FORO Nº 4 (Unidad IV.- Gestión Documental y Sistemas de Información)
FLORES, JUAN CARLOS
Los Archivos Administrativos e Intermedios como componentes de un Sistema de Información
En lo que se refiere a los archivos administrativos son considerados como el eje
fundamental de un sistema archivístico, debido a que mantiene la relación con
las oficinas productoras de la documentación con el archivo intermedio y sirve
de nexo entre las oficinas y el archivo intermedio, son los archivos que se
encuentran activos.
El archivo intermedio, es el archivo donde se transferirán los documentos de los
archivos administrativos cuando su consulta se realice de forma esporádicas por
los organismos productores (personal -usuario), encargándose de resguardar los
documentos en un tiempo estipulado. En esta fase es donde permanecen los
documentos hasta la prescripción total de los valores administrativos de éstos y
se desarrollara la principal función de estos archivos que es la valoración. Las
funciones de este archivo son seleccionar, recoger, conservar y disponer para la
información y la investigación científica en los fondos documentales de la
Administración Pública que carezcan de vigencia administrativa.
Estos Archivos representan gran importancia, como componentes de un sistema de
información, motivado a que son los encargados de reunir y conservar todos los
documentos, y gracias a sus funciones hacen posible el equilibrio documental, es
decir, debido a que no todo los documentos se pueden conservan, por eso
seleccionan y valoran la documentación que se preservara, ya que ambos controlan
y organizan el flujo de información dentro de una organización, conectados por
el flujo informacional, es decir, las constantes entradas y salidas de
documentos, que se ven sometidos bajo los criterios y funciones archivísticos:
Control de la masa documental, ordenación, clasificación y expurgo de la
documentación, para optimizar la gestión documental y archivística.
Es por ello, que debemos aprovechar las Tecnologías de la Información y
Comunicación (TIC) que están en un constante crecimiento y evolución, para
agilizar y facilitar el acceso a la información, por lo que los archivos
aprovechan las tecnologías que están en constante crecimiento como apoyo en el
desarrollo de sus funciones, de manera tal que como componente de un sistema de
información facilitan el acceso a la información contenida en los archivos como
soportes ópticos que permiten un almacenamiento antes impensable, aplicaciones
para la gestión, digitalización de imágenes...), utilizando también la
tecnología de red. Tomando en consideración el archivo como un sistema que forma
parte, a su vez, del sistema de información de la administración (entendiendo a
la administración como un macro-sistema), por lo que la "Teoría General de
Sistemas" es un sistema "complejo de componentes interactivos característicos de
unidades organizadas como interacción, suma, mecanización, centralización,
competencia, finalidad, etc. y su aplicación a fenómenos concretos", y los
archivos como componentes de este sistema conlleva procedimientos debidamente
integrados que procesan una información de entrada y, mediante su transformación
técnica, difunden una nueva información de salida lista para remediar una
determinada necesidad informativa encaminada a obtener nuevo conocimiento o a
tomar una decisión oportuna para la organización.
Fuentes Consultadas:
•Heredia Herrera, A. El debate sobre la gestión documental. Métodos de
Información, vol. 5, nº 22-23, enero-marzo 1998.
•Heredia Herrera, A. ¿Qué es un Archivo?. Ediciones Trea S.L 2007.
•http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/
•http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/sistemas-de-informacion.html
•(http://biblioteca.itson.mx/oa/dip_ago/introduccion_sistemas/p12.htm
En lo que se refiere a los archivos administrativos son considerados como el eje
fundamental de un sistema archivístico, debido a que mantiene la relación con
las oficinas productoras de la documentación con el archivo intermedio y sirve
de nexo entre las oficinas y el archivo intermedio, son los archivos que se
encuentran activos.
El archivo intermedio, es el archivo donde se transferirán los documentos de los
archivos administrativos cuando su consulta se realice de forma esporádicas por
los organismos productores (personal -usuario), encargándose de resguardar los
documentos en un tiempo estipulado. En esta fase es donde permanecen los
documentos hasta la prescripción total de los valores administrativos de éstos y
se desarrollara la principal función de estos archivos que es la valoración. Las
funciones de este archivo son seleccionar, recoger, conservar y disponer para la
información y la investigación científica en los fondos documentales de la
Administración Pública que carezcan de vigencia administrativa.
Estos Archivos representan gran importancia, como componentes de un sistema de
información, motivado a que son los encargados de reunir y conservar todos los
documentos, y gracias a sus funciones hacen posible el equilibrio documental, es
decir, debido a que no todo los documentos se pueden conservan, por eso
seleccionan y valoran la documentación que se preservara, ya que ambos controlan
y organizan el flujo de información dentro de una organización, conectados por
el flujo informacional, es decir, las constantes entradas y salidas de
documentos, que se ven sometidos bajo los criterios y funciones archivísticos:
Control de la masa documental, ordenación, clasificación y expurgo de la
documentación, para optimizar la gestión documental y archivística.
Es por ello, que debemos aprovechar las Tecnologías de la Información y
Comunicación (TIC) que están en un constante crecimiento y evolución, para
agilizar y facilitar el acceso a la información, por lo que los archivos
aprovechan las tecnologías que están en constante crecimiento como apoyo en el
desarrollo de sus funciones, de manera tal que como componente de un sistema de
información facilitan el acceso a la información contenida en los archivos como
soportes ópticos que permiten un almacenamiento antes impensable, aplicaciones
para la gestión, digitalización de imágenes...), utilizando también la
tecnología de red. Tomando en consideración el archivo como un sistema que forma
parte, a su vez, del sistema de información de la administración (entendiendo a
la administración como un macro-sistema), por lo que la "Teoría General de
Sistemas" es un sistema "complejo de componentes interactivos característicos de
unidades organizadas como interacción, suma, mecanización, centralización,
competencia, finalidad, etc. y su aplicación a fenómenos concretos", y los
archivos como componentes de este sistema conlleva procedimientos debidamente
integrados que procesan una información de entrada y, mediante su transformación
técnica, difunden una nueva información de salida lista para remediar una
determinada necesidad informativa encaminada a obtener nuevo conocimiento o a
tomar una decisión oportuna para la organización.
Fuentes Consultadas:
•Heredia Herrera, A. El debate sobre la gestión documental. Métodos de
Información, vol. 5, nº 22-23, enero-marzo 1998.
•Heredia Herrera, A. ¿Qué es un Archivo?. Ediciones Trea S.L 2007.
•http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/
•http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/sistemas-de-informacion.html
•(http://biblioteca.itson.mx/oa/dip_ago/introduccion_sistemas/p12.htm
FREIRE, JONATHAN
Características de la gestión documental.
La percepción de documento se asocia a una o varias páginas, aunque en la
actualidad con el implemento de los distintos sistemas electrónicos a variado en
gran densidad.
Se puede decir que un Sistema de Gestión Documental se ocupa de: Procesado,
Almacenamiento, Búsqueda, Recuperación, Distribución
Las características de un Sistema de Gestión Documental son:
Manejo de grandes volúmenes de documentación, Garantía de acceso a la
información más actual, Mantenimiento coherente de la información procedente de
diferentes compañías y organizaciones, Definición de flujos de trabajo en el
sistema para la gestión de procesos operativos entre departamentos y empresas
externas, Gestión de la información en formato nativo, Control de acceso a la
información, Seguridad ante la posible pérdida de documentación.
Características de los procesos de gestión documental en los sistemas de Archivo
Manejo de grandes volúmenes de documentación, Garantía de acceso a la
información más actual, Mantenimiento coherente de la información procedente de
diferentes compañías y organizaciones, Definición de flujos de trabajo en el
sistema para la gestión de procesos operativos entre departamentos y empresas
externas, Gestión de la información en formato nativo, Control de acceso a la
información, Seguridad ante la posible pérdida de documentación.
Características de los procesos de gestión documental en los sistemas de Archivo
Reducción de costes, mediante el re diseño de procesos, sustitución del trabajo
administrativo no productivo y reducción del espacio físico de almacenamiento.
administrativo no productivo y reducción del espacio físico de almacenamiento.
Reducción de los ciclos de trabajo.
Unificación de los procesos empresariales en los distintos ámbitos
departamentales y geográficos
Aumento de las capacidades de comunicación en toda la organización, mejorando la
integridad y seguridad de la información.
departamentales y geográficos
Aumento de las capacidades de comunicación en toda la organización, mejorando la
integridad y seguridad de la información.
Sistemas y procedimientos para la incorporación masiva de documentos en diversos
formatos electrónicos y procedentes de sistemas informáticos heterogéneos.
formatos electrónicos y procedentes de sistemas informáticos heterogéneos.
Sistemas de escaneo para la incorporación masiva o discreta de documentos que
están en formatos no electrónicos.
están en formatos no electrónicos.
Gestión de documentos y sus meta datos.
Referencias a documentos externos al propio sistema de gestión documental
(fotos, vídeos, radiografías, etc.).
(fotos, vídeos, radiografías, etc.).
Creación de relaciones entre documentos y entre estos y el resto de componentes
del sistema documental (carpetas, meta datos, etc.).
del sistema documental (carpetas, meta datos, etc.).
Mantenimiento de histórico de los documentos.
Localización de documentos mediante técnicas de búsqueda.
Edición de archivos utilizando sus herramientas nativas de creación.
Disposición de un software para la visualización de archivos en los formatos más
comunes.
comunes.
Control del acceso a documentos según perfiles de usuario.
Anotación en documentos sin modificar el contenido de los mismos.
Importación de información contenida en otras aplicaciones.
Herramientas de flujo de trabajo que incluyan un control del mismo.
Sistemas de impresión de documentos.
