Foro y Monografía de la Unidad I

FORO Nº  1 (Unidad I.- Documentos de Archivo y Administrativos)

FLORES, JUAN CARLOS

Documento:

Es todo aquello que contiene información, independientemente de su
soporte físico y que abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano.
Documento es todo aquel objeto utilizado por los seres humanos para fijar una
información y que actúa como la memoria de actos, acciones, pensamientos,
creaciones e imágenes. El término documento es patrimonio de muchas ciencias.
Cada una de ellas acentúa un matiz o una característica de su concepto. Por
ello, trataremos de ubicar la definición de documento de archivo en un concepto
que nos sirva para entender mejor su significado. Etimológicamente, la palabra
documento está relacionada con el verbo docere, en latín y viene a significar
pequeña enseñanza. La siguiente gráfica muestra la extensión decreciente del
concepto de documento en algunas ciencias. Desde el punto de vista
administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en
cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar
algo. Válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada
Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos
Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan
atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de documentos
públicos o privados. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la
misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean
auténticas. El documento oficial reúne, en general, las mismas características
que los demás documentos aunque con algunas salvedades:

•En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con
la Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí.

•La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos ya
preestablecidos o normalizados.

•Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento.

Documento de Archivo:

Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado
en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o
privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal. Por lo
que se refiere además al registro de información recibida

 Fuentes Consultadas:

Diccionario de Terminología Archivística (1993) Comisión de Terminología de la
Dirección de Archivos Estatales. Madrid: Ministerio de Cultura

http://bluwiki.com/go/Documento_de_Archivo

http://revistas.um.es/analesdoc/article/view/2631/2611

http://www.slideshare.net/yuki1292/archivistica-1565227

http://html.rincondelvago.com/archivistica-y-ciencias-de-la-documentacion.html

FRANCESCHI, JEAN PIERRE

Definición de documento administrativo

Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los
distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.
Tiene como función servir de constancia de los actos administrativos y comunicar
de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna - entre
las unidades que componen la organización administrativa - como externa - de la
Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.

Fuente Consultada:

Manual de documentos administrativos (En línea) Disponible en:
http://distritos.telepolis.com/funcionarios/lib/Colaboraciones/Temas/Administrat\
ivo/Documentos_administrativos.htm

FREIRE, JONATHAN

Los documentos administrativos cumplen dos funciones primordiales:

I. Función de constancia: El documento asegura la pervivencia de las actuaciones
administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la
conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus
efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a
acceder a los mismos. Es decir el documento administrativo resguarda la
información para poder demostrar o respaldar por medio de su contenido un suceso
de carácter administrativo en este caso.

II. Función de comunicación: Los documentos administrativos sirven como medio
de comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es:

• Interna: entre las unidades que componen la organización administrativa

• Externa: de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones

Es decir, en este caso permite la comunicación entre las partes interesadas en la
información contenida en dicho documento.

FRONTADO, DIEGO

Definición de documento de archivo: Un documento de archivo es el testimonio
material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por
personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas
características de tipo material y formal.

Fuente consultada:

DICCIONARIO de Terminología Archivística/ Comisión de
Terminología de la Dirección de Archivos Estatales. Madrid: Ministerio de
Cultura, 1993.

GAMEZ, MARIA

Funciones de los Documentos Administrativos

Al conocer que los documentos administrativos se definen como el soporte
material donde se plasman los actos administrativos. Estos Cumplen por tanto dos
funciones; por un lado es un instrumento de constatación que permite comprobar
el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un instrumento de
comunicación, ya que los documentos administrativos permiten la traslación del
contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración (notas
interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y
privadas o personas jurídicas naturales.

