mx/unidades/cdi/documentos/DOCSAL7462.pdf [Consultado el: 19/05/2011 a las 4:00 pm]
· Fernández Gil, Paloma. (1999). Manual de organización de Archivos de Gestión en las Oficinas Municipales. [En línea] Disponible en: (http://www.cemci.org/archivos.pdf [Consultado el: 17/05/2011 a las 2:00 pm]
· Herrera, Aroldo (2007) Mejores Prácticas [En línea] Disponible en: http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.htm [Consultado el 11/05/2011 a la 1:40]
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· Manual de organización – Archivo General del Poder Legislativo del Estado de México (En Línea) Disponible en: http://www.cddiputados.gob.mx/transparencia/Administracion/Manuales/coordinacion_de_normatividad/m_o_archivo.pdf Consultado el: 20/05/2011 a las 3:29 pm
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· Manual de organización [En línea] Disponible en: http://html.rincondelvago.com/manual-de-organizacion_2.html [Consultado el: 11/05/2011 a las 2:00 pm]
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· Misión de una empresa [En línea] Disponible en: http://www.trabajo.com.mx/mision_de_una_empresa.htm [Consultado el: 18/05/2011 a las 2:39 pm]
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· Palma, José (2011) Manual de Procedimiento [En línea] Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml#con [Consultado el 11/05/2011 a la 1:23 pm]
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