Fuentes Consultadas:
FRONTADO, DIEGO
Definición de gestión de documentos.
Luis David Fernández define a la Gestión de Documentos como el tratamiento y
conservación que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de
vida, es decir, la producción del mismo, hasta su eliminación o conservación
permanente, todo esto siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de
vida de los documentos, y por supuesto respetando el principio de orden original
y el principio de procedencia.
Fuente Consultada:
Luis David Fernández. La Gestión Documental. (En línea) Disponible en:
www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf [consultado el
26/04/2011 a las 3:34 pm.]
GARCÍA YEFERSON
Sobre los procesos se hace necesario realizar un desarrollo que permita su
despliegue, el diseño de los parámetros que garanticen su ejecución y la mejor
forma de asegurar la operación de la entidad lo cual debe contemplar la
definición del objetivo, la base legal que soporta cada proceso, le definición
de actividades y tareas que garantizan su ejecución, los métodos para
realizarla, la asignación de autoridad y responsabilidad, la definición de los
perfiles de los cargos requeridos para su operación y la construcción de los
flujo gramas, que establecen las relaciones y el curso de la información
organizacional. Cada uno de estos parámetros se define como:
despliegue, el diseño de los parámetros que garanticen su ejecución y la mejor
forma de asegurar la operación de la entidad lo cual debe contemplar la
definición del objetivo, la base legal que soporta cada proceso, le definición
de actividades y tareas que garantizan su ejecución, los métodos para
realizarla, la asignación de autoridad y responsabilidad, la definición de los
perfiles de los cargos requeridos para su operación y la construcción de los
flujo gramas, que establecen las relaciones y el curso de la información
organizacional. Cada uno de estos parámetros se define como:
• Los Métodos, constituyen la forma bajo la cual deberá desarrollarse una
actividad o tarea.
• La Asignación de Cargos, define las características y requisitos de los cargos
que se definen para garantizar la ejecución de las tareas relacionadas con una
actividad. La importancia de su definición radica en el impacto que su actuación
tiene sobre el proceso, por lo tanto se requiere de la competencia profesional,
compromiso y sentido de pertenencia por parte del servidor designado.
• La Asignación de Responsabilidad, establece la obligación que en relación con
su función tienen los servidores públicos frente a los resultados que espera la
entidad de los procesos.
su función tienen los servidores públicos frente a los resultados que espera la
entidad de los procesos.
• La Asignación de Autoridad, define la autonomía o facultad que se otorga a los
servidores a fin de tomar las decisiones necesarias para garantizar el
cumplimiento de los objetivos del Proceso.
servidores a fin de tomar las decisiones necesarias para garantizar el
cumplimiento de los objetivos del Proceso.
• El Flujograma, representa en forma gráfica el procedimiento necesario para
ejecutar un proceso.
ejecutar un proceso.
• Permite determinar su fluidez, coherencia y capacidad de logro frente a lo
esperado; permite observar y comprobar la interacción entre la ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL Y EL MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS, en tanto identifica las actividades y las áreas que participan en su
ejecución; amplía la capacidad de análisis y comprensión sobre el proceso;
valida el flujo de información, la coordinación de acciones entre servidores
para garantizar la dinámica organizacional esperada, y es un medio ágil para
detectar dificultades de operación y establecer posibles soluciones en forma proactiva.
esperado; permite observar y comprobar la interacción entre la ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL Y EL MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS, en tanto identifica las actividades y las áreas que participan en su
ejecución; amplía la capacidad de análisis y comprensión sobre el proceso;
valida el flujo de información, la coordinación de acciones entre servidores
para garantizar la dinámica organizacional esperada, y es un medio ágil para
detectar dificultades de operación y establecer posibles soluciones en forma proactiva.
GARCÍA, JOHANNA
La gestión documental y la toma de decisiones en las organizaciones
En la Norma ISO 15489 se define Gestión Documental como el "área de gestión
responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el
mantenimiento, el uso y la disposición de documentos de archivo, incluidos los
procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la información y
prueba de las actividades y operaciones de la organización". Es decir, que
representa las actividades administrativas y técnicas correspondientes al manejo
de los documentos durante su ciclo vital, con el fin de facilitar su acceso y
conservación.
Partiendo de esta definición se puede decir que un buen sistema de
administración documental aporta los siguientes beneficios a la organización:
responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el
mantenimiento, el uso y la disposición de documentos de archivo, incluidos los
procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la información y
prueba de las actividades y operaciones de la organización". Es decir, que
representa las actividades administrativas y técnicas correspondientes al manejo
de los documentos durante su ciclo vital, con el fin de facilitar su acceso y
conservación.
Partiendo de esta definición se puede decir que un buen sistema de
administración documental aporta los siguientes beneficios a la organización:
o Garantiza la fiabilidad e integridad de la información, además de un acceso
seguro a esta.
o Cumple una función clave alineada con la estrategia y los objetivos de la
organización, dándole soporte a los procesos.
organización, dándole soporte a los procesos.
o Respalda en la formulación y creación de políticas dentro de la institución.
o Ayuda en la asignación de responsabilidades y competencias, facilitando la
ejecución eficaz de las actividades en el seno de la organización.
ejecución eficaz de las actividades en el seno de la organización.
o Agiliza la prestación de los servicios que presta la organización asociados
con la gestión o uso de los documentos.
con la gestión o uso de los documentos.
o Facilita la gestión administrativas de forma eficaz, coherente, continua,
productiva y responsable.
productiva y responsable.
o Garantiza la continuidad en caso de catástrofe.
o Permite cumplir con los requisitos legislativos y normativos, incluidas las
actividades archivísticas, de auditoría y de supervisión.
actividades archivísticas, de auditoría y de supervisión.
o Proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluyendo la gestión de
riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencias de las
actividades realizadas por la organización.
riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencias de las
actividades realizadas por la organización.
o Apoya y documenta las actividades de investigación y desarrollo presentes y
futuras, las realizaciones y los resultados, así como la investigación
histórica.
futuras, las realizaciones y los resultados, así como la investigación
histórica.
o Establece una identidad personal y cultural de la organización, y mantiene la
memoria corporativa, personal y colectiva.
memoria corporativa, personal y colectiva.
o Protege y preserva los documentos como evidencia de sus actos.
o Y finalmente sirve de apoyo en la toma de decisiones, al tiempo que garantiza
la supervivencia de la institución.
la supervivencia de la institución.
Fuentes Consultadas:
Proyecto UNE-ISO (En Línea) Disponible en: 15489-1
http://www.uab.cat/Document/353/854/Norma_Espanola_UNE_ISO_15489.pdf (Consulta:
29/04/2011)
La importancia de una gestión documental integrada (En línea) Disponible en:
http://inghenia.com/wordpress/2009/09/11/la-importancia-de-una-gestion-documenta\
l-integrada/ (Consulta: 28/04/2011)
GORRÍN, IMARÚ
Gestión Documental y Características de los procesos de Gestión Documental.
Definición de gestión documental
La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística, ya que
introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese
momento, demostrando una interconexión entre las diversas etapas o
procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales. Sin
embargo hay muchas y diversas definiciones acerca de lo que es la gestión
documental; Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de
Colombia, la Gestión documental es un "Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación", Por
otro lado se comenta que la gestión documental según Fernández Gil, Paloma
(1999) "pretende abarcar desde la elaboración de los documentos hasta su
servicio, pasando por su organización y descripción." Así mismo, es la
administración inteligente de los documentos de un Archivo mediante el uso de
tecnologías y procedimientos que permiten la creación, modificación,
almacenamiento, seguimiento y recuperación de toda la información generada por
la organización.
introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese
momento, demostrando una interconexión entre las diversas etapas o
procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales. Sin
embargo hay muchas y diversas definiciones acerca de lo que es la gestión
documental; Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de
Colombia, la Gestión documental es un "Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación", Por
otro lado se comenta que la gestión documental según Fernández Gil, Paloma
(1999) "pretende abarcar desde la elaboración de los documentos hasta su
servicio, pasando por su organización y descripción." Así mismo, es la
administración inteligente de los documentos de un Archivo mediante el uso de
tecnologías y procedimientos que permiten la creación, modificación,
almacenamiento, seguimiento y recuperación de toda la información generada por
la organización.
Partiendo de las ideas anteriores, se puede decir que, la Gestión Documental es
el Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de los documentos y/o registros producidos
y recibidos por una Organización, desde su origen hasta su disposición final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
el Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de los documentos y/o registros producidos
y recibidos por una Organización, desde su origen hasta su disposición final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Características de los procesos de Gestión Documental en los Sistemas de
Archivo
Al proyectar la creación de un sistema de archivo es conveniente desarrollar
previamente un buen trabajo de Gestión Documental; esto implica comenzar a
analizar dentro de plazos prudentes la documentación en una fase primaria al
interior de la organización. El establecimiento y uso de un proceso de Gestión
Documental en un Sistema de Archivo se puede observar por ciertas
características fundamentales, tales como:
Archivo
Al proyectar la creación de un sistema de archivo es conveniente desarrollar
previamente un buen trabajo de Gestión Documental; esto implica comenzar a
analizar dentro de plazos prudentes la documentación en una fase primaria al
interior de la organización. El establecimiento y uso de un proceso de Gestión
Documental en un Sistema de Archivo se puede observar por ciertas
características fundamentales, tales como:
1 - ANÁLISIS DE PROCESOS AL INTERIOR DE LA ORGANIZACIÓN: Los procesos como
matriz, ayudan al profesional archivólogo a entender cómo se tramitan y realizan
los asuntos en una organización, las funciones que al interior de la misma
generan información en forma sistemática, los departamentos que consultan
periódicamente la información. Además, es una herramienta importante que la
archivística utiliza para organizar la documentación y aplicar mejor el
principio de procedencia y respeto al orden natural de los documentos.
matriz, ayudan al profesional archivólogo a entender cómo se tramitan y realizan
los asuntos en una organización, las funciones que al interior de la misma
generan información en forma sistemática, los departamentos que consultan
periódicamente la información. Además, es una herramienta importante que la
archivística utiliza para organizar la documentación y aplicar mejor el
principio de procedencia y respeto al orden natural de los documentos.