GARCÍA, YEFERSON

Edades de los Documentos

1ª Edad: fase activa o de formación: hasta cinco años. Es la primera edad del
documento, que corresponde al momento de creación, recepción y utilización en el
trámite inicial, que se alarga unos cinco años. Gestionada por la oficina
productora. La documentación forma parte de los archivos de gestión. Se llevan a
cabo dos procesos que inciden plenamente y de manera decisiva en la función
archivística. En primer lugar, la entrada de los documentos en las oficinas del
Registro General, circunstancia que marca la formalización de una primera
instancia de comunicación entre la Administración y el usuario. En segundo
lugar, el inicio de un trámite que se acabará materializándose en forma de
expediente, que puede ser reglado y no reglado.
La descripción del expediente se convierte en una de las principales y más
importantes operación archivísticas, ya que deberá garantizar la identificación
y la recuperación de la información contenida en el citado expediente.

2ª Edad: fase semiactiva o intermedia: hasta veinticinco o treinta años. En la
que el documento ha alcanzado el objetivo para el que había sido creado, pero
puede ser objeto de alguna consulta ocasional pues mantiene un valor
administrativo o jurídico. Esta noción de edad intermedia coincide, pues, con el
momento en que el documento tiene un valor primario y secundario al mismo
tiempo, y cuando se puede decidir trasladarlo a unos depósitos o locales menos
caros de mantenimiento que las oficinas o los depósitos de los archivos
propiamente dichos. En principio, y según el volumen, su consulta más o menos
periódica, los documentos pueden ser conservados en un archivo central próximo o
bien en un depósito de prearchivo alejado del centro de la ciudad. En esta fase,
también llamada de prearchivo, se llevan a cabo dos operaciones clave de la
gestión de archivos moderna: las transferencias y la evaluación documental. En
EE UU la aplicación de los principios de prearchivo dio lugar al nacimiento de
los Federal Records Centers.

Así según G. Duboscq y A. W. Mabbs, la práctica del prearchivo, a menudo en
depósitos específicos permite:

• Limpiar las oficinas de documentos innecesarios.

• Tratar de no colapsar los depósitos de los archivos generales o históricos de
documentos aún no consultables, muchos de los cuales pueden ser destruidos a
corto o medio plazo.

• Asegurarse de que, durante el periodo que transcurre entre la salida de los
documentos y la entrada a los archivos históricos, se llevará a cabo la
selección de documentos.

• Garantizar la consultabilidad por parte de las oficinas productoras.

• Llevar a cabo un ahorro económico al reducir los costes de conservación,
mantenimiento y construcción de nuevos depósitos.

3ª edad: fase inactiva: orientativamente a partir de los veinticinco o treinta
años. Asís se denomina la tercera edad que consolida la reducción de la utilidad
administrativa y jurídica de un documento, y la posibilidad de una conservación
permanente del mismo en caso de que reúna un valor de testimonio informativo evidente.

GARCÍA, JOHANNA

Características de los Documentos de Archivo:

Partiendo de su concepto, su principal características es que son el testimonio de las actividades de un ente natural o jurídico en el ejercicio de sus funciones, por lo tanto están envestidos de una serie de valores primarios y secundarios. Los valores primarios entre ellos: administrativo, contable, legal, etc. y de los secundarios: histórico, cultural, informativo y científico. En cuanto a su génesis, son el resultado de las actividades antes mencionadas. Estos documentos son únicos e irrepetibles, tienen carácter serado, su contenido es garantizado y además poseen un valor legal implícito, son objetivos al reproducir los hechos según ocurrieron, y finalmente poseen interrelación entre ellos, no son piezas aisladas sino que se unen formando legajos.

Fuentes consultadas:

 Prof. Martha Rondón - Guía de la cátedra de Archivos de Gestión y Producción Documental: Los Documentos.  Los Documentos (en Línea) Disponible en:  http://www.slideshare.net/aracelosa/archivo-y-clases-de-documentos

GORRÍN, IMARU

Características documentos administrativos

Ciertamente los Documentos administrativos son reflejo de actividades y procesos
administrativos; no obstante existen ciertas características que distinguen a
este documento de otros.