2 - ANÁLISIS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL: Esta fase de la Gestión Documental
comprende principalmente la identificación de la producción documental, así como
el reconocimiento de las distintas tipologías documentales implantadas en la
organización.
comprende principalmente la identificación de la producción documental, así como
el reconocimiento de las distintas tipologías documentales implantadas en la
organización.
3 - SELECCIÓN Y VALORACIÓN: El propósito de aplicar inicialmente un método de
selección y valoración es conservar la documentación que representa un valor
primario en curso, que se utiliza habitualmente o que potencialmente es apta
para ser usada en el trabajo futuro.
selección y valoración es conservar la documentación que representa un valor
primario en curso, que se utiliza habitualmente o que potencialmente es apta
para ser usada en el trabajo futuro.
4 - DESARROLLO DE MECANISMOS DE CONTROL: Esta fase ayuda a desarrollar
indicadores, e identificar estándares que aseguren un adecuado equilibrio del
negocio y el cumplimiento de los objetivos; por otra parte, permite medir a
través de sus indicadores el grado de desempeño de las personas y ayudar así a
corregir las desviaciones que se puedan estar produciendo.
Es necesario destacar que según Mejía Miriam (2005), los procesos de gestión
documental que se realizan dentro de un Archivo de cualquier organización
corresponden a: la producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, conservación y disposición final de los documentos.
indicadores, e identificar estándares que aseguren un adecuado equilibrio del
negocio y el cumplimiento de los objetivos; por otra parte, permite medir a
través de sus indicadores el grado de desempeño de las personas y ayudar así a
corregir las desviaciones que se puedan estar produciendo.
Es necesario destacar que según Mejía Miriam (2005), los procesos de gestión
documental que se realizan dentro de un Archivo de cualquier organización
corresponden a: la producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, conservación y disposición final de los documentos.
Fuentes Consultadas:
Fernández Gil, Paloma. Manual de Organización de Archivos de Gestión en las
Oficinas Municipales. Granada: CEMCI, 1999. (http://www.cemci.org/archivos.pdf)
Oficinas Municipales. Granada: CEMCI, 1999. (http://www.cemci.org/archivos.pdf)
Mejía Miriam y otros. Guía para la implementación de un programa de gestión
documental. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación, 2005.
(http://www.archivogeneral.gov.co/agora/getfile.php3?key=1138129812&site=agn&bn=\
agn_privadoagn)
Ibai Sistemas. (2003). [Página Web en Línea]. Disponible en:
http://www.ibaiintranets.com/articulos/10_ventajas_de_implantar_un_sistema_de_ge\
stion_documental.php. [Consultada el: 16-Diciembre-2006].
HERNÁNDEZ, TIBISAY
Subsistema de Gestión Administrativa funciones básicas en la Gestión Documental
de las organizaciones. Planificación, Dirección, Control, Establecimientos de políticas normas.
de las organizaciones. Planificación, Dirección, Control, Establecimientos de políticas normas.
Un sistema de gestión documental, es una parte del sistema de información de la
empresa desarrollado con el propósito de almacenar y recuperar documentos, que
debe estar diseñado para coordinar y controlar todas aquellas funciones y
actividades específicas que afectan a la creación, recepción, almacenamiento,
acceso y preservación de los documentos, salvaguardando sus características
estructurales, y contextuales, y garantizando su autenticidad y veracidad.
Planificación:
Agustín Reyes Ponce
La planificación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de
seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios
para su realización.
seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios
para su realización.
La planificación ofrece a la organización beneficio sustentable y establece las
bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
Dirección:
La dirección, que sigue a la planeación y la organización, constituye la tercera
función administrativa. Definida la planeación y establecida la organización,
sólo resta hacer que las cosas marchen. Éste es el papel de la dirección: poner
a funcionar la empresa y dinamizarla. La dirección se relaciona con la acción
cómo poner en marcha, y tiene mucho que ver con las personas: se halla ligada de
modo directo con la actuación sobre los recursos humanos de la empresa.
La dirección, que sigue a la planeación y la organización, constituye la tercera
función administrativa. Definida la planeación y establecida la organización,
sólo resta hacer que las cosas marchen. Éste es el papel de la dirección: poner
a funcionar la empresa y dinamizarla. La dirección se relaciona con la acción
cómo poner en marcha, y tiene mucho que ver con las personas: se halla ligada de
modo directo con la actuación sobre los recursos humanos de la empresa.
Control:
Burt K. Scanlan
El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con
los planes establecidos vigilar los procedimientos necesarios para concretar la
planificación dentro de la organización. Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
los planes establecidos vigilar los procedimientos necesarios para concretar la
planificación dentro de la organización. Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
Son herramientas con las que cuentas las organizaciones para facilitar el
desarrollo de sus funciones aquellos procedimientos que se encuentran inmersos
dentro de la creación de los documentos en una institución o dependencia. Son
guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar
en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro
de una organización.
desarrollo de sus funciones aquellos procedimientos que se encuentran inmersos
dentro de la creación de los documentos en una institución o dependencia. Son
guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar
en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro
de una organización.
Objetivos y políticas:
1. El desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para complementar
los controles de organización.
los controles de organización.
2. Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada
departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las
posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.
departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las
posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.
3. Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta
información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.
información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.
4. Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles
ejecutivos basados en datos de registros y documentos contables y diseñados para
presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como
para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
ejecutivos basados en datos de registros y documentos contables y diseñados para
presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como
para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y técnicamente identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro
del proceso productivo u operacional.
5. La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido
como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima
protección posible contra errores, fraude y corrupción.
como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima
protección posible contra errores, fraude y corrupción.
6. La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de
control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión
proyectada y los objetivos futuros.
control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión
proyectada y los objetivos futuros.
7. La correcta disposición de los controles validos, de tal forma que se
estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y
el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles
superfluos así como la extensión de los necesarios.
estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y
el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles
superfluos así como la extensión de los necesarios.
Fuentes Consultadas:
Martínez González Cristina, (2006). El manual de Políticas
http://www.monografias.com/trabajos29/manual-politicas/manual-politicas.shtml
http://www.sigen.gov.ar/documentacion/ngci16.asp pdf [Consultado el
31/04/2011.05:27. pm.]
Artículo en línea. El prisma; Administración de empresas:
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/planificacion/ pdf
[Consultado el 31/04/2011.05:27. pm.]
LAFE, NORBERTO
Objetivos de Implantación de un Programa de Gestión Documental (PGD)
• Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje
natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma,
elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la
transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos
individuales y colectivos.
• Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo
que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.
• Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a
la vez preserven el cuidado del medio ambiente.
• Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo,
radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de
sistemas eficientes de correo y mensajería.
• Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y
archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad,
responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
• Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de
Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación,
preservación, conservación de la información y disposición final de los
documentos.
• Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
• Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles
para la administración e importantes para la cultura.
Fuente Consultada:
natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma,
elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la
transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos
individuales y colectivos.
• Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo
que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.
• Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a
la vez preserven el cuidado del medio ambiente.
• Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo,
radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de
sistemas eficientes de correo y mensajería.
• Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y
archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad,
responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
• Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de
Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación,
preservación, conservación de la información y disposición final de los
documentos.
• Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
• Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles
para la administración e importantes para la cultura.
Fuente Consultada:
Programa de Gestión Documental. Recuperado Abril 30, 2011 de
http://www.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental
http://www.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental
Monografía de la Unidad IV.- Gestión Documental y Sistemas de Información
UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA
FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
CÁTEDRA: ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E INTERMEDIOS
PROFESORA ISNEIDA RIVEROL
UNIDAD IV
Gestión documental y Sistemas de Información
Integrantes – Grupo N° 3:
Flores C., Juan Carlos.
Freire L., Jonathan D.
Frontado R., Diego F.
Gamez B., María C.
García S., Yeferson
García, Johanna
Gorrin B., Imaru A.
Hernández L., Tibisay
Hernández Y., Yamilet.
Lafe B., Norberto A.
TABLA DE CONTENIDO
Introducción
1.- Gestión Documental
1.1.- Definición
1.2.- Objetivos de la gestión documental
1.3.- Características e la gestión documental
1.4.- Características de los procesos de gestión documental en los sistemas de Archivo
1.5.- Subsistema de gestión documental
1.6.- Programa de Gestión Documental (PGD)
1.6.1.- Objetivos de Implantación de un Programa de Gestión Documental (PGD)
1.7.- Importancia de la gestión documental
2.- Subsistema de Gestión Administrativa
2.1.- Funciones básicas en la gestión de las organizaciones
2.2.- Objetivos y políticas
3.- Asignación de Responsabilidades y Autoridades
3.1.- Establecimiento y promulgación de procedimientos
3.2.- Proporcionamiento de cantidad de servicios relacionados con la gestión documental y su uso
4.- Diseño, implementación y administración de sistemas especializados para la gestión de documentos
4.1.- Integración en los sistemas y procesos de actividades
4.1.1.- Niveles de integración
5.- Recursos humanos, materiales, financieros e informativos necesarios para el logro de las metas propuestas
5.1.- Programa de formación para los trabajadores
6.- Subsistema de gestión de información documental
6.1.- Desde el punto de vista legal (CRBV, Art. 28, 58, 143)
6.2.- Desde el punto de vista técnico
6.2.1.- Características
6.2.2.- Análisis técnico
7.- Sistema Nacional de Información (SNI)
7.1.- Definición de sistema de información
7.2.- Los archivos administrativos e intermedios como componentes de un sistema de información
8.- La gestión documental y la toma de decisiones en las organizaciones
8.1.- El profesional de la información frente a estos retos
Conclusión
Fuentes Consultadas
INTRODUCCIÓN
La gestión de empresas es uno de los elementos más relevantes a considerar cuando se maneja una organización, ella en líneas generales, representa el proceso mediante el cual se busca alcanzar los objetivos propuestos, a través de las funciones administrativas, es decir, la planificación, organización, dirección, control y evaluación.
Los Archivos, como toda organización, requieren de una gestión para lograr sus objetivos. Pues, por medio de ella, se procura, previendo el futuro, administrar los recursos del modo más eficiente, ir hacia la optimización de los procesos y todo con el fin de prestar un servicio de calidad a la organización y por ende a los usuarios.
Dentro de la administración de los Archivos, también, está presente la gestión documental, elemento cuantioso para cualquier organización. Pues los documentos son recursos vitales de esta, representan sus activos intangibles, y la proveen de información que sustenta la toma de decisiones, dándole soporte a los procesos, respaldando sus políticas, facilitando la gestión administrativa y garantizando se supervivencia en el mundo empresarial, un mundo globalizado y que actualmente se encuentra inmerso en la llamada sociedad de la información. Por tal motivo es conveniente el estudio de los componentes que integran la gestión documental, la gestión administrativa, pasando por los sistemas de información para finalmente evaluar como debe ser el rol del profesional de la información frente a estos retos.
1.- Gestión documental
1.1.- Definición
La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales. Sin embargo hay muchas y diversas definiciones acerca de lo que es la gestión documental; Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de Colombia, la Gestión documental es un "Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación", Por otro lado se comenta que la gestión documental según Fernández Gil, Paloma (1999) "pretende abarcar desde la elaboración de los documentos hasta su servicio, pasando por su organización y descripción." Así mismo, es la administración inteligente de los documentos de un Archivo mediante el uso de tecnologías y procedimientos que permiten la creación, modificación, almacenamiento, seguimiento y recuperación de toda la información generada por la organización.
Partiendo de estas definiciones entendemos por Gestión Documental al conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
1.2.- Objetivos de la gestión documental
· Controlar el uso y la circulación de los documentos.
· Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas.
· Simplificar los procedimientos.
· La conservación y la instalación de los documentos a bajo coste en los archivos intermedios.
· Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones.
· Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor para la gestión y para el futuro.
· Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia.
· Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.
· Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
· Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útil, no solo para la administración sino también para la cultura.
1.3.- Características e la gestión documental
Por lo general, la gestión documental se caracteriza por manejar un gran volumen de documentación, garantizar el acceso a la información más actual, mantener la información de manera coherente, por definir el flujo de trabajo en el proceso operativo entre departamentos, por el control de información que ofrece y por la seguridad brindada ante la posible pérdida de información
1.4.- Características de los procesos de gestión documental en los sistemas de Archivo
Al proyectar la creación de un sistema de archivo es conveniente desarrollar previamente un buen trabajo de Gestión Documental; esto implica comenzar a analizar dentro de plazos prudentes la documentación en una fase primaria al interior de la organización. El establecimiento y uso de un proceso de Gestión Documental en un Sistema de Archivo se puede observar por ciertas características fundamentales, tales como:
1. Análisis de procesos al interior de la organización: Los procesos como matriz, ayudan al profesional archivólogo a entender cómo se tramitan y realizan los asuntos en una organización, las funciones que al interior de la misma generan información en forma sistemática, los departamentos que consultan periódicamente la información. Además, es una herramienta importante que la archivística utiliza para organizar la documentación y aplicar mejor el principio de procedencia y respeto al orden natural de los documentos.
2. Análisis de información documental: Esta fase de la Gestión Documental comprende principalmente la identificación de la producción documental, así como el reconocimiento de las distintas tipologías documentales implantadas en la organización.
3. Selección y valoración: El propósito de aplicar inicialmente un método de selección y valoración es conservar la documentación que representa un valor primario en curso, que se utiliza habitualmente o que potencialmente es apta para ser usada en el trabajo futuro.
4. Desarrollo de mecanismos de control: Esta fase ayuda a desarrollar indicadores, e identificar estándares que aseguren un adecuado equilibrio del negocio y el cumplimiento de los objetivos; por otra parte, permite medir a través de sus indicadores el grado de desempeño de las personas y ayudar así a corregir las desviaciones que se puedan estar produciendo.
Es necesario destacar que según Mejía Miriam (2005), los procesos de gestión documental que se realizan dentro de un Archivo de cualquier organización corresponden a: la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.
1.5.- Subsistema de gestión documental
El subsistema de gestión documental de una organización debe ser capaz de adaptarse a los cambios sin perder perspectivas, y ser práctico en su funcionamiento para realizar todo el proceso del tratamiento documental durante el ciclo de vida de los documentos y alcanzar altos niveles de conocimiento colaborativo, donde se pueda aspirar y lograr:
· La accesibilidad permanente de la información.
· La disponibilidad y actualización de la información.
· La automatización de los flujos de trabajo con la documentación.
· La circulación, distribución y disminución de almacenamiento de los
documentos.
documentos.
· La facilidad de recuperación de la información.
1.6.- Programa de Gestión Documental (PGD)
Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, la gestión documental es el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
1.6.1.- Objetivos de Implantación de un Programa de Gestión Documental (PGD)
· Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.
· Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.
· Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.
· Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.
· Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
· Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.
· Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
· Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.
1.7.- Importancia de la gestión documental
La gestión documental se implementa en las organizaciones con la finalidad de organizar la información producida y recibida, teniendo en cuenta que es parte indispensable para el funcionamiento eficaz de las labores de la organización. De esta manera no sólo se agilizaran los procesos con un manejo eficiente de la información, que cabe destacar es base indispensable para la toma de decisiones y para la planificación, sino que también se estará cumpliendo con lo estipulado en nuestras leyes, donde se establece el derecho a los ciudadanos a ser informados, la transparencia que debe existir en las organizaciones y el papel importante que tienen los archivos en este proceso como órgano que resguarda el patrimonio documental, de un ente natural o jurídico, público o privado según sea el caso.
2.- Subsistema de Gestión Administrativa
Un sistema de gestión documental, es una parte del sistema de información de la empresa desarrollado con el propósito de almacenar y recuperar documentos, que debe estar diseñado para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades específicas que afectan a la creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de los documentos, salvaguardando sus características estructurales, contextuales, y garantizando su autenticidad y veracidad.
2.1.- Funciones básicas en la gestión de las organizaciones
· Planificación: Agustín Reyes Ponce establece que la planificación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.
La planificación ofrece a la organización beneficio sustentable y establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
· Organización: Es un sistema de actividades coordinadas formado por dos o más
personas; en el cual la cooperación entre ellas es esencial para la existencia
de la organización. Una organización solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un
objetivo común. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.
personas; en el cual la cooperación entre ellas es esencial para la existencia
de la organización. Una organización solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un
objetivo común. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.
· Dirección: La dirección, que sigue a la planeación y la organización, constituye la tercera función administrativa. Definida la planeación y establecida la organización, sólo resta hacer que las cosas marchen. Éste es el papel de la dirección: poner a funcionar la empresa y dinamizarla. La dirección se relaciona con la acción cómo poner en marcha, y tiene mucho que ver con las personas: se halla ligada de modo directo con la actuación sobre los recursos humanos de la empresa.
· Control: Burt K. Scanlan sostiene que el control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos vigilar los procedimientos necesarios para concretar la planificación dentro de la organización. Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
Son herramientas con las que cuentas las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones aquellos procedimientos que se encuentran inmersos dentro de la creación de los documentos en una institución o dependencia. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.
2.2.- Objetivos y políticas
1. El desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para complementar los controles de organización.
2. Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.
3. Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.
4. Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro, documentos contables y diseñados para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
5. Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y técnicamente identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro del proceso productivo u operacional.
6. La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.
7. La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
8. La correcta disposición de los controles validos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así como la extensión de los necesarios.
3.- Asignación de Responsabilidades y Autoridades
La definición de actividades y tareas que garantizan la ejecución de las actividades y los métodos para realizarlas, la asignación de autoridad y responsabilidad, la definición de los perfiles de los cargos requeridos para su operación y la construcción de los flujogramas, que establecen las relaciones y el curso de la información organizacional, son elementos fundamentales para gestionar una organización. Cada uno de estos parámetros se define como:
- Los Métodos, constituyen la forma bajo la cual deberá desarrollarse una actividad o tarea.
- La Asignación de Cargos, define las características y requisitos de los cargos que se definen para garantizar la ejecución de las tareas relacionadas con una actividad. La importancia de su definición radica en el impacto que su actuación tiene sobre el proceso, por lo tanto se requiere de la competencia profesional, compromiso y sentido de pertenencia por parte del servidor designado.
- La Asignación de Responsabilidad, establece la obligación que en relación con su función tienen los servidores públicos frente a los resultados que espera la entidad de los procesos.
- La Asignación de Autoridad, define la autonomía o facultad que se otorga a los servidores a fin de tomar las decisiones necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos del Proceso.
- El Flujograma, representa en forma gráfica el procedimiento necesario para ejecutar un proceso.