• La procedencia pública de la actividad del sujeto productor condiciona y
delimita su origen, considerándose éste un elemento significativo y
diferenciador del documento administrativo.

• Es un documento que incorpora derechos y obligaciones tanto de la
Administración como del administrado, siendo testimonio en cualquier momento, de
la gestión de los órganos de la Administración.

• Producen efectos, es decir, Los documentos administrativos siempre producen
efectos jurídicos creando, modificando o extinguiendo situaciones jurídicas.

• La génesis de estos documentos resalta su unicidad y originalidad, ya que así
Cada uno individualmente constata un acto jurídico único como consecuencia de
una actividad o trámite de un procedimiento administrativo, de ahí la
denominación de documentos originales.

• Poseen un carácter seriado, ya que Del seguimiento del procedimiento
administrativo legal se forman expedientes administrativos definidos como el
conjunto de documentos que genera o recibe la Administración para la consecución
de una resolución.

• Se caracteriza porque utiliza un esquema invariable, establecido de antemano
para cada modalidad.

• Utiliza un lenguaje netamente administrativo muy conservador, lleno de
tecnicismos y fijado de antemano a través de fórmulas y frases hechas ausentes
en muchos casos en la lengua estándar.

• Y además, es un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de
requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan a
actividad administrativa.

Fuentes Consultadas:

Scribd (2011). Los Documentos Administrativos [Documento en línea]

http://es.scribd.com/doc/12043183/definicion-de-Documentos-Administrativos

[consultada: 2011, marzo 10]

CENATI (2008). Los Documentos Administrativos.[Documento en
Línea]http://es.scribd.com/doc/19092959/Los-Documentos-Administrativos
[consultada: 2011, marzo 10]

GUEDEZ, ADRIANA

Ciclo vital de los documentos.

Segun Schellenberg los documentos pueden tener dos valores: un valor primario,
cuando son útiles para la administración, y un valor secundario, que es el que
pueden tener para la investigación histórica.

El ciclo vital del documento pasa por distintas fases o etapas desde su
creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente. Comparado
con el ser humano, al igual que su ciclo vital, el documento presenta tres
edades: una corriente o de formación, otra intermedia o de juventud y una
tercera o permanente. Estas tres edades son aplicables a los documentos pues una
vez han sido producidos su vida pasa por una serie de etapas que coinciden
respectivamente con los denominados documentos corrientes, semi-corrientes y no
corrientes.

HERNÁNDEZ, TIBISAY

Clasificación de los documentos de Archivo: por el tipo documental, por la
tradición documental.

Tipología Documentales

Es la forma básica de la información de las unidades documentales compuestas
(expedientes) y simples (documento singlar o suelto) (Heredia, 2006)
es un modelo que permite reconocer otros documentos de iguales características o
formalidades, afectando los aspectos formales y contenido de un documento.
El nombre del tipo documental a veces no suele venir expreso en el propio
documento este nombre no puede ser subjetivo ni arbitrario.
El informar las actividades realizadas da lugar informes.
El solicitar un pago o adquirir u bien da a lugar a los cheques y las órdenes de
pago. La Tipología documental pueden ser: oficios, memorándum, solicitud,
dictamen, actas, certificados, diligencias, cartas, misivas, apelación o
Resolución.

Tradición documental. Se refiere al carácter o atributo de un documento de
archivo que se original en el objetivo que persiguen cada uno de sus ejemplares
y permite clasificar tales ejemplares como original, copia, borrador o minuta

Monografía de la Unidad I.- Documentos de Archivo y Administrativos


Universidad Central Venezuela
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Archivos Administrativos e intermedios

Unidad I.-

Documentos de Archivo y Administrativos

Integrantes: Grupo 3

Franceschi, Jean
Frontado, Diego

 Gamez, María C.
García, Jeferson

García, Johanna

Gorrin, Imaru A.