- Permite determinar su fluidez, coherencia y capacidad de logro frente a lo esperado; permite observar y comprobar la interacción entre la estructura organizacional y el modelo de operación por procesos, en tanto identifica las actividades y las áreas que participan en su
ejecución; amplía la capacidad de análisis y comprensión sobre el proceso; valida el flujo de información, la coordinación de acciones entre servidores para garantizar la dinámica organizacional esperada, y es un medio ágil para detectar dificultades de operación y establecer posibles soluciones en forma proactiva.
3.1.- Establecimiento y promulgación de procedimientos
Los procedimientos mantienen la coherencia y armonía entre las acciones propias de la función administrativa de la entidad de forma articulada con los objetivos, las estrategias y las políticas generadas por el subsistema de control estratégico. Además, promueven el acatamiento de las normas internas y externas requeridas para el cumplimiento de la finalidad social del estado. Implementan las políticas de operación, proporcionan la información para la definición de controles y establecen los criterios para el diseño de los indicadores bajo los cuales se evaluará la ejecución, los riesgos, los resultados y el desempeño de los servidores públicos.
Los procedimientos autorregulan la operación de la entidad, al definir la manera como se coordinan las acciones de operación para la obtención de los resultados y/o productos necesarios a los grupos de interés, lo cual facilita la Autogestión, brinda la confianza y responsabilidad necesaria para que cada funcionario sustente su hacer mediante el Autocontrol. Con esto se persiguen los siguientes objetivos:
- Hacer efectiva la base legal que rige la operación de cada uno de los procesos integrantes del Modelo de Operación.
- Definir los parámetros de operación de cada proceso, sus actividades y tareas, garantizando el cumplimiento del objetivo del Macroproceso al cual pertenece y contribuye.
- Definir los flujos de información para dar cumplimiento a los objetivos de las actividades necesarias a la adecuada gestión u operación de la entidad.
- Asignar las responsabilidades que le competen a cada servidor público para que la entidad desarrolle adecuadamente su función.
- Establecer los niveles de autoridad y responsabilidad requeridos en la ejecución de las acciones propias a la operación de la entidad.
- Canalizar los recursos y capacidades institucionales requeridas en la realización de los procesos.
3.2.- Proporcionamiento de cantidad de servicios relacionados con la gestión documental y su uso
· Análisis de requisitos de gestión documental: Este servicio supone desde un estudio previo, hasta un análisis más amplio y profundo que bien podría ser un proyecto en sí. En cualquiera de los casos, el objetivo será analizar los requisitos, analizando las debilidades y fortalezas de la organización, determinando el mejor modo de aprovechar las ventajas que ofrecen sus productos y servicios.
· Implantación de software de gestión documental: Implantar soluciones con las mejores tecnologías, prestando servicios que abarcan todo el ámbito de gestión documental, desde consulta (reorganización de archivos, análisis de series documentales, consultoría tecnológica, etc.), hasta desarrollo de proyectos (Archivo electrónico, Gestión de expedientes, etc.).
· Módulo de búsqueda avanzada de documentos e imágenes: Permitir añadir a sistema habitual un módulo que permite realizar un vaciado completo de los documentos, a través de una potente y novedosa herramienta de catalogación. Este vaciado permite realizar búsquedas avanzadas con el objeto de aprovechar las diferentes fuentes de información disponibles.
· Servicio de Digitalización de Documentos: La digitalización certificada es un procedimiento tecnológico que permite garantizar el valor legal de la imagen digital de cualquier documento. Esto nos permitirá prescindir de los documentos originales (en algunos casos) ahorrando los costes asociados a su almacenamiento, gestión y consulta.
4.- Diseño, implementación y administración de sistemas especializados para la gestión de documentos.
Los sistemas especializados para la gestión de los documentos, son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos.
Este debe ser diseñado de modo que los documentos permanezcan accesibles, auténticos, fiables y utilizables durante todo el período de conservación, con independencia de cualquier cambio operado en el sistema.
Las estrategias de gestión de documentos se basan en el desarrollo y la adopción de políticas, procedimientos y prácticas, y en el diseño e implementación de sistemas conformes con el marco reglamentario que satisfagan las necesidades operativas de la organización.
Las estrategias adoptadas por una organización para documentar sus actividades deberían determinar qué documentos son necesarios y cuándo, cómo y dónde deberían incorporarse al sistema.
Las estrategias de implementación de un sistema de gestión de documentos puede incluir:
a. El diseño del mismo
b. La documentación del sistema
c. La formación de los responsables de la gestión de documentos y del resto del personal
d. La conversión de los documentos a nuevos sistemas de gestión de documentos y a nuevos formatos y procedimientos de control
e. El establecimiento de normas y la medición de su grado de cumplimiento y aplicación
f. El establecimiento de plazos de conservación y la toma de decisiones sobre documentos de valor permanente respetando el marco reglamentario.
Las estrategias de gestión de documentos deberían documentarse en un plan estratégico (por ejemplo, un Plan Estratégico de Gestión de la Información) que se debería integrar en la documentación del plan global de la organización.
Los sistemas de información, las aplicaciones de negocio y los sistemas de comunicación, así como los procesos de negocio que éstos respaldan, se deberían diseñar, modificar o revisar para que la creación e incorporación de los documentos apropiados sea una tarea habitual dentro de las actividades de la organización.
4.1.- Integración en los sistemas y procesos de actividades
Los sistemas de información canalizan la información desde las fuentes a los receptores. Sus funciones principales son conservar, custodiar, almacenar los recursos, identificar, representar y difundir. Los tipos de sistemas de información son los archivos, bases de datos, bibliotecas, documentación administrativa, mediatecas, museos y sistemas de gestión de la información. Los sistemas de información procesan la información de la siguiente manera:
• Comunicándola
• Haciéndola accesible mediante la recuperación
• Organizándola
• Sometiéndola a mediación informática.
Las tres normas (ISO 9001, ISO 14001 y UNE 81900) están imbuidas de la misma filosofía de mejora continua lo que se deriva en requisitos de la misma índole que pueden ser abordados de manera integrada. Además de la mejora continua, el enfoque basado en procesos se constituye actualmente como uno de los principios básicos de los sistemas de gestión.
Para que un proceso sea considerado como tal necesita, además, disponer de recursos, que son los que permiten la ejecución del mismo. Las actividades que se realizan dentro del proceso, junto a los recursos utilizados, permiten que el producto saliente (ya sea un bien tangible o un servicio) disponga de una serie de características que le confieran una aptitud para cumplir con los requisitos del cliente (ya sea cliente externo u otro proceso de la organización). No obstante, además de permitir la dotación de las características al producto obtenido por el proceso, las actividades y recursos empleados afectan o pueden afectar a otras partes relacionadas con el proceso, y en concreto a las personas de la organización o al propio entorno medioambiental. Las mismas actividades y recursos que permiten obtener un producto, pueden ser origen de riesgos laborales a las personas o de aspectos medioambientales que se pudieran derivar en impactos en el entorno. Se puede, por tanto, afirmar que un proceso “interacciona” con varias partes interesadas (clientes del proceso, personas de la organización y la sociedad), al tener influencia en la calidad del producto, en la seguridad y salud de las personas y en los aspectos medioambientales.
4.1.1.- Niveles de integración
a. Nivel de Alineación: Se produce cuando se tiene sistemas de gestión con estructura documental y herramientas de gestión similares, pero cada una de ellas se aplica al sistema de gestión al que corresponde.
b. Nivel de Combinación: Cuando existen sistemas de gestión con estructura documental y herramientas de gestión similares que se aplican simultáneamente a los diferentes ámbitos de gestión.
c. Nivel de Integración total: Se dispone de herramientas comunes de gestión y además las responsabilidades sobre calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales confluyen en la persona o personas que dirigen el conjunto de actividades, el proceso o el conjunto de procesos.
Estos niveles de integración se pueden conseguir mediante tres modos diferentes de integración: por políticas, cultural o por procesos.
a) Por Políticas: la dirección establece las políticas y unos objetivos, desplegándose a través de sistemáticas integradas que son dirigidas desde la dirección.
b) Cultural: la adopción de sistemáticas integradas se realiza desde los niveles más operativos fomentando tal circunstancia mediante actividades de formación y aprendizaje.
c) Por Procesos: las políticas y los objetivos definidos por la dirección se desplegarán sobre la base de los procesos existentes, más que por proyectos a desarrollar.
5.- Recursos humanos, materiales, financieros e informativos necesarios para el logro de las metas propuestas
Según Carlos Pittaluga (2002) la arquitectura congruente viene a ser la integración de los Subsistemas Estratégicos, Estructural, Tecnológico, Humano-cultural y Gerencial bajo una serie de premisas que le permiten interactuar con un entorno de forma tal de lograr los objetivos de la organización. Esta arquitectura responde en forma consistente, ya sea a un entorno estable y seguro o uno turbulento, donde la organización sea adaptable y flexible en cuanto al cambio. Las implicaciones para la gerencia se pueden resumir en cambios estructurales, cambios de perfiles de los integrantes y responsabilidades compartidas en todos los niveles de la organización. Implica también cambios radicales en las estrategias gerenciales tradicionales basadas en conceptos de estructuras piramidales con limitación de funciones decisorias, para hacer posible estos cambios es imprescindible contar con recursos humanos, materiales, financieros e informativos
· Recursos Humanos: el capital humano es elemento primordial en las organizaciones como factor clave del éxito que permita abordar los cambios corporativos, dado que juega un papel vital en la conducción estratégica de las organizaciones. Será necesario por tanto, identificar y desarrollar el papel de los RRHH, responsabilidades y competencias para adaptar la cultura y estructura de la entidad.