Guedez, Adriana
Hernández, Tibisay

TABLA DE CONTENIDO

Introducción

1)  Documento: Definición de documento: Desde su concepto más general,   desde la Archivística, desde el marco legal venezolano

2)  Definición de documento de archivo. Caracteres externos e internos, relación con la entidad productora.

3)  Características de los documentos de archivo.

4)  Funciones del documento.

5)  Importancia del documento.

6)  Clasificación de los documentos de archivo.

7)  Documentos Administrativos: Definición de documento administrativo.

8)  Características del documento administrativo.

9)  Tipos de documentos administrativos.
10) Funciones de los documentos administrativos.
11) Ciclo vital de los documentos.
12) Edades de los documentos

Conclusión

Fuentes consultadas

INTRODUCCIÓN

En el siguiente trabajo encontraremos los aspectos teóricos para la
consolidación de sistema de archivos que garanticen la preservación del
patrimonio documental, almacenamiento, organización, accenso y difusión de los
documentos diferentes oficinas de una organización públicas o privadas, en
virtud de considerar los archivos como unidades de información donde se
conserva la totalidad de la memoria documental de la organización a la que
sirven como testimonio de las diferentes actividades realizadas.

Técnicamente, todo sistema de archivo debe de estar consolidado en mutua
concordancia con el ciclo vital de los documentos.

1) Documento: Definición de documento: Desde su concepto más general, desde
la Archivística, desde el marco legal venezolano.

Definición de Documento: García Ruipérez, (2008), cita al autor T.Schellenbrg
que define al documento como "… todo testimonio de la actividad del hombre
fijado en un soporte perdurable que contiene información.
En el Reglamento Orgánico de los Archivos del Ministerio de la Secretaría de la
Presidencia, publicado en Gaceta Oficial Nº 5.301 Extraordinario de fecha
29/01/1999, en el artículo 2º, establece la definición de documento como"… Toda
información registrada, cualquiera sea su forma, ya sea gráfica (manuscrita o
impresa), iconográfica (retratos, dibujos, grabados, estampas, fotografías)
plástica (sello, moneda, medallas) o fónica (discos, cintas), en cualquier tipo
de soporte material, incluidos los soportes informáticos."

2) Definición de documento de archivo. Caracteres externos e internos, relación
con la entidad productora.

Definición de documento de archivo: Un documento de archivo es el testimonio
material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por
personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas
características de tipo material y formal.
Caracteres Externos de los Documentos. Arévalo Jordán (2003), "…Consiste en las
distintas propiedades que conforman la apariencia y estructura física del
documento como su color, tamaño, grosor, etc., son aquellos que a simple vista
nos dan un indicio de que trata el documento …) agilizan la identificación
visualmente relacionada a la función que se realiza y nos da pautas aproximada
de su contenido."
Caracteres Internos de los Documentos. Gumaro Damián 82008), "… Son aquellos que
conforman el contenido informativo del documento y que da noticias de su
producción y procedencia: la unidad productora, los orígenes funcionales, la
fecha y lugar de producción, y el contenido sustantivo. Es en ellos donde se
sustenta la naturaleza archivística del documento"
Entidad Productora: Persona física o jurídica que origina, firma o formaliza los
documentos, o que en su casi lo respalda con su sello y membrete:
Documentos públicos: Producidos por organismo públicos en el ejercicio de sus
funciones.
Documentos Privados: Producidos por personas físicas o Jurídicas privadas.

3) Características de los documentos de archivo
Testimonial:

Principal característica, por aportar pruebas jurídicas y administrativas.

• Fe pública: Seguridad de la autenticidad otorgada por funcionario público lo que garantiza que no existe falsificación,
• Garantía de derechos de los ciudadanos (estado de Derechos): Actuación del Estado, garantía de la eficiencia y honorabilidad de la vida pública.
• Como Base Imprescindible de la Democracia: Se convierte en el más limpio espejo de la vida pública, en el testimonio más fidedigno de la vida política, social, económica y administrativa,) Funciones del documento.
• Objetividad: Reproduce los hechos tan cual, sin añadir elementos de crítica, subjetivos y de valoración
• Autenticidad: Característica fundamentales del documento de archivo, considerado como documento testimonial fehaciente, probatorio y de carácter jurídico y administrativo, Carácter seriado. Documentos de archivo con la necesidad de estar unido a otros de su especie por vínculo originario donde se va produciendo uno a uno, y con el paso del tiempo adquieren este carácter.
• Origen funcional: Razón por la cual se produce los documentos.

4) Función del documento

El documento asegura la pervivencia de las actuaciones al constituirse en su
soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad
de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así
como el derecho de los ciudadanos acceder al mismo.

5) Importancia del documento.

Su importancia radica en que es un testimonio
material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por
personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de un acuerdo con unas
características de tipo material y formal.

6) Clasificación de los documentos de archivo.

Por el tipo documental. Es la forma básica de la información de las unidades
documentales compuestas (expedientes) y simples (documento singlar o suelto)
(Heredia, 2006) es un modelo que permite reconocer otros documentos de iguales
características o formalidades, afectando los aspectos formales y contenido de
un documento.

El nombre del tipo documental a veces no suele venir expreso en e propio
documento este nombre no puede ser subjetivo ni arbitrario.
El informar las actividades realizadas da lugar informes.
El solicitar un pago o adquirir u bien da a lugar a los cheques y las órdenes de
Pago. La Tipología documental pueden ser: oficios, memorándum, solicitud,
dictamen, actas, certificados, diligencias, cartas, misivas, apelación o
Resolución.

Por la tradición documental. Sánchez Gómez (2008) Se refiere al carácter o
atributo de un documento de archivo que se original en el objetivo que persiguen
cada uno de sus ejemplares y permite clasificar tales ejemplares como original,
copia, borrador o minuta.

7) Documentos Administrativos:

Definición de documento administrativo.

Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los
distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.
Tiene como función servir de constancia de los actos administrativos y comunicar
de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna entre las
unidades que componen la organización administrativa como externa de la
Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones
Ciertamente los Documentos administrativos son reflejo de actividades y procesos
administrativos; no obstante existen ciertas características que distinguen a
este documento de otros.

• La procedencia pública de la actividad del sujeto
productor condiciona y delimita su origen, considerándose éste un elemento
significativo y diferenciador del documento administrativo.
Es un documento que incorpora derechos y obligaciones tanto de la
Administración como del administrado, siendo testimonio en cualquier momento, de
la gestión de los órganos de la Administración.
Producen efectos, es decir, Los documentos administrativos siempre producen
efectos jurídicos creando, modificando o extinguiendo situaciones jurídicas. La
génesis de estos documentos resalta su unicidad y originalidad, ya que así cada
uno individualmente constata un acto jurídico único como consecuencia de una
actividad o trámite de un procedimiento administrativo, de ahí la denominación
de documentos originales.

Poseen un carácter seriado, ya que Del seguimiento del procedimiento
administrativo legal se forman expedientes administrativos definidos como el
conjunto de documentos que genera o recibe la Administración para la consecución
de una resolución.

Se caracteriza porque utiliza un esquema invariable, establecido de antemano
para cada modalidad.

Utiliza un lenguaje netamente administrativo muy conservador, lleno de
tecnicismos y fijado de antemano a través de fórmulas y frases hechas ausentes
en muchos casos en la lengua estándar. Y además, es un documento es válido
cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos,
exigidos por las normas que regulan actividad administrativa.

8) Características del documento administrativo.

• El carácter seriado: Carácter seriado. Documentos de archivo con la necesidad deestar unido a otros de su especie por vínculo originario donde se va produciendo uno a uno, y con el paso del tiempo adquieren este carácter.