El factor humano como elemento que forma parte de la empresa, está presente en todos los subsistemas de la misma, y sin ninguna duda, constituye un factor esencial, en la actualidad la dirección de los recursos humanos va más allá de la moderna dirección del personal, tanto en lo que hace referencia a la visión que del factor humano se tiene, como por su posición en la organización de la empresa y por las funciones que desempeña.
Así la dirección de Recursos Humanos, tal y como hoy en día se concibe, debe asegurar:
1. La inserción del personal en la empresa.
2. La dinamización y la movilización del personal, de modo tal que se utilicen sus capacidades para el logro de los objetivos de la empresa.
3. El progreso del personal, entendido como la exigencia de aportar los conocimientos que serán necesarios a los miembros de la organización y para que actúen al mayor nivel de competencias posibles.
4. La comunicación, o sea, el diálogo fluido, permanente y constructivo.
5. La calidad de vida, aportando a los componentes de la entidad, todas las ventajas, seguridad y compensaciones compatibles con sus resultados.
6. La imagen de la empresa y por tanto la imagen del factor humano.
Actualmente las entidades sobresalientes tratan a los Recursos Humanos como una fuente fundamental de calidad, y aumento de la productividad. Cada día aumenta la dependencia de las organizaciones a las personas, las cuales al enfrentarse a la nueva tecnología y a los ambientes económicos, políticos, culturales más complejos, demandan de un correcto desempeño de la Gestión de Recursos Humanos, para el funcionamiento coherente de la organización y la consecución de los objetivos propuestos. La Gestión de Recursos Humanos constituye un sistema que presupone el desarrollo de todos los aspectos del contexto organizacional de la empresa, cuya premisa fundamental es concebir al ser humano como un recurso que hay que maximizar a partir de una concepción renovada, dinámica y competitiva, en la que se oriente y afirme una verdadera interacción entre lo social y lo económico.
· Recursos materiales: son los bienes tangibles que la organización puede utilizar para el logro de sus objetivos. En los recursos materiales podemos encontrar los siguientes elementos:
a) Maquinarias (computadoras, etc.)
b) Inmuebles
c) Insumos
d) Elementos de oficina
e) Instrumentos y herramientas
Contar con los recursos materiales adecuados es un elemento clave en la gestión de las organizaciones. La administración debe tener en cuenta que se debe encontrar un punto óptimo de recursos materiales, lo que no significa que se deba aumentar la cantidad o la calidad de los recursos materiales en exceso, debido a que esto representaría un elevado costo de oportunidad. Al mismo tiempo, se debe tener en cuenta que los recursos materiales deben ser adecuados para los recursos humanos con los que cuenta la organización, como el caso de las computadoras, las cuales comenzaron a ejercer gran influencia, ya que las mismas permiten que los administradores obtengan e incorporen gran cantidad de información para la toma de decisiones a una velocidad jamás vista hasta entonces. Posteriormente se crearon sistemas, que permitieron alcanzar el mayor rendimiento posible de los trabajadores en sus puestos de trabajo, mediante la preparación de estos para el desempeño eficiente de sus funciones, tomando como base: sus necesidades de desarrollo y superación.
· Recursos financieros: Los recursos financieros son el efectivo y el conjunto de activos financieros que tienen un grado de liquidez. Es decir, que los recursos financieros pueden estar compuestos por:
a) Dinero en efectivo
b) Préstamos a terceros
c) Depósitos en entidades financieras
d) Tenencias de bonos y acciones
e) Tenencias de divisas
Las fuentes de recursos financieros de las organizaciones pueden ser varias, entre las cuales podemos mencionar:
1. La principal actividad de la organización: la venta de los productos o servicios que provee la organización al mercado provee de un flujo de efectivo a la organización. Los clientes entregan dinero a cambio de un producto o servicio.
2. Inversores: socios, tenedores de acciones, tenedores de bonos, etc. Estos entregan capital o efectivo a cambio de un rendimiento futuro.
3. Préstamos de entidades financieras: las entidades financieras pueden otorgar préstamos a cambio de un interés.
4. Subsidios del gobierno
La administración de los recursos financieros debe planificar el flujo de fondos de modo que se eviten situaciones en las que no se puedan financiar las actividades productivas, asegurándose de que los egresos de fondos puedan ser financiados, y que se eviten elevados costos de financiamiento. El control de presupuesto es fundamental en este aspecto, dado que permite tener una idea de las entradas y salidas de efectivo en un período futuro, y al finalizar el período poder realizar un control sobre el mismo.
· Recursos informativos: la información es un componente intrínseco de casi todo lo que hace una organización, esta debe ser usada de forma estratégica en cada uno de los procesos corporativos los cuales se encuentran interrelacionados y pueden llegar a controlarse para obtener una organización inteligente. Ese uso estratégico de la información se resume en los siguientes procesos: Percepción, Creación de conocimiento y Toma de decisiones.
a) Percepción: El objetivo inmediato de la percepción es que los miembros de una organización lleguen a una comprensión compartida de lo que es la organización y qué es lo que está haciendo.
La meta de más largo plazo es garantizar que la misma se adapte y continúe luchando en un medio ambiente dinámico.
b) Creación de conocimientos: El segundo campo de uso estratégico de la información es cuando las organizaciones crean, organizan y procesan información a fin de generar nuevo conocimiento a través del aprendizaje organizacional.
Dicho aprendizaje se logra a través del conocimiento y experiencia de todos los miembros de la organización ya que están dispersos en toda la organización; sin embargo, un obstáculo para el aprendizaje es que las organizaciones consideran difícil desechar su pasado.
Dicho aprendizaje se logra a través del conocimiento y experiencia de todos los miembros de la organización ya que están dispersos en toda la organización; sin embargo, un obstáculo para el aprendizaje es que las organizaciones consideran difícil desechar su pasado.
c) Toma de decisiones: El tercer campo de uso estratégico de la información es cuando las organizaciones buscan y evalúan información a fin de tomar decisiones importantes. En teoría, esta selección debe hacerse racionalmente, con base en una información completa sobre los objetivos organizacionales, las opciones factibles, los resultados probables de las mismas y los valores que tales resultados representan para la organización,
Los archivos juegas un papel fundamental en cuanto a este recurso pues este órgano el encargado de resguardar, conservar y difundir el patrimonio informativo de las organizaciones.
5.1.- Programa de formación para los trabajadores
Los Recursos Humanos se encuentran íntimamente relacionados con la tendencia globalizadora que vivimos en la actualidad, donde existe un mercado empresarial y laboral exigente en cuanto al manejo de conocimiento, se debe pues diseñar programas de capacitación y oportunidades de desarrollo para mejorar el conocimiento y la comprensión de los RRHH sobre avances profesionales en sus áreas de desempeño.
Aunado al mundo globalizador se encuentra las nuevas tecnologías las cuales han llegado a reducir la cantidad de puestos que requieren poca habilidad y aumentar aquellos que requieren considerable destreza. La utilización de este tipo de tecnología crea en la organización un sistema de información de Recursos Humanos, que es un método computarizado que proporciona información correcta y actualizada de los empleados para fines de control y toma de decisiones, por lo tanto es también esencial adiestrar al personal en el uso de estos novedosos mecanismos, lo cual redundaría en una organización moderna en vías de optimización de servicios y productos. Vinculado a este punto los archivos e sirven de equipos computarizados, que han llegado a ser tan relevantes hoy día que se elabora la digitalización de la documentación, para ello no sólo se debe contar con ciertos equipos sino con personal capacitado para manejarlos.
En vista de lo planteado anteriormente se puede decir que el capital humano es una expresión que se utiliza para describir los valores de conocimientos, habilidades y capacidades que poseen un gran impacto en el desempeño de la empresa. Por lo tanto, el personal asume un papel importante desde este punto de vista, y se debe aupar a que sigan una la labor de calidad, la cual se basa en una serie de principios y políticas cuya idea primordial incluye el entendimiento de las necesidades del usuario, hacer las cosas bien por primera vez y esforzarse por la mejora continua. Y es en esa mejora continua que se encuentra inmerso el contante proceso de formación para los trabajadores.
Para esta formación continua la gerencia de recursos humanos debe llevar a cabo las siguientes actividades dentro de la organización:
· Obtener, motivar, fomentar, retribuir y desarrollar los recursos humanos, que la organización requiere para alcanzar sus objetivos.
· Diseñar e implantar la estructura, sistemas y mecanismos organizativos que coordinen los esfuerzos de dichos recursos para que los objetivos se consigan de la forma más eficaz posible.
· Crear una cultura de empresa que integre a todas las personas que la componen en una comunidad de intereses y relaciones, con unas metas y valores compartidos que den sentido, coherencia y motivación trascendente en su dedicación y trabajo.
6.- Subsistema de gestión de información documental
6.1.- Desde el punto de vista legal (CRBV, Art. 28, 58, 143)
· Artículo 28. Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y a los datos que sobre sí misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados, con las excepciones que establezca la ley, así como de conocer el uso que se haga de los mismos y su finalidad,… Igualmente, podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de personas…
· Artículo 58. ... Toda persona tiene derecho a la información oportuna, veraz e imparcial,… así como a la réplica y rectificación cuando se vea afectada directamente por informaciones inexactas o agraviantes.
· Artículo 143. Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e informadas oportuna y verazmente por la Administración Pública, sobre el estado de las actuaciones en que estén directamente interesados e interesadas, y a conocer las resoluciones definitivas que se adopten sobre el particular. Asimismo, tienen acceso a los archivos y registros administrativos, sin perjuicio de los límites aceptables dentro de una sociedad democrática en materias relativas a …
6.2.- Desde el punto de vista técnico
Contar con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional.
Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.