• La génesis: el documento de archivo se produce dentro de un proceso natural de la actividad de una institución o persona(s), surgiendo como el productor y reflejo de las tareas del productor no siendo ajeno a él,

• La exclusividad: La información que contiene un documento de archivo rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad, por lo tanto no se ofrece ejemplares seriados en venta,

• La interrelación: Principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tiene sentido o tienen muy poco, su razón de ser viene dada por su permanencia a un conjunto de documentos que por sus similares temas y relaciones establecidas entre sí sean agrupados en una unidad archivística denominada expedientes.

9) Tipos de documentos administrativos.

Documentos de iniciación: Es el documento por el que se inicia un procedimiento
administrativo de oficio.

Documentos de instrucción Es el documento a través del cual el órgano competente
en la tramitación de un procedimiento notifica a las personas interesadas en el
mismo que se abre un período probatorio, en el que se practicarán pruebas para
acreditar los hechos que se valoran en el procedimiento.
Documentos de terminación Son aquellos documentos que constatan la terminación
de un procedimiento administrativo por cualquiera de las causas que reconoce el
ordenamiento jurídico.

10) Funciones de los Documentos Administrativos

Al conocer que los documentos administrativos se definen como el soporte
material donde se plasman los actos administrativos. Estos Cumplen por tanto dos
funciones; por un lado es un instrumento de constatación que permite comprobar
el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un instrumento de
comunicación, ya que los documentos administrativos permiten la traslación del
contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración (notas
interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y
privadas o personas jurídicas naturales.

11) Ciclo vital de los documentos. El valor.

Valor de los documentos

El Valor Documental representa al conjunto de valores administrativos, legales,
probatorios y/o informativos que justifican la conservación permanente de los
documentos.
Estos Valores están divididos en Valores Primarios y Valores Secundarios. Entre
los Valores Primarios encontramos:

1. Valor. Administrativo: es aquel que poseen los documentos para la
Administración
Que los ha producido, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
2. Valor. Legal: es aquel que tienen los documentos para servir como testimonio
ante la Ley.
3. Valor. Fiscal: es aquel que tienen los documentos que pueden servir de
testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias.
4. Valor. Jurídico: de este se derivan derechos y obligaciones legales reguladas
por el derecho común.
5. Valor. Contable: es aquel que tienen los documentos que pueden servir de
explicación o justificación de operaciones destinadas al control presupuestario.
Mientras que en los Valores Secundarios tenemos:
1. Valor. Informativo: son aquellos que nos sirven de referencia para la
elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la Administración.
2. Valor. Histórico: es aquel que posee unos documentos como fuente primaria
para la Historia.
De igual manera y leyendo la fuente consultada se puede observar que otros
Autores identifican dos valores secundarios más como lo son:
3. Valor. Científico: el documento es soporte para la innovación y desarrollo de
investigaciones y estudios científicos de una entidad, institución, región o
país.
4. Valor Cultural: el documento es soporte de la investigación que reflejan los
acontecimientos de cada proceso humano y sus épocas, sirve para garantizar el
patrimonio y afianzar la identificación de los pueblos.