Sistemas de información documental son un tipo de sistemas de información con unas características particulares, entre las que destacan las funciones de representación y de comparación.
Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.
Sistemas de información documental son un tipo de sistemas de información con unas características particulares, entre las que destacan las funciones de representación y de comparación.
6.2.1.- Características
· Acepta como entrada documentos cognitivos y necesidades de información.
· Genera personas informadas como salida.
· Su proceso de transformación se identifica con un subsistema de recuperación de información capaz de representar documentos y necesidades de información, comparar ambos y generar, como resultado, documentos probabilísticamente relevantes, de tal manera que su consulta permita la satisfacción de las necesidades de información expresada por los usuarios del sistema.
· El sistema de información documental es un sistema especializado en la explotación de información cognitiva y cuyo propósito es facilitar a los usuarios el acceso al conocimiento.
· Los sistemas de información documental, que como consideración final, podemos definir con carácter general, como un conjunto de personas, máquinas y procedimientos que transforman una información de entrada (input) en una información de salida (output) preparada para que un determinado usuario obtenga una nueva información y tome una eficaz decisión.
Por tanto las políticas de información y documentación se basan en el estudio de las decisiones políticas en nuestro campo del saber, de sus motivaciones y de sus consecuencias, analizan las medidas políticas desplegadas por los poderes públicos en sus diferentes niveles –internacional, nacional, autonómico y local- en materia de documentación tanto para el buen funcionamiento de la propia Administración como en beneficio directo de la sociedad española siempre en cumplimiento de las necesidades informativas del ciudadano. Con ello satisfacen un derecho constitucional del ciudadano y permiten la conformación de unidades, redes y sistemas de información y documentación.
Por tanto las políticas de información y documentación se basan en el estudio de las decisiones políticas en nuestro campo del saber, de sus motivaciones y de sus consecuencias, analizan las medidas políticas desplegadas por los poderes públicos en sus diferentes niveles –internacional, nacional, autonómico y local- en materia de documentación tanto para el buen funcionamiento de la propia Administración como en beneficio directo de la sociedad española siempre en cumplimiento de las necesidades informativas del ciudadano. Con ello satisfacen un derecho constitucional del ciudadano y permiten la conformación de unidades, redes y sistemas de información y documentación.
6.2.2.- Análisis técnico
Durante esta fase se debe hacer una revisión tecnológica, en la que intervendría el departamento de Tecnologías de la información con los siguientes objetivos:
· Análisis de las tecnologías disponibles.
· Integración con los sistemas de información ya existentes.
· Asegurar la protección de las inversiones realizadas.
· Selección del soporte tecnológico.
· Definición inicial de bases de datos de conocimiento.
7.- Sistema Nacional de Información (SNI)
7.1.- Definición de sistema de información
Iniciamos este punto definiendo sistema como el conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr un fin común. Y sistemas de información como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización. Además estos sistemas también pueden ayudar a los directivos y demás trabajadores a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear nuevos productos o servicios.
En el artículo 4 de la Ley de Ciencia, Tecnología e Innovación de Venezuela, en
el numeral 11 se establece: Crear un Sistema Nacional de Información Científica
y Tecnológica. Este Decreto-Ley tiene por objeto desarrollar los principios orientadores
que en materia de ciencia, tecnología e innovación establece la Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela.
el numeral 11 se establece: Crear un Sistema Nacional de Información Científica
y Tecnológica. Este Decreto-Ley tiene por objeto desarrollar los principios orientadores
que en materia de ciencia, tecnología e innovación establece la Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela.
El desarrollo insuficiente de los servicios de documentación, biblioteca y
archivo condujo al Ejecutivo Nacional a crear, mediante Decreto N° 559 del 19 de
noviembre de 1974, la Comisión Nacional para el Establecimiento de un Sistema
Nacional de Información. Esta Comisión tuvo a su cargo realizar una evaluación
amplia y detallada de los servicios de documentación, biblioteca y archivo
existentes en el país y proponer los objetivos, políticas y acciones que debían
realizarse, así como las infraestructuras correspondientes. El Estado venezolano
ponía así de manifiesto su interés y preocupación por la existencia de servicios
eficaces de documentación, biblioteca y archivo, como recursos indispensables
para realizar sus tareas fundamentales y por extender los beneficios que de
ellos se derivan a todos los niveles de la sociedad venezolana. En el informe
final que presentara al Presidente de la República en noviembre de 1975; la
Comisión destaca que la carencia de una organización racional de la información
disponible impide que el país esté en condiciones de enfrentar adecuadamente el
proceso de transferencia de tecnología y dificulta en consecuencia su desarrollo
agrícola e industrial. La falta de información retrasa el proceso de desarrollo
educativo y cultural de Venezuela. Tal carencia impide, por otra parte, a la
mayoría de la población, el ejercicio del derecho a la información que la
Constitución y las leyes consagran en su favor. De donde su participación
insuficiente en la vida económica, política y cultural del país. Y "si la
democracia como sistema político se fija entre sus tareas fundamentales la de
integrar al individuo a la sociedad, y hacerlo participar activamente en los
diversos procesos que configuran nuestra vida nacional a través de una igualdad
de oportunidades, tendríamos que convenir en que esta marginación venezolana de
la información constituye una falla esencial del sistema".
archivo condujo al Ejecutivo Nacional a crear, mediante Decreto N° 559 del 19 de
noviembre de 1974, la Comisión Nacional para el Establecimiento de un Sistema
Nacional de Información. Esta Comisión tuvo a su cargo realizar una evaluación
amplia y detallada de los servicios de documentación, biblioteca y archivo
existentes en el país y proponer los objetivos, políticas y acciones que debían
realizarse, así como las infraestructuras correspondientes. El Estado venezolano
ponía así de manifiesto su interés y preocupación por la existencia de servicios
eficaces de documentación, biblioteca y archivo, como recursos indispensables
para realizar sus tareas fundamentales y por extender los beneficios que de
ellos se derivan a todos los niveles de la sociedad venezolana. En el informe
final que presentara al Presidente de la República en noviembre de 1975; la
Comisión destaca que la carencia de una organización racional de la información
disponible impide que el país esté en condiciones de enfrentar adecuadamente el
proceso de transferencia de tecnología y dificulta en consecuencia su desarrollo
agrícola e industrial. La falta de información retrasa el proceso de desarrollo
educativo y cultural de Venezuela. Tal carencia impide, por otra parte, a la
mayoría de la población, el ejercicio del derecho a la información que la
Constitución y las leyes consagran en su favor. De donde su participación
insuficiente en la vida económica, política y cultural del país. Y "si la
democracia como sistema político se fija entre sus tareas fundamentales la de
integrar al individuo a la sociedad, y hacerlo participar activamente en los
diversos procesos que configuran nuestra vida nacional a través de una igualdad
de oportunidades, tendríamos que convenir en que esta marginación venezolana de
la información constituye una falla esencial del sistema".
En Ecuador se crea se creo de igual manera un Sistema Nacional de Información (SIN), el cual busca satisfacer las necesidades de información de los distintos niveles de gobierno y transparentar la gestión pública y los avances en la constitución de la sociedad del buen vivir.
Posee los siguientes componentes para la generación de información:
1. Sistema Nacional de información Territorial
2. Sistema Nacional de Información Estadística
3. Sistema Nacional de Información Sectorial
Estas son sus características:
1. Captura de información
2. Almacenamiento de Información
3. Búsqueda de Candidatos
4. Requisitos de personal
5. Flujo de Información
6. Ambiente Multi-Usuario y seguridad de Acceso.
7.2.- Los archivos administrativos e intermedios como componentes de un sistema de información.
En lo que se refiere a los archivos administrativos son considerados como el eje
fundamental de un sistema archivístico, debido a que mantiene la relación con
las oficinas productoras de la documentación con el archivo intermedio y sirve
de nexo entre las oficinas y el archivo intermedio, son los archivos que se
encuentran activos.
El archivo intermedio, es el archivo donde se transferirán los documentos de los
archivos administrativos cuando su consulta se realice de forma esporádicas por
los organismos productores (personal -usuario), encargándose de resguardar los
documentos en un tiempo estipulado. En esta fase es donde permanecen los
documentos hasta la prescripción total de los valores administrativos de éstos y
se desarrollara la principal función de estos archivos que es la valoración. Las
funciones de este archivo son seleccionar, recoger, conservar y disponer para la
información y la investigación científica en los fondos documentales de la
Administración Pública que carezcan de vigencia administrativa.
Estos Archivos representan gran importancia, como componentes de un sistema de
información, motivado a que son los encargados de reunir y conservar todos los
documentos, y gracias a sus funciones hacen posible el equilibrio documental, es
decir, debido a que no todo los documentos se pueden conservan, por eso
seleccionan y valoran la documentación que se preservara, ya que ambos controlan
y organizan el flujo de información dentro de una organización, conectados por
el flujo informacional, es decir, las constantes entradas y salidas de
documentos, que se ven sometidos bajo los criterios y funciones archivísticos:
Control de la masa documental, ordenación, clasificación y expurgo de la
documentación, para optimizar la gestión documental y archivística.