12) Edades de los documentos

1ª Edad: fase activa o de formación: hasta cinco años. Es la primera edad del
documento, que corresponde al momento de creación, recepción y utilización en el
trámite inicial, que se alarga unos cinco años. Gestionada por la oficina
productora. La documentación forma parte de los archivos de gestión. Se llevan a
cabo dos procesos que inciden plenamente y de manera decisiva en la función
archivística. En primer lugar, la entrada de los documentos en las oficinas del
Registro General, circunstancia que marca la formalización de una primera
instancia de comunicación entre la Administración y el usuario. En segundo
lugar, el inicio de un trámite que se acabará materializándose en forma de
expediente, que puede ser reglado y no reglado.
La descripción del expediente se convierte en una de las principales y más
importantes operación archivísticas, ya que deberá garantizar la identificación
y la recuperación de la información contenida en el citado expediente.
2ª Edad: fase semiactiva o intermedia: hasta veinticinco o treinta años. En la
que el documento ha alcanzado el objetivo para el que había sido creado, pero
puede ser objeto de alguna consulta ocasional pues mantiene un valor
administrativo o jurídico. Esta noción de edad intermedia coincide, pues, con el
momento en que el documento tiene un valor primario y secundario al mismo
tiempo, y cuando se puede decidir trasladarlo a unos depósitos o locales menos
caros de mantenimiento que las oficinas o los depósitos de los archivos
propiamente dichos. En principio, y según el volumen, su consulta más o menos
periódica, los documentos pueden ser conservados en un archivo central próximo o
bien en un depósito de prearchivo alejado del centro de la ciudad. En esta fase,
también llamada de prearchivo, se llevan a cabo dos operaciones clave de la
gestión de archivos moderna: las transferencias y la evaluación documental. En
EE UU la aplicación de los principios de prearchivo dio lugar al nacimiento de
los Federal Records Centers. Así según G. Duboscq y A. W. Mabbs, la práctica del
prearchivo, a menudo en depósitos específicos permite: limpiar las oficinas de
documentos innecesarios.
Tratar de no colapsar los depósitos de los archivos generales o históricos de
documentos aún no consultables, muchos de los cuales pueden ser destruidos a
corto o medio plazo.
Asegurarse de que, durante el periodo que transcurre entre la salida de los
documentos y la entrada a los archivos históricos, se llevará a cabo la
selección de documentos.
Garantizar la consultabilidad por parte de las oficinas productoras.
Llevar a cabo un ahorro económico al reducir los costes de conservación,
mantenimiento y construcción de nuevos depósitos.
3ª edad: fase inactiva: orientativamente, a partir de los veinticinco o treinta
años. Asís se denomina la tercera edad que consolida la reducción de la utilidad
administrativa y jurídica de un documento, y la posibilidad de una conservación
permanente del mismo en caso de que reúna un valor de testimonio informativo
evidente.

CONCLUSION

Ante el problema ocasionado por la producción excesiva de documentos a partir
del segundo tercio de este siglo, las administraciones reclamaron la
intervención de los archivólogos con criterios técnicos que les obligo a
introducirse en el ámbito de la gestión de los documentos.
La necesidad de garantizar transparencia administrativa información desde el
mismo instante en que se produce, por otra parte, para que los ciudadanos puedan
consultar los archivos generales de las administraciones. Como resultado de este
reconocimiento generalizado, las administraciones se han dotado progresivamente
de eficaces mecanismo para organizar sus archivos y documentos en las distintas
fases más específicamente adoptando ciertos criterios para aplicar en los
archivos de gestión, controlados y organizados por las unidades y servicios
administrativos.

Los documentos nacen se desarrollan y mueren; es lo que se conoce como Ciclo
de vida de los documentos. El nacimiento es uno de los momentos más importantes
y marcará su futuro desarrollo.

Fuentes Consultadas:

Martha Rondón - Guía de la cátedra de Archivos de Gestión y Producción
Documental: Los Documentos. Los Documentos (en Línea) Disponible en:
http://www.slideshare.net/aracelosa/archivo-y-clases-de-documentos

DICCIONARIO de Terminología Archivística/ Comisión de Terminología de la
Dirección de Archivos Estatales. Madrid: Ministerio de Cultura, 1993.

Los Documentos Administrativos [Documento en línea]
http://es.scribd.com/doc/12043183/definicion-de-Documentos-Administrativos
[consultada: 2011, marzo 10]

CENATI (2008). Los Documentos Administrativos.[Documento en
[Línea]http://es.scribd.com/doc/19092959/Los-Documentos-Administrativos[consulta\
da: 2011, marzo 10]

Tovar Alvarado, Ana. Metodología para Identificación y Valoración de Series
Documentales. Proyectos @rchicom. Programa de Capacitación Archivística.
Caracas. 2008.

La Torre Merino, José y Martín-Palomino, Mercedes. Metodología para la
Identificación y Valoración de los Fondos Documentales. Ministerio de Educación,
Cultura y Deporte. 2003.