Es por ello, que debemos aprovechar las Tecnologías de la Información y
Comunicación (TIC) que están en un constante crecimiento y evolución, para
agilizar y facilitar el acceso a la información, por lo que los archivos
aprovechan las tecnologías que están en constante crecimiento como apoyo en el
desarrollo de sus funciones, de manera tal que como componente de un sistema de
información facilitan el acceso a la información contenida en los archivos como
soportes ópticos que permiten un almacenamiento antes impensable, aplicaciones
para la gestión, digitalización de imágenes...), utilizando también la
tecnología de red. Tomando en consideración el archivo como un sistema que forma
parte, a su vez, del sistema de información de la administración (entendiendo a
la administración como un macro-sistema), por lo que la "Teoría General de
Sistemas" es un sistema "complejo de componentes interactivos característicos de
unidades organizadas como interacción, suma, mecanización, centralización,
competencia, finalidad, etc. y su aplicación a fenómenos concretos", y los
archivos como componentes de este sistema conlleva procedimientos debidamente
integrados que procesan una información de entrada y, mediante su transformación
técnica, difunden una nueva información de salida lista para remediar una
determinada necesidad informativa encaminada a obtener nuevo conocimiento o a
tomar una decisión oportuna para la organización.
8.- La gestión documental y la toma de decisiones en las organizaciones
La gestión documental y la toma de decisiones en las organizaciones
En la Norma ISO 15489 se define Gestión Documental como el "área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos de archivo, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización". Es decir, que representa las actividades administrativas y técnicas correspondientes al manejo de los documentos durante su ciclo vital, con el fin de facilitar su acceso y conservación.
En la Norma ISO 15489 se define Gestión Documental como el "área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos de archivo, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización". Es decir, que representa las actividades administrativas y técnicas correspondientes al manejo de los documentos durante su ciclo vital, con el fin de facilitar su acceso y conservación.
Partiendo de esta definición se puede decir que un buen sistema de administración documental aporta los siguientes beneficios a la organización:
· Garantiza la fiabilidad e integridad de la información, además de un acceso seguro a esta.
· Cumple una función clave alineada con la estrategia y los objetivos de la organización, dándole soporte a los procesos.
· Respalda en la formulación y creación de políticas dentro de la institución.
· Ayuda en la asignación de responsabilidades y competencias, facilitando la ejecución eficaz de las actividades en el seno de la organización.
· Agiliza la prestación de los servicios que presta la organización asociados con la gestión o uso de los documentos.
· Facilita la gestión administrativas de forma eficaz, coherente, continua, productiva y responsable.
· Garantiza la continuidad en caso de catástrofe.
· Permite cumplir con los requisitos legislativos y normativos, incluidas las actividades archivísticas, de auditoría y de supervisión.
· Proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluyendo la gestión de riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencias de las actividades realizadas por la organización.
· Apoya y documenta las actividades de investigación y desarrollo presentes y futuras, las realizaciones y los resultados, así como la investigación histórica.
· Establece una identidad personal y cultural de la organización, y mantiene la memoria corporativa, personal y colectiva.
· Protege y preserva los documentos como evidencia de sus actos.
· Y finalmente sirve de apoyo en la toma de decisiones, al tiempo que garantiza la supervivencia de la institución.
8.1.- El profesional de la información frente a estos retos
Como lo mencionamos con anterioridad, hoy en día nos enfrentamos a un mundo globalizado con exigencias enormes de información, con usuarios ávidos de conocimientos y requerimientos, con nuevas tecnologías, nuevas formas de comunicación y maneras de acceder a la información, todo esto aunado al crecimiento socioeconómico de nuestro país, donde existe un mercado laboral competitivo por la existencia de profesionales capaces, que deben adaptarse a estos cambios novedosos, y a su vez renovar sus conocimientos para así, lograr un perfil idóneo y consecuente con estas transformaciones.
El profesional de la información no escapa a estas exigencias, pues debe estar a tono con los nuevos conocimientos en su área y reflejarlos a la hora de desempeñar su labor. Allí deberá administrar la información, estando presente en todas las actividades relacionadas con el tratamiento archivístico desde la creación del documento, hasta su disposición final, siendo garante de su conservación y difusión, y salvaguardo el patrimonio documental del ente a quien preste sus servicios profesionales. A su vez este profesional, debe poseer conocimientos amplios en materia gerencial pues deberá gestionar recursos humanos, materiales, financieros e informativos, todo vinculado con la mejora de los procesos y un servicio óptimo y de calidad.
A continuación citamos las características de que debe poseer un profesional de la información:
· Debe adecuarse a las condiciones históricas actuales
· Conocer las necesidades efectivas y concretas de cada usuario.
· Tener una mente ágil y viva, capaz de transformar y captar los conocimientos más novedosos.
· Actitud positiva frente al cambio.
· Buscar su especialización mediante la educación sostenida.
· Aprender a innovar para adecuar con ingenio sus conocimientos a las nuevas situaciones.
· Lograr adaptarse para asimilar las situaciones variables del cambio y ser protagonista de él.
· Asimilar nuevos conocimientos con el carácter selectivo que se requiere y captar y retener lo necesario para el cambio que debe conducir.
Desde el punto de vista ético el profesional de la información debe ser crítico y reflexivo, preocupado por una investigación constante, debe defender los intereses que le son confiados, servir a la comunidad, trabajar para que la información sea fuente de conocimiento. Participar en proyectos, estudios y propuestas de manera efectiva.
CONCLUSIÓN
Se puede decir que, la Gestión Documental es el Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos y/o registros producidos y recibidos por una Organización, desde su origen hasta su disposición final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Esta es de vital importancia para las organizaciones; pues, por medio de ella se alcanzan las metas y objetivos, además, representa una herramienta en la toma de decisiones ya que brinda información precisa, verás y oportuna, agilizando los procesos administrativos y permitiendo a su vez que se produzcan más y mejores servicios.
La gestión documental ayuda en el manejo de un gran volumen de documentación, garantizando el acceso a la información más actual, manteniendo la información de manera coherente, por ello en esta investigación hemos resaltado sus objetivos programas y demás elementos que la integran resaltando su gran valía para el desarrollo de las corporaciones y para el profesional de la información. De igual manera estudiamos los Subsistemas de gestión documental que desde el punto de vista técnico son un tipo de sistemas de información con unas características particulares, entre las que destacan las funciones de representación y de comparación, decimos que un buen sistema de gestión documental debe garantizar el cumplimiento de normas que una organización tiene que cumplir y la optimización de las funciones intrínsecas de la organización.
La gestión documental, por si sola, no garantiza el logro de los objetivos de la organización; debe estar integrada con recursos humanos, materiales y financieros, que garantizaran junto claro con una buena dirección la ejecución de lo que se tiene trazado en los objetivos.
Por último hacemos mención del profesional de la información, el cual debe interactuar con los entes productores de los documentos para así poder asegurar la integración de los documentos al sistema de gestión documental, todo esto con la adecuada promulgación y posterior establecimiento de políticas, normas y procedimientos; la debida designación de responsabilidades y autoridades; etc. Por otra parte, debe hacerse valorar pues, por la complejidad y especialización de los sistemas, hay gran competitividad en su ámbito de acción, por ello el profesional de la información debe estar a tono con los nuevos conocimientos en su área y reflejarlos a la hora de desempeñar su labor.
FUENTES CONSULTADAS
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- Fernández Gil, Paloma (1999) Manual de Organización de Archivos de Gestión en las Oficinas Municipales. Granada: CEMCI [En línea] Disponible en: http://www.cemci.org/archivos.pdf [Consultado el 28/04/2011 a las 1:44 pm.]
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- Gestión documental [En línea] Disponible en: http://aspy.es/index.php?cod=1 [Consultado el 06/05/2005 a las 9:30 pm]
- Gestión documental [En línea] Disponible en: http://www.firma-e.com/productos/docs/Firma-e_Catalogo_Gestion_Documental.pdf [Consultado el 07/05/2011 a las 6:00 pm]
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Información, vol. 5
- Heredia Herrera, A. (2007) ¿Qué es un Archivo?. Ediciones Trea S.L
- Ibai Sistemas. (2003). [En Línea]. Disponible en: http://www.ibaiintranets.com/articulos/10_ventajas_de_implantar_un_sistema_de_gestion_documental.php. [Consultado el 27/04/2011 a las 04:30 pm.]
- La gestión del conocimiento [En línea] Disponible en: www.gestion-conocimiento.com/ [Consultado el 01/05/2011 a las 3:55 pm.]
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- Programa de gestión documental [En línea] Disponible en: http://www.buenastareas.com/ensayos/Programa-De-Gestion-Documental/236164.html [Consultado el 06/05/2005 a las 9:30 pm]
Programa de Gestión Documental [En línea] Disponible en: http://www.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental [Consultado el 30/04/2011 a las 02:00 pm.]
- Proyecto UNE-ISO [En línea] Disponible en: 15489-1 http://www.uab.cat/Document/353/854/Norma_Espanola_UNE_ISO_15489.pdf [Consultado el 29/04/2011 a las 12:00 pm]
¿Qué es un sistema de información? [En línea] Disponible en: http://www.edicionsupc.es/ftppublic/pdfmostra/OE04301M.pdf [Consultado el 07/05/2005 a las 3:00 pm]
Recursos materiales [En línea] Disponible en: http://www.zonaeconomica.com/recursos/materiales [Consultado el 07/05/2005 a las 12:30 pm]
- Siete tipos principales de sistemas [En línea] Disponible en: http://biblioteca.itson.mx/oa/dip_ago/introduccion_sistemas/p12.htm [Consultado el 01/05/2011 a las 2:15 pm.]
Sistema de Evaluación del Desempeño para el Subsistema de Recursos Humanos [En línea] Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos84/evaluacion-actividad-recursos-humanos/evaluacion-actividad-recursos-humanos.shtml [Consultado el 07/05/2005 a las 11:00 am]
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- Software de la gestión documental [En línea] Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_gesti%C3%B3n_documental [Consultado el 07/05/2011]
Toñi Herrero - Spiga Gestión documental como paso previo a la ventanilla única [En línea] Disponible en: www.idg.es/...gestion-documental [Consultado el 07/05/2005 a las 9: am]
